em Eventos

Hoje, vamos passar pelos componentes do planejamento de eventos, breve e superficialmente, pra você saber o que tem que contemplar quando for criar o seu. Entenda essa aula como uma explicação do porquê usar a apostila, show?

Se você já leu a minha apostila de eventos – gente, eu passei muito tempo escrevendo aquilo pra você não ler, não me faça sentir que tô mandando currículo nos portais de vaga. 

Enfim… Se você abriu a apostila, verá que são 70 páginas falando sobre cada parte do planejamento de eventos, ou seja, o constitui cada uma delas e como você pode conduzir. Ela segue bem a cartilha de Administração, pelo menos durante o que eu me lembro da faculdade.

Criando o conceito do seu evento.

A primeira coisa quando se começa a organizar um evento é trabalhar em cima do que ele representa, talvez você não possa ter passado por essa etapa porque o evento foi dado para você como uma tarefa. Quais são seus objetivos, formato e um estudo básico do contexto no qual ele se encaixa: concorrentes, data e, principalmente, público.

Eu gosto de criar conceitos dos eventos pensando em Objetivos Internos e Externos. O interno é aquele meu, ou seja, o único motivo pelo qual seu evento vai dar certo. Por que você tá organizando esse evento?

Já o objetivo externo é “por que o mundo precisa desse evento?”. Pode substituir mundo por público, cliente, meu chefe, etc. A lógica aqui é justificar a existência do seu evento para outras pessoas, agora que você tem a justificativa para você. 

Trabalhando em cima do contexto do seu evento.

A primeira questão aqui é saber quem é seu público. Com certeza, você já sabe quem ele é, mas precisamos elaborar mais. Além da demografia – idade, sexo, classe social, onde ele está -, temos que pensar no seu comportamento.

Quais são suas aspirações, medos, desejos, carreira, valores pessoais, dificuldades. Quando confrontado com uma decisão, quais são as opções que ele escolhe e o que pesa na sua decisão?

Por exemplo, para jantar. O seu público tem como decisão comer em casa, pedir delivery que tenha entrega grátis ou ir numa barraca de cachorro quente na esquina. Para um público mais sofisticado, pode estar no rol de decisão ir para um restaurante. E é improvável que essa pessoa sequer considere ir para um restaurante. Isso vai te ajudar a decidir sobre o próximo ponto. 

Concorrentes: sabendo do rol de decisão do seu público, o que estará acontecendo para ele na mesma data que o seu evento que possa atuar como um substituto? Por exemplo, se seu evento é uma peça de teatro em dezembro, isso concorre com outras peças, estreias de cinema, inauguração de restaurantes ou a abertura da roda-gigante de Natal na praça central da cidade.

Lembre-se: você tem que considerar a data e entre o que o seu público vai escolher. 

Uma pequena historinha:

Isso me lembra uma vez que eu organizei um evento de carreira para jovens universitários. A primeira edição dele foi um sucesso sem tamanho – eu tinha tomado todas as precauções e feito todos os estudos necessários, tanto que deu certo.

Na segunda edição, a expectativa era ainda maior. Mais patrocinadores, mais marketing, mais palestrantes de nome. Só que não vendia. A gente mudou de estratégia e não vendia. Aí que ficamos sabendo, faltando acho que 2 semanas antes do evento, que no mesmo dia ia acontecer o maior churrasco universitário da cidade. Resultado, tivemos presença de 50% do público esperado. Até eu queria ir no churrasco, na verdade. 

É relevante pensarmos também onde meu evento vai acontecer? É ao ar livre? Esse tipo de evento precisa de um cenário mais formal, pode ser num bar, um auditório, um parque? Isso tudo são as considerações iniciais do seu evento.

Planejando a equipe organizadora.

Como segundo ponto, temos o Time. A configuração da sua equipe: quantas pessoas são, quais são seus papéis, como é a relação de hierarquia delas, se tem uma. Para eventos menores, essa parte consiste mais em dividir os papéis e estabelecer objetivos; quando você tem equipes maiores, você organiza subgrupos.

Eu já organizei eventos sozinho para 500 pessoas; eventos para 10.000 pessoas com 5 ou 6 pessoas full time; eventos para 300 pessoas com 40 voluntários. Então, muda muito mesmo. Não existe um modelo de organograma de eventos que serve para todos. Você vai provavelmente desenvolver na base do erro e acerto e, principalmente, acordos que devem ser feitos no início da construção da equipe.

A apostila comenta um pouco mais sobre organograma, recrutamento, comunicação interna, essas coisas.

Estruturando seu orçamento.

O próximo ponto de um planejamento de eventos é o Orçamento: receitas e custos. Essa parte é a que muitos dos meus alunos têm dificuldade em sequer começar ou fazer de qualquer forma, o que faz eles pontuar muito mal no quesito Coesão do Plano no framework TARGET.

A maneira tradicional de pensar em orçamento é colocando as visões pessimista, realista e otimista, na qual você começa num cenário desfavorável de receita do seu evento e vai “subindo” conforme vai melhorando a receita. 

O meu problema com essa abordagem é que ninguém começa o evento pensando no cenário Pessimista. Quando não iniciam pelo Otimista, elas vão pro Realista; e só pensam em frear os gastos quando percebem que não tá entrando tanto dinheiro assim, o que é péssimo, porque agora você já gastou com coisas que você não gastaria se soubesse de início quanto iria arrecadar.

Por isso, eu gosto de pensar numa cadeia e priorização. Vamos falar disso numa aula futura. Aguenta as pontas aí.

Definindo o conteúdo e agenda do seu evento.

Como próximo ponto no nosso planejamento de eventos, temos a Agenda. Nessa atividade, você vai descrever tudo que acontece no evento, em relação a conteúdo, deslocamento de pessoas e materiais. Ela é uma atividade que é gerenciada pela função de Agenda do seu evento, mas também coordenada em conjunto com o papel de Logística.

Se seu evento tem etapas, por exemplo, abertura, palestra 1, workshop, coffee break, palestra magna, encerramento, esse planejamento é muito mais de caráter de absorção de conteúdo. 

Agora, em um evento envolve atividades com deslocamento, você tem que planejar tempo de deslocamento, preparação das salas ou espaços, atrasos.

Se o seu evento é uma grande sessão, como uma feira, o papel do Logística ganha domínio sobre a agenda do evento para coordenar as atividades, reposição de materiais, solução de problemas, como eletricidade, comida ou mesmo falta de água no evento. Vai que, né….

A agenda tem tanto papel de fornecer a experiência incrível para o seu público quanto não acabar com a experiência dele; ao ser mal formatada ou com pouco preparo, seu time vai sofrer com imprevistos. Por isso, logística e agenda estão inclusos no item Gafes dentro do framework TARGET.

Produção e logística – essenciais em todo planejamento de eventos.

Dentro do tópico Produção, vou falar de logística, quanto de cronograma.

O produtor do evento é o organizador do evento em si. Não surpreendente, ele também costuma ser o gestor do projeto.

O papel do produtor é garantir que o evento aconteça nos termos definidos, o que consideramos como o evento em si, o dia. Portanto, todos os tópicos do planejamento são artifícios administrativos para que o evento dê certo, enquanto objeto e produto. E o papel do produtor é entregar esse produto.

A produção do evento varia muito, muito de acordo com o tipo de evento que você está organizando e o formato da sua equipe, por isso, na apostila eu dou alguns temas gerais que você vai querer investigar e também sobre checklists. É super importante a gente trabalhar com checklists o tempo todo.

Desde que eu comecei a trabalhar com essas listas, meu mundo melhorou muito. Essencialmente, você elabora uma lista de tudo que encompassa aquele tópico e vai marcando conforme as tarefas vão sendo feitas, como checkboxes.

Conforme os eventos vão passando, você vai melhorando as suas checklists e isso vai criando uma autogestão, quando sua equipe consegue conduzir o próprio evento e, você, além de dar mais papéis mais claros para eles do que é esperado, consegue gerenciar melhor seu evento.

A checklist te traz clareza, previsibilidade e reprodutibilidade da sua operação. Vamos falar mais disso no futuro.

Estipulando prazos e tarefas: o cronograma.

Outra coisa dentro das responsabilidade do produtor do evento é a gestão do cronograma. Teremos uma aula somente dedicada a isso, não percam. A responsabilidade do produtor é montar o cronograma e seguí-lo, principalmente para que o evento seja entregue na data acordada.

Você deve, se for o produtor ou a produtora do evento, entender minimamente de gestão de projetos, para garantir um fluxo bacana de informações e coordenação entre sua equipe.

O modelo mais tradicional de cronograma é o gráfico de Gantt, mas existem vários outros. Você pode ter a visualização por kanban, macros e diagrama de rede, por exemplo. 

Dando linhas gerais, o produtor será responsável também por trabalhar com o layout do espaço e garantindo que o evento se adeque, do ponto de vista de experiência dos participantes, entrega do serviço proposta, segurança e demandas legais envolvidas, como saída de emergência, fluxo de pessoas e sinalizações.

Promovendo e divulgando o evento com o marketing.

Como penúltimo tópico, temos Marketing. Aqui talvez seja um exercício meio simples, pois seu objetivo é conseguir os participantes para seu evento. Eu gosto, quando estou contratando um profissional de marketing para meu evento, é falar que ele ou ela é responsável por garantir a presença das pessoas, porque isso envolveria também o convencimento a ir.

O papel principal é conseguir entender seu público, onde ele está, como ele consome conteúdo e tentar direcionar conteúdo, propagandas e publicidade para esse público, com a intenção de convencê-lo a pagar e/ou comparecer ao seu evento.

O pós-evento: o que acontece depois.

Como último tópico, mas não menos importante, mas muitas vezes deixado de lado, temos o Pós-evento, ou seja, o que acontece depois do seu evento. Isso varia muito de acordo com seu objetivo, pois podemos ter arranjos completamente diferentes de ações. 

Para um evento cujo objetivo é a venda de um produto ou serviço, você vai querer instigar seu público a comprar. Em um treinamento interno, pode ser garantir que a qualidade do trabalho da equipe melhore. Já num evento de atualização de clientes, você vai querer que eles usem certos recursos do seu produto.

O seu papel no pós-evento é garantir o atingimento dos objetivos do seu evento, se eles tiverem que ser mensurados pós-evento, e também organizar sua vida depois do acontecimento do evento, seja com debriefing, pagamento de fornecedores, relatórios internos e externos, etc.
O importante é não esquecer do evento depois que ele acabou. Na maioria dos casos, você pode ampliar ou refinar o atingimento dos seus objetivos com ações simples – pense, o “pior” já passou, ou o mais pesado já aconteceu, que é o evento. Agora, você tem que garantir que a colheita dos louros dele sejam ainda maiores. Melhor do que isso, só dois disso.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Vimos sobre cada aspecto do planejamento de eventos, desde seu conceito, passando por time, cronograma, produção, marketing, finanças, até o pós-evento. Tudo o que vimos aqui tá na apostila, não deixe de baixá-la.
  • Minha intenção foi recapitular o que compõe um planejamento de eventos. Lembrando que o grosso do evento está na produção, todo o resto são aparatos administrativos para fazer seu evento dar certo e também para não dar errado.

Acompanhe o curso gratuito no YouTube:

Esse artigo é uma transcrição do curso gratuito no YouTube, com algumas modificações para se encaixar no contexto de um artigo para leitura. Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas!

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Sempre olhe pros lados. Até o futuro!

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