em Eventos

Na aula anterior, eu mencionei sobre o framework TARGET e que existem seis áreas que fazem um evento ter sucesso: time, alvo, receitas & custos, gafes, espectadores e tempos & prazos. Esses seis tópicos formam o acrônimo TARGET, que é o assunto de hoje. Veremos quais são as áreas e em que ponto você tem que chegar nela para ter um evento de sucesso – e vamos preencher juntos.

Quando eu tava montando um novo curso de organização de eventos mais avançado, disponível em Inglês porque eu sou polyglotic, eu percebi que existiam vários tópicos que não são abordados pelos cursos tradicionais.

Fui olhar meus próprios treinamentos para minhas equipes e tava tudo lá. Então, o que você vai ver, e o que você encontra no meu curso de Ferramentas Práticas, é um compilado desses treinamentos que eu já passo pras pessoas que trabalham comigo e que funcionam na vida real.

https://youtu.be/t1P2q_ozhfg

Os pontos do framework TARGET.

Na aula anterior, falamos de Time e Alvo. Vamos falar sobre as outras brevemente agora.

Recapitulando Time. Aqui não é sobre ter um time completo para você organizar seu evento, mas mais importante é que cada pessoa, nem que seja uma ou duas, saiba exatamente as funções que exerce. Lembrando: uma pessoa pode ter um ou mais papéis (daqueles seis que mencionei na aula anterior).

Então, para você ranquear bem nessa posição, você precisa ter um time que saiba suas funções e quais seus objetivos. Você precisa definir o objetivo de cada pessoa no seu time, assim ele sabe se estará desempenhando bem sua função ou não.

O segundo ponto é o Alvo. TARGET, nome do framework, é uma palavra em inglês que significa Alvo, não coincidentemente. O único fator que fará seu evento ter sucesso é… lembre-se: você cumprir seu objetivo. Nada mais. Por isso, é muito importante você ter bem cravado qual é o objetivo do seu evento.

Em seguida, temos a Receita & Custo do seu evento, ou seja, montar o orçamento – a organização das suas receitas e gastos planejados. Se seu evento é bancado inteiramente pela empresa na qual você trabalha, você precisa fazer suas contratações – e o orçamento vem para formatar melhor as suas prioridades. Você não ter um orçamento bem definido pode tirar muito o brilho do sucesso do seu evento quando você extrapola o prejuízo.

Imagina ter que comprar água para 10.000 pessoas do nada? Não quero nem pensar.

Como quarto ponto, temos as Gafes, referindo-se ao plano de contingência e eventualidades para sua equipe de logística. Como não tem como eu definir uma estrutura logística que caiba para todo tipo de evento, mais fácil eu falar do que não deve acontecer em eventos.

Nenhum plano de contingência vai evitar que as coisas deem errado ou fujam do controle. Você precisa montar um plano de contingência e um manual de como funciona a logística do seu evento.

Em Espectadores, vamos falar de como lidar com o público – e para isso, um dispositivo que eu uso muito em meus eventos é ter uma equipe de gestão de público, que são funções para lidar com imprevistos, fazer atendimento, organizar seu público e afins.

Por último, falaremos de Tempo & Prazos, seu cronograma. Tem o cronograma simples, que é ok de se montar, mas muita gente se perde em estimar prazos e, pior ainda, até mesmo já vi com equipes de pessoas experientes, é não visualizar o que é crítico no seu projeto. Vamo entrar bem nesses detalhes.

Estrutura do framework TARGET:

Todo esse framework TARGET é focado em duas coisas: garantir que seu evento tenha sucesso (você atinja seu objetivo) e que você passe por pouco estresse, que é o causa 1 de pessoas não gostarem de trabalhar com eventos. Vamos resolver essas duas coisas.

Se você reparou, ele segue na direção anti-horária. Por quê? Porque eu sou aquariano e sou do contra? Não. Poderia ser, minha mãe diria que sim. Mas é porque não importa. Ele não é uma linha reta que você vai preencher, isso não funciona. Você começa por onde se sentir mais confortável.

Eu prefiro começar pelo Alvo, Tempo, depois Receita, por exemplo. Tem gente que vai optar pelo Time. Isso vai muito do seu contexto. Se você tá começando, segue a ordem mesmo. 

Como preencher o framework TARGET:

Ela funciona como um gráfico de radar, indo de 1 a 3. Para cada um dos pontos, existe uma frase que corresponde à sua situação atual. Não é um teste de conhecimento ou de habilidade, então não precisa se preocupar em ter nota máxima aqui. A ideia é você ter um retrato fiel do seu cenário atual.

Mesmo eu, sendo professor na área, opto em certos eventos por menos pontuações em alguns pontos por conveniência pra mim, ou porque confio na minha habilidade em improvisar. Eu não tô te preparando para prestar vestibular, mas sim para você ser um profissional competente, então não vou dizer pra você estudar pra conseguir nota máxima.

Se você não se encaixa em nenhuma frase, a sua pontuação é 0 para aquele atributo, show?

Acompanhe o vídeo para ver o framework sendo preenchido.

Interpretando o gráfico e os resultados:

Show, agora olhando os resultados do framework TARGET você tem uma perspectiva melhor de onde você deve trabalhar. Cada um desses pontos não diz muita coisa sozinho, mas pelo menos você está consciente onde que é um ponto falho. Mas para te ajudar mais, eu agrupei eles em três categorias:

Time + Alvo revelam se você está na direção certa. Um evento que tem objetivos bem definidos e um time alinhado está, pelo menos, apontado em uma mesma direção, num caminho positivo para seus objetivos. Não quer dizer ainda que vai dar certo ou que vocês tenham capacidade de chegar lá.

Os atributos de Espectadores + Gafes bem pontuados revelam a sua capacidade de execução, ou seja, de lidar com imprevistos, logística, pessoas, eventualidades que todo evento tem.

Conferindo sua pontuação:

Se você está na direção certa e tem uma capacidade de execução boa, as chances são grandes de seu evento dar certo. Agora, se você só tem capacidade de execução, não dá pra dizer que seu evento vai dar certo, porque no final, você conseguiu gerenciar bem seu público e garantiu que eles saiam gostando da experiência, mas não necessariamente você cumpriu com o seu objetivo.

Aqui está também um dos motivos pelos quais seu evento dará errado: desencontro de informações. Lembre-se disso.

Por último, temos a coesão do plano, identificado pelas pontuações em Receita e Tempo. Essa dimensão revela se seu trem tem chances de sair do trilho, mesmo que você esteja indo pra direção certa.

Uma pontuação baixa aqui vai causar muito estresse para seu time, você vai correr atrás de prazos que vão vencer (ou já vencidos), você não vai ter dinheiro para comprar as coisas (que provavelmente você deixou pra última hora), enfim… Aqui é onde causa muito estresse no pré-evento e onde está o segundo motivo pelo qual seu evento dará errado: não cumprir prazos.

Se você pontuar 0 em qualquer uma dessas três dimensões, você deve parar e resolver antes de organizar seu evento. Não tem muita opção.

Considerações finais de como usar o framework.

Esse framework vai te permitir fazer uma autoanálise de como você e sua equipe estão para começar a organizar seu evento. O legal de fazer ele em conjunto é que vocês começam a levantar pontos de atenção do plano de vocês e o que podem fazer para melhorar.

Na pior das hipóteses de pressa e numa situação na qual você não tem muita flexibilidade para implementar nenhum plano de ação, você pode fazer esse exercício em 5 minutos sozinho. Importante é fazê-lo para você estar consciente de quais são seus pontos fracos e onde que vai doer mais durante a produção do seu evento.

Vale lembrar também que é um TARGET por evento, e não é sobre a sua capacidade de organizar eventos, mas sim sobre a situação atual. Mesmo você tendo anos de experiência, você pode sim se deparar com um evento mal estruturado.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Conhecemos o framework TARGET e como ele ajuda você a fazer uma autoanálise de sua capacidade e quão preparado você está para organizar seu evento.
  • A gente preencheu juntos também para você ver como é (no vídeo).
  • Como lição de casa, deixei o material disponível para download e de graça, só você ir pegar o seu e baixar, show?

Acompanhe o curso gratuito no YouTube:

Esse artigo é uma transcrição do curso gratuito no YouTube, com algumas modificações para se encaixar no contexto de um artigo para leitura. Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas!

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Sempre olhe pros lados. Até o futuro!

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