em Eventos

Um cronograma para eventos é o planejamento das suas atividades quando colocadas um prazo que vão chegar no seu planejamento final. Quando você tem um cronograma, você sabe quando cada tarefa tem que ser cumprida, no modelo mais básico.

Montar um cronograma é essencial para qualquer projeto para você ser mais eficiente na sua alocação de trabalho e recursos e você não conta somente com sua memória. Além disso, ter um cronograma vai te ajudar a priorizar, porque durante a organizações de evento, muitas ideias surgem e é importante colocá-las em perspectivas: o que deve ser feito, o que deve ser postergado e o que não será feito de nenhuma forma.

Montar um cronograma é uma maneira mais objetiva de você conseguir tomar essas decisões, porque você vai ter clareza do estado do seu evento e o que está pendente ainda.

Como montar um cronograma para eventos pela primeira vez:

Tem alguns modelos de cronograma para eventos nos quais você coloca também o tempo de duração da tarefa, ou seja, se temos o prazo de término e o tempo de duração, agora temos a data de início. Isso é ótimo para você se orientar sobre quando você deve iniciar a trabalhar.

Tem tarefas que você demora mais, outras que demoram menos. Natural. Quando você faz essa construção básica, você começa a ter ideia de atividades simultâneas também, a sua carga de atividade (workload, em inglês). 

Usualmente, quanto mais próximo do evento, maior será sua carga de trabalho, porque tem várias atividades que você só pode ou só vai querer começar quando seu evento estiver próximo e/ou 100% confirmado que vai acontecer. Isso aumenta a carga de estresse.

Por isso que eu falo que montar um cronograma te ajuda, além de tudo, diminuir o cansaço da sua equipe, porque reduz a ansiedade de estar sempre esquecendo algo. É muito comum durante a organização do evento, você estar com aquela sensação de estar esquecendo algo. Ter tirado um tempo de qualidade para planejar um cronograma para eventos te ajudará a reduzir essa sensação.

Dando o primeiro passo:

Existem diversas formas de se montar um cronograma, se você tem um gestor de projetos que vai te acompanhar, é importante você verificar com ele quais são suas preferências, ainda mais em termos de como ele gosta de acompanhar.

Se você é o gestor, você vai querer definir um método de acompanhamento de tarefas e repassar para sua equipe, assim eles sabem o que esperar.

Tem gente que gosta que o cronograma para eventos seja atualizado em tempo real, outros que não se importam de que seja atualizado somente na reunião; tem gente que gosta de um campo de anotações, outras pessoas que só ouvir de você tá ok; mas também tem gente que gosta de trabalhar com definições de prioridades, outros não se importam. Enfim… isso varia muito de gestor para gestor. O importante é ser acordado.

Como você pode ver, existem várias maneiras de se montar um cronograma para eventos. Vou explicar aqui o que é mais comum de se ver e alguns exemplos. 

Modelos de cronograma para eventos:

O modelo mais básico é a listagem de tarefa após tarefa com a sua data de conclusão. Esse é o modelo mais simples, que a grande maioria das listas to-do fazem. Se você buscar por “lista de tarefas app” no Google vai encontrar uma variedade que faça isso.

Praticamente todas os cronogramas começam como uma lista ou planilha de Excel. Agora, vamos adicionando colunas para aumentar a complexidade, de acordo com o tipo de informações que precisamos. Até o software da Microsoft de gestão de projetos tem a aparência de uma planilha.

Como mencionei, você pode ter a data de início e o tempo de duração, dessa forma, você estará apto a construir um Diagrama de Gantt. Essa é uma representação visual do seu cronograma, na qual você conseguirá visualizar a cadência de atividades. 

Em seguida, podemos adicionar a coluna de responsável e prioridade. Isso é essencial quando se tem uma equipe que passe de duas pessoas. Na real, se tem duas pessoas, você já vai querer deixar claro as responsabilidades, mas entendo que é mais comum utilizar assim quando tem mais pessoas. Dessa forma, as pessoas conseguem facilmente acessar as suas tarefas.

Ferramentas de projetos, como Asana, permitem que você facilmente acessem as suas tarefas e filtrar pelas suas numa lista enorme.

Definindo prioridades:

Prioridade é quando você define o que é importante, urgente ou baixa prioridade. É importante você entrar num critério do que cada grau de importância significa.

Por exemplo, num trabalho que eu tive, urgente significava que tinha que ser feito nas próximas 48hs. Importante significava que tinha que ser feito em uma semana. Se você cumpria todas as suas atividades não-importantes e não fazia as importantes, existia o questionamento.

Num outro trabalho, importante significava o foco da semana. Urgente era que seria a primeira coisa a ser feita após sair da reunião e precisava da resolução naquela semana. Portanto, o que era importante deveria andar naquela semana, mas não se esperava a conclusão.

Obviamente, você pode ter um campo sobre a situação da tarefa: se está em andamento, se está pendente de terceiros, se está concluída, se está inativa – ou não foi iniciada ainda. Enfim, você pode criar sua terminologia para determinar o status da sua atividade. Isso vai ser importante quando você quiser saber o que está em progresso atualmente ou não.

Entendendo tarefas dependentes:

Um conceito que geralmente as pessoas têm dificuldade é com tarefas dependentes, ou seja, atividades que dependem de outra para ser iniciada ou concluída. Imagina que você tem que ter vendas de patrocínio no seu evento. Você só pode começar as vendas se você tiver a listagem de de empresas a serem abordadas, certo? Isso é uma dependência.

Você não consegue começar a vender enquanto não tiver a lista de empresas para ligar. Ao mesmo tempo, você não pode ligar pras empresas se não tiver a proposta terminada, ou ter as cotas de patrocínio definida. Ou seja, a tarefa “Vendas” é dependente de duas tarefas: lista de prospectos e apresentação de patrocínio pronta.

Pensar em todas as atividades dependentes uma das outras é uma excelente maneira de você ter tarefas menores bem elencadas e definidas, assim cria-se um fluxo de trabalho melhor também. Isso é ótimo para a gestão do projeto.

Muitos softwares de gestão de tarefas e projetos, em vez de colocar tarefas dependentes uma das outras, colocam subtarefas. O que dá no mesmo, de certa forma, para fins práticos. Contudo, isso não impede de você ter subtarefas e tarefas interdependentes no mesmo projeto, em seu cronograma para eventos.

Lembrando que as dependências de tarefas podem ser relativas à conclusão ou início da tarefa. Por exemplo, você pode iniciar as vendas sem ter a apresentação de patrocínio pronta, mas você, obviamente, não pode enviar a proposta sem tê-la pronta. Portanto, a tarefa “Vendas” tem sua conclusão dependente da tarefa “confecção da proposta de patrocínio”, mas não seu início. Mas aí eu tô entrando numa complexidade maior.

Conceitos finais para suas tarefas:

Outros dois conceitos que você pode considerar incluir é sobre custo da tarefa e tempo dedicado. Ou seja, quanto a tarefa pode custar para ser concluída e quanto tempo você, de fato, trabalhou nela, em horas, respectivamente.

Show, agora você tem os campos mais comuns. Acredito que isso é o básico que você precisa ter de cronogramas para iniciarmos e montar estruturas de gestão minimamente suficientes para gerenciar sua equipe.

Deixa que eu desenho:

Revisando um pouco da literatura sobre planejamento e gestão de eventos, encontramos diversos modelos que dividem a produção em diferentes etapas e fases num cronograma de eventos.

O Donald Getz, professor na Universidade de Calgary e editor do Event Management and  International Journal, publicou um livro chamado “Estudos em Eventos: teoria, pesquisa e políticas para eventos planejados“, em tradução livre. O livro conta, “eventos por definição têm um começo e um fim. Eles são um fenômeno temporal e, com planejamento, o cronograma é geralmente planejado em detalhe e publicado com antecedência”. 

Para que possamos escolher o melhor modelo de planejamento, você deve definir qual tipo de evento quer organizar. Tem muitas maneiras pelas quais você pode categorizar um evento. Ruth Dowson e David Bassett, em 2015, dividiram de acordo com o tamanho: eventos locais, eventos maiores, eventos culturais ou mega eventos. Não vou entrar em detalhes aqui.

Você também pode organizá-los pela sua frequência, geografia ou setor. Em uma tentativa de criar um índice, talvez, uma pesquisa chamada “Events Design and Experience” criou uma tipologia de eventos: de negócios e corporativas; relacionados a causas e de arrecadação de fundos; exibições, exposições e feiras; entretenimento e de lazer; festivais; governamentais e cívicos; eventos culturais; eventos de marketing; convenções e encontros; eventos sociais; e finalmente eventos esportivos.

Tem um site, chamado Event Management Book of Knowledge, EMBOK, ou Guia do Conjunto de Conhecimentos de Gestão de Eventos, que tenta consolidar a indústria de eventos numa série de procedimentos suportados por pesquisa. Nós vamos discuti-lo mais a fundo na última aula. Eles dividem o cronograma em cinco fases: iniciação, planejamento, implementação, evento e fechamento Durante cada fase, o time desempenha diferentes tarefas. As fases Evento e Fechamento podem ser vistas como parte da Implementação.

Um dos modelos conhecidos, de Ian Yeoman, identifica quatro etapas gerais do desenvolvimento de evento: decisão, planejamento detalhado, implementação e avaliação. Esse modelo de planejamento pode ser adaptados para se encaixar no formato de qualquer evento – esses eventos podem ser sociais, como casamentos e graduaçòes, até funerais e festas de aniversários.

Essa foi uma revisão na literatura. Agora, vamos voltar à aula.

Dividindo seu evento em etapas:

Com a estrutura de tarefas, você pode dividir seu evento em etapas. Por exemplo, os mais comuns são Planejamento, Preparo, Pré-Produção, Organização e Pós-produção. 

Com essas etapas e o que significa cada uma delas para seu evento, seu papel é agrupar as tarefas, “categorizando” de acordo com o momento. Planejamento é a etapa na qual você define os objetivos do seu evento e requisitos para que ele aconteça. Preparo é o momento no qual você cria os materiais e cronograma.

Pré-produção é tudo que acontece antes de você estruturar a logística e entrega do evento. Organização é o dia em si e quando você já está montando seu evento, local e conteúdo. Pós-produção é tudo que acontece após o seu evento. Isso tudo de maneira grosseira e simplificada.

Conhecendo o conceito de Stage-gates:

Um conceito que eu gostaria de repassar para você agora é o de Stage-gates. Essa é uma técnica ou modelo no qual você tem momentos de pausa para avaliação da qualidade ou eficácia das entregáveis do seu projeto, permitindo ou não que ele vá para frente. Ou seja, você só vai de Planejamento para Preparo se atingiu certas expectativas. O Stage-gates cria um checkpoint para você avaliar “ok, eu cumpri o mínimo de qualidade e entrega nessa etapa para eu avançar?”. 

No guia dessa técnica, o autor, Robert Cooper, diz que precisa de um comitê para avaliação e validação. Claro que é o ideal, mas talvez o gestor e o líder desse gestor possam ser os avaliadores.

A ideia central aqui é você definir, de etapa para etapa, quais são os mínimos que você precisa. Ao longo do tempo, você vai refinando esses critérios e adequando ao estilo único da sua empresa (ou seu) de organizar eventos.

Por exemplo, você só pode ir de Preparo para Pré-produção se tiver uma lista de 100 empresas com contatos para abordar para patrocínio comercial, lista de 50 possíveis palestrantes da sua cidade com contatos, cronograma com responsáveis e prazos para todas as tarefas envolvendo todas as áreas, o design do material gráfico feito e aprovado, e por aí vai. 

Refinando seu modelo de stage-gates:

Quando você montar isso, sugiro que comece com uma checklist de no mínimo 3 a 5 pontos, crie um documento chamado Manual de Organização de Eventos da sua empresa e vá melhorando conforme vai adquirindo experiência e provando o que dá certo e o que dá errado.

Depois de umas três edições, você vai ter um modelo incrível para trabalhar em cima e verá que a organização do seu evento se dará de forma muito mais fluída e com menos estresse, e você passará mais tempo melhorando ainda mais a qualidade da sua entrega.

Claro, vale ressaltar que eventos muito diferentes exigirão um manual de organização diferente também. E as etapas que eu usei aqui são só exemplos, eu mesmo utilizo outras – essa é uma espinha-dorsal de todo evento. Mas dependendo do que você usa como compasso de qualidade, pode alterar.

Para maioria dos meus eventos, que são eventos de conteúdo e educação, eu tenho: Preparo, Conteúdo, Comunicação, Cronograma, Pré-produção, Organização e Pós-evento. Repare que eu tenho sete estágios, mas isso é por conta das características dos meus eventos e com o que eu me importo.

Maiores erros na hora de trabalhar com seu cronograma para eventos:

Entrando agora nos principais erros que as pessoas cometem ao trabalhar com cronograma para você ter em mente:

  1. Na etapa de preparo do cronograma, não se preocupar em estimar a duração e esforço da tarefa e não deixar muito claro quando você dá uma tarefa por concluída.
  2. Não pensar na cadeia de tarefas dependentes que culminam com seu evento e não priorizá-las. Se uma tarefa dessa cadeia, seu evento atrasará (ou você vai ter que correr com as outras).
  3. Subestimar tempo de marketing e promoção de um evento que dependa de público e subestimar tempo para conseguir palestrantes e conteúdo. Principalmente para iniciantes, reserve um bom tempo para atrair público. No caso de superestimar, você ganha tempo de respiro.
  4. Não dedicar tempo para confirmações de fornecedores, palestrantes e afins. Não é só convidar e confiar na presença, você precisa checar com eles com alguma frequência.
  5. Ignorar e não visitar o cronograma de forma recorrente junto com a equipe. Todos precisam saber em que pé que estão de forma transparente.

Show? Fez sentido? Espero que sim! Teve bastante coisa, cronograma é uma parte delicada e complexa, mas acredito ter coberto uns pontos interessantes. Tem muito mais que eu possa falar, pode me perguntar nos comentários.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Descobrimos o que é um cronograma no conceito de eventos e as mais diferentes maneiras de montar e complementar um.
  • Passamos pelo conceito de stage-gates e como essa técnica pode te ajudar no médio prazo a elevar a qualidade do seu evento.
  • Por fim, falamos de cinco erros grosseiros que as pessoas cometem na elaboração e acompanhamento de cronograma.

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Esse artigo é uma transcrição do curso gratuito no YouTube, com algumas modificações para se encaixar no contexto de um artigo para leitura. Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas!

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Sempre olhe pros lados. Até o futuro!

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