Vou entrar hoje no tópico de conceitos de administração para líderes, para que consigam gerenciar suas equipes. Ele vai cobrir o ciclo PDCA e funções da administração. Show?

Conceitos de administração para líderes:

O ciclo PDCA é um modelo de gestão que tem o objetivo de melhorar processos de forma contínua. Você pode aplicá-lo às mais diversas situações e também de maneira repetitiva – e inclusive se aproveitando de partes específicas.

O ciclo PDCA é composto de quatro partes: Planejar, Fazer, Checar e Ajustar. Criado pelo Dr. Deming, um engenheiro americano e estatístico. Ele é considerado o pai do controle de qualidade moderno e suas teorias fundamentaram muito a ISO 9001. Por meio do ciclo PDCA, pessoas e organizações conseguem criar etapas padrão de seus projetos, adaptá-los à sua realidade, executá-los e melhorar os resultados para uma próxima versão. 

Entendendo o ciclo PDCA.

O ciclo PDCA é um dos conceitos de administração para líderes especialmente útil porque ajuda a sistematizar uma base de processos de melhoria contínua. Essa é a “técnica” ou pensamento de constantemente revisitar os processos e melhorar com base em aprendizados, onde muitas empresas falham. É muito comum de só houver melhora 1) quando o processo é repetido num curto espaço de tempo, porque as mudanças são mais fáceis de serem implementadas ou 2) quando a dor do erro é muito traumática.

Agora, para aquelas pequenas dores que é fácil de a gente se acostumar, o ciclo PDCA é incrivelmente poderoso. E são essas pequenas dores, acumuladas, que começam a causar estresse na equipe e que serão levantadas quando vocês estiverem em um processo de confrontação tenso.

Ele será útil também para conduzir pequenos testes controlados de melhoria, evitar que tempo seja gasto com implementações em larga escala que podem dar errado. E, claro, o bom que você pode aplicá-lo em qualquer tipo negócio ou projeto.

O único lado negativo de executar ciclos PDCA é que você terá que seguir o processo. Embora você possa adaptá-lo à sua realidade, pular alguma etapa ou fazê-lo quando você quiser tirará grande parte do benefício dele: perceber a necessidade e implementar melhorias. E para que você consiga executá-lo, o time todo tem que colaborar. Não tem como você, como líder, fazê-lo sozinho – e também não tem como os membros executá-lo sem apoio da liderança.

Aplicando o ciclo PDCA na prática.

Vamos agora repassar pelas quatro partes do ciclo PDCA na prática para líderes.

A primeira etapa, é a de Planejar. Nela, mapeamos o que estamos tentando resolver ou alcançar de mudança com o processo. Durante este momento, você deve identificar e analisar o problema ou oportunidade de mudança, desenvolver hipóteses e quais são as causas do problema – e decidir qual hipótese irá testar primeiro.

Esse termo, hipótese, tem sido muito utilizado hoje em dia para descrever ideias de coisas que podem dar certo e o resultado esperado. Aí você faz a validação dessa hipótese: será que o efeito esperado realmente aconteceu? 

Você pode se perguntar as seguintes questões:

  • Qual é o problema central que você está tentando resolver?
  • Esse deve ser mesmo o foco para se trabalhar em cima?
  • Que informações que precisamos para entender o problema e sua causa raiz?
  • Será que é possível de resolvê-lo?
  • Quais são as possíveis soluções?
  • Como saberemos se ele foi resolvido ou não? Ou seja, quais as métricas de sucesso?
  • Que recursos precisamos? O que temos?

É essencial nesta etapa você ter um equilíbrio de permitir a participação da equipe, mas também de não divagar muito, pois brainstormings pode levar infinitas horas e não chegar a lugar algum. Cuidado com o excesso de informação.

Provavelmente a coisa mais importante aqui é você definir quais serão as métricas de sucesso e metas. Métricas de sucesso são os números e fatores que você irá acompanhar durante a execução. Já a meta é o valor daquela métrica que você deseja alcançar. Elas, e somente elas, vão definir se seu projeto foi um sucesso ou não.

Executando o seu projeto de melhoria do ciclo.

Na etapa de Fazer, a gente testa sua hipótese ou executa a solução proposta. Recomendo que use o ciclo PDCA focado em mudanças incrementais, pois assim você consegue executar, validar e analisar com calma e a passos curtos, promovendo pequenas melhorias em vez de focar na próxima grande coisa.

Isso é ótimo do ponto de vista de liderança, pois você promove pequenos ganhos de formas sequenciais. Também, se houver alguma insucesso, você não precisa de tempo para recuperar e consegue rapidamente ir para o próximo projeto.

O “manual do ciclo PDCA”, explicando esse conceitos de administração para líderes ou não, fala que o ideal é que as melhorias propostas pelo seu teste não envolvam um grande projeto de execução ou que você precise deslocar muito esforço de pessoal, assim sua operação mantém continuidade. Por isso, nessa etapa de execução, foque em pequenos esforços. Lembra da lei de Pareto?

Em seguida, como terceira etapa, temos Checar, momento no qual revisamos e analisamos os resultados alcançados. Ele é particularmente importante porque permite que você perceba o que você queria que tivesse acontecido, o que aconteceu de fato e reveja quais partes do seu plano deu certo, quais não deram certo e o que aconteceu que nem estava mapeado

Sim, existem variáveis que às vezes a gente não conta, mas acaba tendo um efeito surpreendente. Eu recomendo utilizar o processo AAR, mas recomendo checar o curso Meu primeiro cargo de liderança.

Esse momento é importantíssimo porque ele é quem vai “definir” (ou bater o martelo) se o projeto foi um sucesso ou não. Por isso é tão importante definir as métricas de sucesso lá trás.

Implementando seu plano de fato.

A última etapa, a de Ajustar ou Agir, é quando a gente implementa o seu experimento na vida real: ele se torna parte do processo “verdadeiro”. Enquanto o projeto executado no PDCA é um experimento para testar a validade da sua hipótese, depois de completo você o incorpora ao processo verdadeiro.

Agora você tem que se preocupar com a implementação: o que precisará ser feito para que ela aconteça? Tem algum tipo de mudança nas ferramentas utilizadas? Será necessário algum treinamento ou adaptação dos manuais de procedimentos?

Repare que aqui o seu esforço deve girar em torno de garantir que esse pequeno experimento seja incorporado no dia a dia do seu processo e do seu trabalho. Caso o experimento tenha dado “errado”, você pode voltar, melhorar a hipótese, o plano, as métricas e executá-lo novamente. Por isso, acho que em quase todos os vídeos e conteúdos de PDCA que eu já tenha visto, se fala muito de serem esses experimentos menores, nos quais será possível tentar, tentar e tentar de novo.

O ciclo PDCA como um dos conceitos de administração para líderes.

Para líderes, o PDCA é crucial para que você consiga planejar, dirigir e controlar os seus processos, que são as funções da administração. Enquanto líder, será esperado de você que os seus resultados sejam melhorados ao longo do tempo. Acho que é raríssima a situação quando se tem uma liderança que espera apenas a manutenção – embora sim, aconteça, principalmente para cargos mais de supervisão apenas.

Por isso, o seu foco enquanto gestor e líder será em conduzir esses processos com sua equipe. A condução da etapa de geração de ideias e hipóteses, decidir quais serão implementadas e, claro, acompanhar a execução e aprendizado.

Para tanto, seu norte específico aqui será muito mais aprender esses processos de ideação e implementação, já que a condução já faz parte da rotina de um líder. 

Incluído no ciclo PDCA como um dos conceitos de administração mais importantes, eu gostaria de mencionar também as funções da administração, pois aí fica mais fácil de você entender como encaixar o ciclo de Deming.

As funções da administração.

Precisamos entender que o trabalho de um gestor envolve, claro, além daquelas tarefas mencionadas na primeira aula, Planejar, Organizar, Executar e Controlar. Esses passos envolvem toda execução de qualquer projeto pontual ou processo.

Planejamento é a etapa, obviamente, na qual você reflete sobre seus objetivos – bem parecido com o planejar do PDCA. Já Organizar tem a ver de deslocar e movimentar os recursos necessários para que o plano seja cumprido. Estamos falando tanto de recursos materiais, financeiros e de pessoal – e tempo também, pra deixar mais evidente.

A gente aprende na faculdade que, depois do planejamento e antes da ação, existe esse tempo de organização do que como as coisas devem ser feitas para cumprir com o planejamento. Pelo menos na teoria das funções da administração isso existe. Quando aprendemos esses conceitos de administração para líderes, vemos que temos que fazer isso acontecer.

Aplicando as funções da administração na prática.

Agora, quando falamos mesmo do papel de liderar e gerenciar pessoas, falamos sobre Executar – ou também dirigir. Aqui, estamos mencionando a entrega do que estava no plano.

Repare que algumas versões que ensinam sobre as funções da administração mencionam Dirigir, porque dão ênfase no papel do administrador de gerenciar – mas eu enxergo, assim com vários outros autores, que seu foco aqui não é em dirigir, mas garantir a entrega. Embora utilitariamente possa ser a mesma coisa, pode também ter várias implicações, também práticas, diferentes. Mas não vou entrar tanto nesse mérito agora.

Por fim, temos o Controle, que envolve análise de métricas, refação, iteração e aprendizados. Você, enquanto administrador, deverá garantir que a execução esteja causando os efeitos desejados, por isso existe uma ênfase muito grande em acompanhar números.

Como garantir que o ciclo PDCA aconteça em todos projetos.

A melhor maneira de você garantir que o ciclo PDCA aconteça em todos os projetos e processos é em garantir que existe um processo de fechamento. Dando exemplo rápido aqui: eu vejo que essa percepção em grupo de que algo deu errado ou que algo deu muito certo é a melhor maneira que puxar as pessoas para a ação, garantindo que o erro seja evitado na próxima execução e/ou que a melhoria seja absorvida.

Após esse momento de fechamento da cadeia do processo das funções da administração, quando os pontos forem levantados, você enquanto líder deverá delegar a tarefa para seus membros, para que eles se empoderem de encaixar a melhoria no processo. A partir daí, de umas três melhorias implementadas, você começa a ter esse ciclo PDCA ocorrendo de forma mais natural. Num segundo momento, eu recomendaria a introdução da teoria de maneira mais robusta, assim as pessoas se sentem ainda mais empoderadas em executar os ciclos de melhoria. Por isso é vital aprender sobre conceitos de administração para líderes.

É o seguinte: pela minha experiência, quando introduzimos um conceito ou teoria de forma abrupta, ele tende a ser deixado de lado ou enfrenta resistência. Por isso, eu prefiro introduzi-lo de maneira silenciosa, testar a aceitação e entender as dificuldades, para depois apresentá-lo como um projeto. Claro, isso é como isso funciona comigo no geral. Vale a pena conferir como será com a sua equipe em específico.

Por que falar de conceitos de administração para líderes e funções da administração?

Não é incomum de vermos o ciclo PDCA, ainda que erroneamente, sendo usado para se referir às funções da administração. Durante algum tempo eu também usava os dois de forma intercambiável. E tá tudo bem. O foco dessa aula foi em você entender como está estruturado, no nível mais básico, as funções da administração.

No final, as funções da administração, como conceitos de administração para líderes, se referem à rotina do administrador ou gestor. Já o ciclo PDCA é usado, e foi criado, para fazer melhoria contínua de processos. Embora os dois tenham muitas utilidades práticas semelhantes, é importante distinguir o objetivo de cada um.

O objetivo e maior foco em você aprender uma parte da teoria por trás disso está em justamente você, enquanto líder, entender um pouco melhor o seu papel de gestor – que existe e é inerente a todos os cargos de liderança. Ninguém é contratado como coordenador de uma equipe só pra ser o motivador. Você tem que ser um administrador também. Por isso que eu rejeito, em certo grau, essa comparação dicotômica.

Enquanto o ciclo PDCA você implementa, as funções da administração simplesmente existem. Embora, claro, você consiga segui-las de maneira mais ou menos estruturada e calculada.

Maravilha? Melhor do que isso, só dois disso.

Recapitulando o que vimos nesta aula:

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

Vimos aqui sobre o ciclo PDCA e as funções da administração.

As funções são: Planejar, Organizar, Executar e Controlar. Elas se referem à rotina de qualquer negócio e liderança/gestão de pessoas e projetos.

Já o ciclo PDCA é um método criado para melhoria de processos. Com a sua aplicação, você consegue executar pequenas melhorias para ir aumentando a eficiência ou eficácia de um processo, projeto ou departamento. Assim, você não se preocupa em fazer grandes projetos de mudança de melhoria, mas vai melhorando aos poucos.

O seu papel enquanto gestor é entender como estão estruturadas as suas funções administrativas da sua equipe e conduzir esses processos de melhoria. Como eu disse, raramente um gestor é contratado só para acompanhar e não promover nenhuma mudança ou melhoria de resultados. Para isso, conhecer a aplicação do ciclo PDCA será essencial.

Na próxima aula, Comunicação eficaz, o tópico será os maiores erros de comunicação entre líder e liderados, e vou apresentar o Diagrama da comunicação, uma maneira bem visual de entender e melhorar a sua comunicação com as pessoas.

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