Hoje vamos falar sobre Como conduzir reuniões produtivas, sejam elas remotas ou presenciais. Você, enquanto líder, vai querer tirar o máximo proveito delas e não entediar seus membros com reuniões chatas. Vamos conhecer os modelos, como conduzir reuniões e como não conduzi-las!

Saber como conduzir reuniões produtivas ajuda empresas a crescerem: são nesses momentos que a operação é delineada, a tática é formada e a estratégia é pensada. Certo? Bem, em teoria, né. Já perdi as contas de quantas vezes eu mesmo disse “que legal, mais uma reunião que poderia ter sido um email”.

E é difícil mesmo diferenciarmos no dia a dia, porque às vezes achamos que precisamos debater um assunto que nos parece urgente e, quando convocamos a reunião, nos perdemos um pouco. E no final, nesse processo de explicar o porquê da reunião, descobrimos a resposta que estávamos buscando.

Algumas das reclamações mais comuns são: pessoas atrasadas, objetivos não claros da reunião e má gestão do tempo. Ainda assim, existe muito a necessidade de conversar cara a cara. Uma reunião tem sucesso quando todos os participantes sabem o que levar ao grupo e que isso é vital para sua parte nas tarefas. Não é uma missão impossível. Isso que veremos na aula de hoje.

Como se preparar para uma reunião:

No meu curso Meu Primeiro Cargo de Liderança, eu dou uma tabela que eu construí com todos os tipos de reunião mais comuns que um líder pode ter, tentando abarcar os mais diferentes departamentos. Eu ainda comento sobre como conduzir reuniões produtivas para os tipos de encontros mais comuns para um líder.

Separei em seis tipos de reunião e com cinco públicos diferentes. Os públicos são: liderados individualmente, a equipe como um todo, a empresa como um todo, cliente e fornecedor.

Os seis tipos de reunião são: de atualização, de geração de ideias, de feedback, de vendas, de resolução de problemas e construção de equipes. Quando você cruza os tipos de reunião com o público, você tem formatos de reuniões específicas. Aí, temos 16 formatos de reunião. Não vou entrar em cada um deles, pois já estão descritas no meu curso de liderança. Aqui, vou dar dicas que acabam permeando todos os formatos.

Precisamos mesmo de uma reunião?

Obviamente, a primeira questão a ser feita é se o seu caso realmente precisa de uma reunião. Ela tem que acontecer sempre? Uma vez por mês, por semana? Por ano? É só uma reunião de atualização de status ou de lançamento de projetos.

Não importa o assunto, todo tipo de reunião tem alguma chance de poder ser feita de forma assíncrona, até mesmo feedbacks. Existem casos de crítica que você pode fazer via texto.

Para aprender melhor como conduzir reuniões produtivas recorrentes, como atualizações semanais com sua equipe, se elas são frequentemente necessárias, talvez você possa reduzir o tempo da reunião ao mandar algum conteúdo prévio ou fazer a reunião com partes da equipe por vez. Assim as pessoas necessárias estão na reunião somente quando realmente precisam da informação.

Quando eu tive uma equipe maior, chegando a 13 pessoas, eu dividi a reunião porque eu tava ocupando tempo de certas pessoas com assuntos que não precisavam. O engraçado é que, numa primeira análise, eu raciocinava que, sim, elas precisavam estar lá – afinal, é informação da empresa.

Só que frequentemente elas ficavam só ouvindo sem participar de nada. O que eu fiz? Elaborei um pouco melhor a apresentação que já usava para que elas lessem, se tivesse curiosidade. Resultado: ninguém lia e não fez diferença.

A única reunião que eu não encontrei como substituir por outros meios é a 1:1, reuniões individuais com as pessoas para acompanhamento de projetos e tarefas específicas. Todo mundo da minha equipe tem uma 1:1 comigo.

Defina uma agenda de forma clara.

A regra de ouro para uma reunião eficiente é: não gaste tempo. Serve pra você e pros outros. Para começar, é vital que a reunião tenha um objetivo. Defina um antes de começar. O ideal é que tenha até três objetivos e no máximo do máximo, 5. Mais do que isso, terá pouco tempo para cada um. 

Dessa forma, você terá capacidade de conduzir a reunião para seu fechamento e também ajuda sua equipe a entender melhor como eles podem participar e contribuir.

Exemplos:

  • Definir qual a plataforma que usaremos como CRM, respeitando os critérios X, Y e Z.
  • Definir as responsabilidades para a elaboração da proposta para o possível cliente A.
  • Tratar sobre o caso do nosso cliente 1 que publicou no Facebook sobre os serviços da nossa empresa.

Show?

Deixe sempre bem claro. A partir do objetivo, conseguimos definir a agenda. Teremos uma introdução ao problema ou questão que a reunião gira em torno? Haverá algum tipo de leitura que a pessoa precise fazer antes? Um brainstorm ou as pessoas deverão chegar com as ideias já pensadas? Haverá uma parte de priorização ou senso coletivo?

Quando for uma reunião mais importante, você pode mandar essa agenda para sua equipe, explicando no que consistirá a agenda. Para reuniões recorrentes, sempre tenha uma estrutura básica, porque eu sei que você não vai fazer uma agenda nova toda vez. O que muda é que poderão haver partes que mudam conforme a pauta da semana.

Durante a reunião, pode ser legal manter a agenda à mostra, assim você mesmo pode acompanhar a evolução (ou não) e seus participantes têm noção melhor do que está acontecendo. Nessas reuniões semanais, eu sempre tinha um slide de abertura da agenda.

Sério, parece muito que é uma burocracia ou de gente organizada demais, mas isso ajuda muito mesmo. A sua reunião será muito, mas muito mais produtiva. E nem é tempo demais para elaborar uma agenda.

Tenha horário para a reunião.

Dando exemplo rápido aqui: não tem nada mais amador do que você mesmo estar atrasado para uma reunião. E eu falo isso de uma posição de alguém que sofre muito com horários, porque eu sou desorganizado nesse aspecto.

Além disso, respeite os horários de todos na reunião terminando no horário certo. Se não der tempo para atingir o objetivo da reunião, você pode marcar uma próxima para encerrar o assunto, desde que estejam todos a bordo. Ao não terminar a reunião no horário combinado, você acaba atrapalhando o compromissos das outras pessoas.

Adicionalmente, se você decidir dar por encerrado o encontro sem chegar a uma conclusão, pode causar o efeito indesejado de as pessoas acharem que a reunião foi à toa – quando na verdade ela pode ter sido útil, ainda que não tenha sido efetivamente concluída. Importante frisar isso.

O segredo é não desviar muito do ponto. Eu sei que acontece na realidade. É normal. Contudo, seu papel vai ser de constantemente voltar ao foco. É uma boa prática de anotar os pontos da reunião de tempos em tempos, assim você sabe como a reunião está indo.

Como conduzir reuniões produtivas e remotas?

Com todas as reuniões remotas acontecendo por conta da pandemia do começo do ano, muitas empresas verificaram na prática como reuniões remotas podem ser mais eficientes, ao não exigir o deslocamento dos seus participantes. Contudo, apesar dos inúmeros benefícios, elas são ligeiramente diferentes de serem conduzidas.

Provavelmente o maior desafio que se enfrenta em aprender como conduzir reuniões produtivas a distância é a falta de social e proximidade. Em reuniões que são feitas no meio do dia, talvez seja uma boa ideia separar um tempo para interações informais.

No período de 10 meses que eu fiquei 100% remoto (já que eu me mudei de cidade antes mesmo da pandemia), começamos a planejar encontros quinzenais nas sextas-feiras, opcional, somente para nos vermos e interagirmos de maneira mais informal, assim não perdíamos a conexão

Quando eu tava remoto e o restante da equipe não, eu percebi que sentia muita falta daquela troca de conversas que aconteciam no almoço, na ida para pegar café e quando encontrava os seus colegas no começo da manhã. Isso sim fazia falta.

Vamos às dicas:

Deixe claro o objetivo da reunião e o contexto.

Tem sido muito comum duas pessoas estarem conversando e pensarem “precisamos da opinião da pessoa X” e, com isso, mandam o link para ela e falam “ei, pode entrar aqui rapidinho?”. Se a pessoa tá muito livre, ela até topa. Já aconteceu comigo inclusive, por achar que era urgente, dada mensagem curta que recebi, eu simplesmente topar.

Acontece que a pessoa recém-convidada não sabe do que você está falando. Por isso, deixe muito claro e avalie se realmente precisa convidá-la agora, deslocá-la do que está fazendo, para pegar uma informação curta. Talvez você possa enviar a mensagem perguntando, continuar sua reunião e esperar pela resposta.

Eu já entrei em reuniões que inclusive as pessoas continuaram falando como se eu soubesse tudo que já tinha acontecido. Tive que interromper e pedir por um pequeno brief. Faça isso: explique para a pessoa sobre o que estão conversando, o que estão considerando e o que ela precisa fornecer.

Dito isso, é importante refletir sobre a necessidade das pessoas. Por se tratar de reunião remota, é muito comum convidarmos as pessoas pela facilidade de elas participaram. Só que na reunião a distância é muito mais fácil elas se distraírem.

Se não for absolutamente essencial, você pode pensar em simplesmente anotar o output da reunião e enviar. Essa uma boa prática de qualquer forma – se na matriz RACI você tem pessoas que absolutamente devem ser informada, pense em fazer uma pequena anotação do que foi discutido e decidido.

Não só quem quer aprender como conduzir reuniões produtivas, mas para lidar com tarefas, a matriz RACI é essencial.

Via de regra, uma reunião com mais de 6 pessoas começa a ficar mais difícil de todos participarem de forma ativa. Mais do que 10 então, é muito difícil que todos contribuam e estejam 100% presentes nela.

Tenha muito claro o tempo da reunião.

Pelo que tenho observado, e não tem nenhuma ciência por trás que eu tenha visto, as reuniões a distância são mais cansativas. Aprender como conduzir reuniões produtivas online é diferente. Uma reunião no computador de 1 hora parece que pesa muito mais do que a mesma duração no presencial. E imagine que eu já tive uma reunião online de 5 horas direto. Sério.

Por isso, dê pausas regulares a cada 45 minutos para levantar, tomar um ar, repor água/café, ver o Slack, essas coisas.

Assim que a reunião voltar, dê uma energizada no pessoal. Faça alguma atividade mais lúdica ou um quebra-gelo.

Além disso, tenha em mente o que cada pessoa contribuirá para a reunião. Uma prática super legal foi determinar alguns papéis entre as pessoas, como o guardião do tempo, uma pessoa para anotar e outra pessoa para ser a crítica das ideias. Você pode se inspirar nos 6 chapéus para o pensamento. Show?

Como líder, você deverá convidar as pessoas a participarem. Não espere que todo mundo vá ser mais extrovertido e interromper para dar seus pitacos. Se você tiver uma boa noção de como aquela pessoa age, você pode convidá-la a dar sua opinião, perguntar se aquela operação encaixa no sistema, se ela vê alguma falha, o que ela acha que o fornecedor vai pensar, essas coisas. Dê indícios mais precisos do que você espera do que simplesmente perguntar “O que você acha?”. Faça perguntas mais específicas.

Todas as outras sugestões ainda se aplicam para as suas reuniões virtuais.

Os piores erros que caímos ao falar sobre como conduzir reuniões produtivas.

Agora que comentamos como conduzir reuniões produtivas, vale a pena darmos uma olhada nos erros mais comuns, principalmente para líderes, e o que fazer. Para isso, foi importante vermos o que faz uma reunião ser eficiente para reconhecermos o que faz uma ser improdutiva.

Quando conduzidas de forma eficaz, reuniões promovem colaboração e comunicação e deixa o pessoal motivado. Só que quando mal organizadas, tudo isso se perde, tendo efeito negativo, inclusive

Então com a ideia de melhorar a produtividade, pergunte-se se algumas de suas reuniões marcadas não podem causar perda de tempo. Dê uma olhada no seu próprio calendário. Vamos ver agora quais são os motivos que causam maior perda de tempo influenciadas por reuniões.

Seu calendário está cheio de reuniões.

É difícil encontrar tempo para entrar em um novo projeto quando lembretes de reuniões continuam surgindo a toda hora. Você quer gastar seu tempo com o trabalho que realmente importa, mas o seu Google Agenda está ditando seu dia. O que de certa forma é legal que você está bem organizado em termos de ter suas reuniões anotadas, mas isso com certeza poderá se tornar um gargalo em breve.

Minha regra de ouro é não ter mais que 3 horas do meu dia dedicado a reuniões. Eu já cheguei a ter o dia todo, de verdade, dedicado a reuniões quando eu tinha equipes maiores. E isso chegava a se arrastar por dias.

Por isso, cancele as reuniões desnecessárias. Tópicos complexos e sessões de brainstorming com certeza são ótimas quando conduzidas presencialmente, mas você pode se perguntar se não há uma outra maneira de transmitir a mesma ideia. Pode ser um email com suas ideias, uma reunião stand-up de 15 minutos (reuniões de pé, que forçam a brevidade) ou uma reunião remota de minutos onde o interessado em obter as ideias simplesmente coleta. Depois, a pessoa pode decidir se precisará de informação adicional;

Você pode também marcar blocos no seu dia nos quais você não deseja reunião. Acho que todos os softwares de calendário que eu já usei possuem essa função de você bloquear a agenda. Eu, por exemplo, sei que funciono melhor para reunião logo quando chego na empresa, cedo. Já o final do dia, minha participação e atenção caem muito.

Por isso, eu cheguei a ter bloqueada a minha agenda para reuniões em horários específicos. Eu já tive que inclusive bloquear meu horário de almoço porque estavam marcando reuniões 11h30, 12h30 e 13h. 

Não questionar as reuniões.

É o seguinte: chegará um momento que sua opinião é tão importante e sua contribuição é tão válida que todo mundo quer ter a sua participação. Com isso, você deixa os outros ditarem a sua contribuição para com a empresa.

Aprender a questionar o motivo da reunião, sua participação, o que é esperado e essas coisas é uma arte e vai te ajudar muito a você mesmo aumentar sua produtividade e alavancagem na empresa. Não hesite em apertar o “Rejeitar” nos convites. Ou de ir questionar o motivo. As chances são altíssimas que vai dar tudo certo.

Da mesma forma, pergunte-se se a reunião não está mais longa que o necessário. Imagine uma reunião simples para definir a decoração da recepção levar 2 horas. Ok, é um assunto importante, porque é a cara do seu negócio para seus clientes – mas será que isso deverá sobrepor todas as outras questões? Será que o custo oportunidade é tão alto assim de postergar um pouco essa decisão ou deixar do jeito que está?

Como diz o ditado popular: tempo é dinheiro. No seu caso, é desempenho também e sua performance na empresa. Já mencionei isso algumas vezes aqui nessa aula. É comum que nossos softwares de agenda sejam de 30 em 30 minutos, mas você não precisa usar necessariamente esse bloco de tempo. Questione a duração das reuniões. Como diz a lei de Parkinson: vamos ocupar o tempo alocado para a atividade, independente da quantidade de tempo e da atividade.

Reuniões que perdem foco.

Como já mencionamos brevemente antes, é muito comum de a reunião ser dispersada por alguma piada, comentário paralelo ou por entrarem em um tópico relacionado ao que está sendo discutido, mas que vai para outra direção.

Algumas sugestões para evitar que isso aconteça é ter um guardião do tempo para a reunião e deixar o objetivo daquele encontro à mostra, assim qualquer outra pessoa pode questionar.

Dando um exemplo rápido aqui: quando estávamos em um projeto que envolvia muita correria para a instalação de um LMS, ambiente de curso online, em dias no começo de 2020, eu era a pessoa que o tempo todo questionava se aquela reunião estava sendo realmente necessária. Claro, estávamos também aprendendo sobre reuniões remotas. Mas aquilo me deixava muito incomodado.

Claro, compartilhe a agenda com as outras pessoas, assim elas sabem mais ou menos o que esperar da reunião. Existem diversos modelos de agenda de reunião na internet e inclusive kits completos de como conduzir formatos específicos de reunião, como brainstorm, feedback e reuniões de atualização semanal.

Se você tiver interesse nesse conteúdo, comenta aqui que eu posso buscar os que eu achar mais útil e mais funcionais.

Por fim, eu recomendo fortemente o papel de uma pessoa para tomar notas. Dessa forma, além de garantir que aquela pessoa esteja prestando atenção, você gera uma relatório do que tem que ser feito pós-reunião e, claro, as decisões tomadas. Isso é especialmente importante para reuniões nos quais você espera que tarefas sejam criadas e a delegação delas aconteça.

Isso pode ser útil também para você fazer o follow up depois.

Conduzindo reuniões de forma mais eficiente.

Se você abrir o calendário de um chefe nos moldes tradicionais, verá que essa pessoa provavelmente possui muitas reuniões numa mesma semana. Talvez não o calendário que ele marca, mas a rotina real dele.

A maioria das agendas está lotada de convites para reuniões e, mais comum ainda, é o desejo dos liderados de que eles não perdessem tanto tempo assim. Pior na verdade é quando aquele sentimento de se sentir útil quando está em reunião, quando na verdade é uma cortina de fumaça.

Reuniões inúteis são comuns, mas não se preocupe. Se serve de algum consolo, você continuará enfrentando esse mal por algum tempo. Então não se desespere. Apenas agora que você sabe disso, tome um pouco o controle da sua vida como gestor e líder e melhore sua gestão de tempo. Siga os passos mencionados nessa aula para melhorar a sua saúde mental e cronológica, se é que posso usar esse termo. Melhor do que isso, só dois disso.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Vimos como você pode se preparar para uma reunião como um líder: rever se ela é necessária, definir uma agenda e ter horários de cada bloco.
  • Em seguida, entramos no tópico de como conduzir reuniões produtivas, com duas dicas bem sucintas: deixar claro o objetivo e o tempo da reunião.
  • Por fim, visitamos os principais erros de quem tem uma agenda cheia de reuniões e cuja participação é essencial. Isso é o caso sobretudo de lideranças.

Na próxima aula, sobre Triângulos Dramáticos,uma forma de conflito muito, muito comum de acontecer em equipes, como perceber que você está entrando em um e como desfazer um triângulo dramático que esteja se formando no seu time


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