Como delegar tarefas de forma eficaz com o modelo 5W2H

Como delegar tarefas de forma eficaz com o modelo 5W2H

Vamos falar sobre como delegar tarefas de forma eficaz logo após nossa aula de comunicação não por coincidência e vamos abordar aqui o modelo 5W2H. Afinal, você repassa tarefas se comunicando com as pessoas. Por isso é que se torna uma tarefa tão difícil. Pela minha experiência, uma grande parte dos erros vem justamente disso: comunicação ineficaz. 

Muitos líderes delegam tarefas que nem estão claras para eles mesmos – então obviamente, entre a codificação dos seus pensamentos e sentimentos e o que o receptor entende existirá muito ruído; ou simplesmente ele acaba fazendo com certa pressa, não tomando cuidado na elaboração da mensagem.

Delegar tarefas é a arte de conseguir declarar e entregar a responsabilidade pelo cumprimento de uma tarefa. Saber como fazer esse repasse, explicando quais são suas expectativas, será vital no seu papel enquanto gestor. 

Eu vejo dois erros muito comuns que líderes cometem depois de ver sobre como como delegar tarefas de forma eficaz. 1) Delegar tudo sem nenhum cuidado, porque acredita que líder não tem que fazer nada. 2) Por medo de perder controle e só delega as tarefas mais simples e que ele ou ela percebe como operacional demais.

Por que aprender como delegar de forma eficiente vai te ajudar?

Delegar tarefas com eficiência não é um exercício simples. A delegação de tarefas com sucesso requer esforço e um certo tempo para entender completamente os mecanismos e especialmente as vantagens que existem em praticar isso, mas também pro seu time como um todo.

Vamos ver aqui alguns benefícios de se delegar tarefas de forma eficaz. Eu vejo dois benefícios gerais: seus liderados se sentirão melhores e mais empoderados e você ganha em produtividade.

Seus liderados se sentirão muito melhores.

Somente ao delegar as tarefas bem é que poderemos focar no real propósito da nossa posição enquanto líderes e sermos o mais benéficos para a empresa. Você também conseguirá dedicar mais tempo de qualidade para seus membros. Eles e elas se sentirão envolvidos nos processos, sentindo-se empoderados e, assim, terão mais iniciativa de fazer sugestões de melhoria.

Uma boa parte do que permite com que pessoas sejam pró-ativas é se elas se sentirem envolvidas com o processo. Assim, você instiga um senso de responsabilidade na sua equipe, resultando num maior comprometimento, participação nas reuniões (e em todo o processo), além de aumentar a motivação. Hoje em dia, é perceptível como as pessoas querem se sentir cada vez mais participantes dos processos.

Aumento de produtividade:

No papel, seu tempo está muito bem alocado, certo? Você planeja sua rotina de uma maneira para ser eficiente e eficaz, tem uma visão dos projetos que estão rodando. Mas sabemos como é na vida real. É muito comum você se ver submerso em problemas e incômodos – que chegam de forma intrusiva. Quando vai ver, já não sabe direito o que está na sua pauta, o que é prioridade e, muito menos, o que sua equipe está fazendo com precisão.

Foque na sua prioridade. Sabia que prioridade é uma palavra que originalmente não tinha plural? Porque ela significava “por primeiro”. Não tem como você ter “prioridades”. O objetivo é que você gaste o menor tempo possível no que não é nem importante, nem urgente para você (veja Matriz de Eisenhower).

Você tem que pensar no conceito de Alavancagem – falo bastante disso no meu curso de Liderança. Você, enquanto líder, tem que focar no que causará maior impacto no seu trabalho. Logicamente, você fazer as vendas pela sua equipe trará resultados. Mas entre isso e você pensar numa estrutura de vendas de automações que economiza 10min por venda da sua equipe, fica claro qual trará mais impacto.

Via de regra trabalhar com sua equipe são as atividades de maior alavancagem. Show?

Quando você deverá delegar as tarefas?

Agora que você entende os dois benefícios de delegar, precisamos entender como saber quando delegar uma tarefa para um liderado. Vou dar algumas perguntas bem simples.

De forma direta, para definir se você pode e deve delegar uma tarefa, pergunte-se:

  • Se eu delegar essa tarefa a essa pessoa específica, isso vai me liberar para focar em tarefas mais essenciais e que trarão impactos mais importantes para a minha área?
  • Algum membro da minha área se sente confortável com esse tarefa que eu desejo repassar? Será que podem dar alguma perspectiva nova?
  • Ao delegar essa tarefa, será que isso ajudará meu liderado ou minha liderada a melhorar suas habilidades? Será que isso pode ajudar a dar mais momentum à minha equipe?
  • Delegando essa tarefa, a pessoa da minha equipe vai se sentir mais realizada ou consigo reforçar a missão da minha equipe?
  • Se eu delegar essa tarefa, será que consigo aproveitar para fazer com que minha equipe se sinta mais envolvida e encontre mais motivação?

Se você responder sim a duas ou mais com honestidade, você pode sim delegar essa tarefa!

Para que você pratique e melhore sua habilidade em delegar tarefas com eficiência, você pode começar com pequenas tarefas e pedidos nos quais você notar que há um entusiasmo por parte de algum membro ou da sua equipe. Pode ser o design de uma apresentação, implementar alguma mudança no sistema ou atender algum cliente específico. Conforme você vai adquirindo mais confiança (e eles também), você irá mover para delegar mais.

É bem comum, no começo de quem tá assumindo um cargo, querer executar muitas tarefas para sentir como é o trabalho. Julgo que isso seja importante – mas cuidado para não cair na falácia de se sentir inútil se não tiver fazendo o operacional. Muitos líderes de primeira viagem ainda carregam essa parâmetro de que só são úteis se estão executando tarefas diretamente ou resolvendo problemas dos seus liderados diretamente ligados às suas tarefas.

Usando o modelo 5W2H para aprender como delegar tarefas de forma eficaz e simples.

Provavelmente o modelo mais simples e mais conhecido de delegação de tarefas é o modelo 5W2H. Ele vem do inglês para as palavras: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) – How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?).

Ao responder essas perguntas quando explicar as tarefas, você pode ter a certeza de cobrir o básico daquele projeto. Você fala desde o que será feito e como você espera que isso seja executado, até o prazo da tarefa, pessoas envolvidas, lugar e orçamento.

Na prática, não tem como fugir muito de falar dessas áreas quando estiver explicando uma tarefa, só que muitas vezes acabando nos preocupando mais em falar sobre o quê, como e quando e nos esquecemos do resto. Bem, eu falo por mim aqui. 

O modelo 5W2H nos certifica e nos lembra de que o restante será coberto com uma checklist bem simples e direta ao ponto. Ele serve e é utilizado tanto por empresas grandes quanto por microempresas – não tem diferença. Inclusive, ele é ótimo quando você estiver com dúvidas sobre alguma tarefas, caso você tenha a impressão de estar esquecendo algo. Corra um 5W2H nela para verificar.

Por que aprender como delegar tarefas de forma eficaz é tão difícil?

O medo de delegar vem muito frequentemente do fato de o líder ter medo que o liderado falhe a tarefa. Lembre-se: como líder, sua responsabilidade que ele ou ela faça sua tarefa é completamente sua, delegando ou não.

Delegar, portanto, não vem sem um risco. Está contigo a mensuração da importância disso e de confiar a tarefa à pessoa certa, de uma maneira adequada e acompanhá-la, para minimizar qualquer risco de incapacidade ou competência suficiente. 

Eu já vi muitos líderes delegando a tarefa a seus liderados e não acompanhando mais, como se a responsabilidade deles tivesse acabado ali. Aí quando você pergunta o que aconteceu com a tarefa, a pessoa tem que ir até seu liderado e perguntar porque ele simplesmente não faz ideia do estágio que aquele projeto está – alegando que “está delegando”, como se isso significasse “não é de minha responsabilidade mais”.

Em adição ao medo da inabilidade de uma pessoa de desempenhar a tarefa tão bem quanto o líder, o gerente pode falar sobre falta de tempo, confiança ou desconforto induzido por um sentimento de que ele será visto como incompetente. Algumas pessoas até pensam que elas têm que fazer e controlar tudo para justificar suas posições. Cuidado com o excesso de responsabilidade, que podem levar à exaustão ou burnout.

Seu papel como líder é garantir que as tarefas sejam feitas e os resultados alcançados, e não fazer tudo. Delegar com eficiência, principalmente para líderes de primeira viagem, pode ser um exercício mais difícil mesmo no começo, mas será essencial para seu crescimento na carreira.

Algumas dicas finais de como delegar tarefas de forma eficaz, mesmo sem o modelo 5W2H:

É o seguinte: quando falamos de delegação de tarefas, comunicação é vital. O modelo 5W2H garante disso, mas você não precisa dele necessariamente. Delegar não é você falar de A a Z tudo que você pensa como a tarefa deva ser feita. Mas sim deixar a pessoa confiante de que ela tem tudo que precisa e é capaz de executar a tarefa, explicando muito bem o porquê da tarefa e o que tem que ser atingido para que você declare a tarefa como cumprida.

Usar frases como “se atingir esse resultado, eu ficarei muito satisfeito” é o ideal. Lembre-se: provavelmente o que importa é o resultado, e não tanto o como se chega lá. Claro, muitas vezes o como será tão importante, porque tem diversas situações que uma coisa específica precisa ser feita.

Então, sempre comece falando da tarefa dando o porquê. Por que essa tarefa está sendo feita? Quem que vai recebê-la, no sentido de quem é o “cliente” da tarefa? Toda tarefa tem um cliente. O que vai acontecer depois que a tarefa for concluída? Tudo isso ajuda a dar um pouco mais de contexto para a pessoa. Se ela entender quem vai utilizar os resultados da tarefa e como, fica mais fácil de ela se atentar aos resultados.

Dando mais contexto ao seu liderado para além do modelo 5W2H.

Explique também sobre prazos e condições. Você precisa que ela seja feita usando uma ferramenta x ou y? Até quando ela precisa ser cumprida? Existem prazos ou entregas intermediárias ou só o prazo final basta?

Obviamente, disponibilize as ferramentas. Conforme você vá explicando o como executar a tarefa, certifique-se que seu liderado tem as ferramentas necessárias para cumrpir seu trabalho – e os recursos necessários de maneira geral. Contato do fornecedor, como lidar com ele, como pagá-lo, a ferramenta de controle de tarefa, ERP, essas coisas. Será muito ruim se a pessoa que recebeu a tarefa chegar perto do prazo e perceber que algo vital está com acesso bloqueado ou que ele não tem uma peça da informação.

Deixe o seu liderado autônomo: se você está delegando, é porque você confia. Então, deixe agora a pessoa verdadeiramente responsável pela tarefa.Isso sim é sobre como delegar tarefas de forma eficaz. Deixar a pessoa à vontade não significa nunca mais perguntá-la sobre a tarefa, pelo contrário, você deverá acompanhá-la. O que não é acompanhado não é valorizado.

Se você não perguntar de vez em quando como a tarefa está, provavelmente ela será vista como uma tarefa que você não queria fazer você mesmo e você só largou ela para uma outra pessoa. Delegar não é largar, lembre-se disso. 

Delegar de maneira eficiente será uma das tarefas mais comuns suas como líder.

Para concluir essa lição, é essencial frisar a importância de se aprender a delegar. Você vai praticando isso ao longo do tempo, mas no final, você vai memorizando e internalizando repassar sempre pelo modelo 5W2H. Eu uso esse modelo o tempo todo porque é o mais básico e cobre tudo. 

Dando exemplo rápido aqui: algumas vezes, quando se tem mais tempo, eu executo a primeira vez a tarefa, para em seguida ver a pessoa fazendo e num terceiro momento, ela faz sozinha e eu vejo o trabalho final, até que ela consiga fazer por conta própria. 

Você não atua aqui como babá ou ditador, não precisa ser um ou outro. Mas sim um gestor e líder. E como líder é muito importante você pensar no que trará mais resultado para a empresa e como conciliar os interesses das pessoas envolvidas.  Melhor do que isso, só dois disso.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Vimos que delegar tarefas é a arte de conseguir declarar e entregar a responsabilidade pelo cumprimento de uma tarefa.
  • Aprendemos que delegar ajuda os liderados a se sentirem mais motivados e que isso vai aumentar a sua produtividade também, porque poderá se dedicar a tarefas de maior alavancagem. Geralmente, para sua equipe.
  • O modelo mais básico de como delegar tarefas de forma eficaz é com o modelo 5W2H: o quê, por quê, onde, quando, por quem, como e quanto custa.

Na próxima aula, Como conduzir reuniões, vamos falar sobre os tipos de reuniões e, claro, como você tem que se portar e se preparar para cada uma delas.


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Esse artigo é uma transcrição do conteúdo no YouTube, com algumas modificações para se encaixar no contexto de um artigo para leitura. Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas!

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