Como ser um bom líder: a rotina de um líder eficaz

Como ser um bom líder: a rotina de um líder eficaz

Vamos falar sobre como ser um bom líder eficaz, a liderança no dia a dia, qual a rotina de um líder: as três tarefas que você tem que fazer de forma repetida.

A rotina de um líder eficaz.

Eu acho que já perdi a conta de quantas vezes eu li artigos sobre hábitos matutinos dos líderes. Como eles acordam, arrumam a cama, o que comem no café da manhã ou mesmo aquele clube das 5 da manhã (5 am club, termo mais comum). Confesso que lá por 2015, do auge dos meus 23 anos, eu testei muita coisa porque eu queria realmente melhorar como pessoa. Quem não quer um caminho mais curto?

Só que uma coisa que eu percebi desses artigos: os que não eram escrito por pessoas novas como eu, eram escritos por pessoas tentando me vender produtos e links de afiliado. O que tá tudo bem, mas comecei a me perguntar: o que as pessoas mais experientes dizem sobre o que é a rotina de um líder eficaz, a liderança no dia a dia.

O foco desta aula será explorar como ser um bom líder, principalmente para líderes de primeira viagem, no que eles devem se focar em aprender agora que passarão mais tempo trabalhando. Ou seja, quais são as coisas mais comuns na rotina de um líder.

Entrando no tópico sobre como ser um bom líder.

Eu vou usar muito de um programa de especialização que eu fiz, ilustrando com histórias minhas. Então, não me tome como o professor que passou décadas estudando sobre liderança, porque definitivamente não é o meu caso. Eu ainda estou aprendendo. 

Quando eu estava desenhando o curso Meu Primeiro Cargo de Liderança, meu foco era muito grande em ensinar os conceitos de liderança cruciais que eu percebi que líderes precisavam, principalmente quando eles não vinham da escola da administração. Eu pesquisei bastante e cheguei a uma série de habilidades e tarefas – sério, a lista original continha mais de 50 atividades principais, sem contar as “sub-tarefas”.

Vamos mergulhar nesses conceitos.

Deixa que eu desenho:

Para conseguir condensar todas essas habilidades que compõem como ser um bom líder, eu usei o Princípio de Pareto. “Essencialmente, Pareto mostrou que aproximadamente 80% da terra na Itália pertencia a 20% da população. Pareto desenvolveu o princípio ao observar que, em seu jardim, 20% das vagens continham 80% das ervilhas”. Desde então, isso tem sido usado no mundo dos negócios para falar que 80% da sua receita vêm de 20% dos seus produtos. Ou que 20% das suas atividades causam 80% dos seus resultados.

Eu apliquei isso, de modo empírico, mas vendo o quanto as atividades se repetiam nessas listas, e coloquei: quais são 20% das atividades que ocupam 80% da rotina de um líder? Muito focado em ensinar novos líderes e terem mais confiança para suas semanas.

Em um artigo provavelmente anedótico no Linkedin, o autor menciona a regra de Pareto para várias atividades da liderança, que eu que bate muito com a minha percepção. Ele pega várias atividades de um líder e comenta como aplicar a regra de Pareto.

Para o autor, no processo de tomada de decisão, você pode reunir 80% das informações e tomar sua decisão em 20% do tempo alocado. Para novas ideias, 80% delas devem vir do seu time e 20% de você. Em comunicação, você deve gastar 80% ouvindo seu time e 20% falando com ele. Já em gestão de pessoas, evitar gastar 80% do seu tempo com os 20% que estão em baixa performance. Sobre produtividade, você deve gastar 80% do seu tempo com 20% do seu trabalho mais importante.

As duas tarefas críticas da rotina de um líder.

Agora, voltando a falar do programa de especialização da Universidade de Illinois, nos Estados Unidos, Liderança e Gestão Estratégica. Eles mencionam que existem duas tarefas críticas que tomam a rotina de um líder.

“Uma das tarefas críticas é tomar decisões. Líderes têm que decidir sobre para onde ir e têm que decidir como sobre como chegar lá. A outra tarefa crítica para líderes é implementar essas decisões”. Isso é dito numa das aulas do curso. Eles ainda mencionam que todo o processo de criar visão, metas e afins são processos de tomada de decisão. Portanto, líderes tomam decisões e implementam elas.

Ainda é mencionado que uma das maiores alavancas que um líder possui para facilitar seu trabalho é inclusão: incluir outros nos processos. Se você toma as decisões e as implementa, você não é um líder, é um operador. E pode ser que existam casos nos quais você tenha que fazer algumas coisas por conta própria.

“Nós podemos pensar nisso como participação, abrindo os canais de comunicação, pedindo que outras pessoas se envolvam nas decisões que os líderes têm que fazer. Isso imediatamente oferece dois tipos de benefícios: informação e motivação. Os benefícios de informação são o que pensamos como a cabeça da liderança eficaz. Motivação seria o coração da liderança eficaz. 

Os benefícios da inclusão é que os gestores frequentemente superestimam sua habilidade em tomar decisões sem o input de outros. Em alguns casos eles até temem que seja seu trabalho tomar decisões sem ajuda. Em outras palavras, pedir ajuda é visto como sinal de fraqueza. Mas inclusão fornece mais informação e mais informação significa melhores decisões”.

Vamos basear nossa aula de hoje nesses pontos para definir quais são as três tarefas de um líder que ocupam 80% da sua rotina. Ótima revisão. Tá desenhado, vamos para a prática.

A rotina de um líder eficaz é sobre trabalhar com pessoas.

É o seguinte: uma coisa que eu falo muito para meus liderados que são líderes, ou colegas, é que você não precisa tomar a decisão você mesmo. A sua responsabilidade é garantir que as coisas andem. Por isso, você pode delegar a responsabilidade de tomar a decisão a outros. Vamos falar sobre delegar tarefas na aula 7.

Um exercício para você rapidamente perceber sobre a necessidade de se trabalhar em equipe é ler a seguinte frase e procurar quantos S ela têm.

Se a Suíça cortasse queijos parmesão para distribuir entre seus iguais, quantos pedassos cada um teria?

Eu fiz esse teste em algumas turmas e as pessoas me responderam algo entre 9 e 14. E tem um ponto interessante, que sempre leva ao debate: os erros de português. A palavra “pedaço” é com c cedilha, mas está escrito com ss. Só que a tarefa era contar quantos S existe na frase, não corrigi-la. Se fosse pra corrigir, você corrigiria “queijos parmesão” para “queijos parmesões”? É isso que acontece num processo de decisão, quando você envolve mais de uma pessoa. Você entra num processo de discutir sobre os diferentes pontos de vista.

Claro, aqui estamos falando de erros de Português, o qual tem um manual. Mas e para coisas que não possuem um manual? 

As três atividades que compõem 80% da rotina de um líder eficaz.

Expandindo no conceito das duas tarefas do curso de liderança e usando o princípio de Pareto, existem três atividades que compõem a rotina de um líder. 

  1. Organizar as informações para um projeto claro.
  2. Instrumentalizar sua equipe para que ela possa trabalhar.
  3. Tomar decisões para melhorar performance.

Um líder eficaz deve garantir que as informações sobre o projeto, atividade ou meta estejam claras. Muitas partes da liderança no dia a dia é sobre comunicar às pessoas o que deve ser feito. Falaremos sobre comunicação eficaz mais pra frente.

Você também deverá garantir que sua equipe esteja preparada e capacitada para trabalhar nesses projetos e atividades. Se você tem uma pessoa trabalhando contigo e você sabe que ela não tem as ferramentas ou conhecimentos necessários, você será visto como líder relapso. Sempre que você delegar uma tarefa, uma das partes cruciais de saber se ela foi delegada de forma eficaz é coletar a informação se seu liderado se sente capaz de executá-la. 

Por fim, mas não menos importante, claro, o líder toma decisões para melhorar o desempenho da organização, do time ou das pessoas. Todas as decisões têm como objetivo melhorar o desempenho, nem que seja dando um passo pra trás, evitar de cair em buracos e afins.

Repare que, se confrontarmos essas três atividades com as duas tarefas críticas propostas anteriormente, vocês verão que não existe a parte da implementação. Pelo menos de maneira explícita. Você implementa os projetos ao organizar as informações, comunicá-las e ajudar sua equipe a fazer seu trabalho. Eu diluí nas atividades para conseguirmos tratá-las.

Vamos abordá-las uma por uma.

Organizar informações para um projeto claro.

No dia a dia da liderança, está implícita a necessidade de que o líder terá que reunir, organizar e distribuir as informações das e para as pessoas. Um líder eficaz faz isso com perguntas bem formuladas, se preocupando com a realização do objetivo para além do cumprimento da tarefa em si.

A gente vai falar em aulas seguintes sobre o processo de delegar tarefas, mas o seu papel aqui, na reunião de informações, é reunir todas as informações e organizá-las para passar para sua equipe  Você tem que entender muito da pauta do seu time, o que eles estão fazendo atualmente, e conciliar isso com as ambições para o futuro para entender o que existe hoje no prato.

Para a elaboração de um projeto eficiente, você terá que entender o cronograma, requisitos e gargalos do projeto. No dia a dia, o líder filtra essas informações e repassa da maneira mais otimizada possível, tudo aquilo que seus liderados precisam para fazerem seu trabalho. Será seu papel também captar o que eles já sabem, o que não sabem e do que precisam para executar o seu trabalho. 

Instrumentalizar sua equipe para que possa trabalhar.

Após entender os gargalos, como o líder consegue orquestrar a máquina para que dê certo? Um bom líder passa uma boa parte do seu tempo ajudando os seus liderados a executarem suas tarefas. Softwares, ferramentas, conhecimento e informações sobre o projeto, entre outros. 

Embora a instrumentalização não seja uma coisa em si que aconteça todos os dias, entra sim na rotina de um líder eficaz planejar e garantir a execução para que a ação aconteça no futuro. Um dos maiores erros que eu percebo na gestão de projetos é subestimar gargalos da execução das tarefas.

Dando exemplo rápido aqui: eu trabalhei com muitos lançamentos de novos produtos. Frequentemente, algum ajuste precisava ser feito ou uma nova ferramenta ser implementada. Era absurdamente comum as pessoas acharem que a nova ferramenta é fácil ou que eles vão pegá-la muito rápido. Só que chega na semana do projeto e descobríamos que precisamos entrar em contato com o suporte do software para resolver aquela questão. E isso matava qualquer otimismo de que iríamos cumprir os prazos.

Tomar decisões para melhorar performance.

Por fim, para entender como ser um bom líder tem que saber definir o caminho. Se você está no seu primeiro cargo de liderança, é provável que você terá muita assistência dos seus superiores, ou do seu líder, para tomar decisões. Conforme você adquire mais experiência e tempo de cargo, você vai tomar decisões mais complexas e difíceis, e será esperado isso.

Eu vejo dois erros muito comuns nos líderes de primeira viagem – erros que estão em lados opostos de um espectro. Ou a pessoa tem medo de tomar a decisão para não parecer autoritário e quer depender do consenso ou unanimidade. Ou a pessoa nem sequer ouve os outros porque acha que liderança é sobre tomar decisões por conta.

A solução, como você pode adivinhar, está no meio termo na maioria das vezes, mas você pode ir para qualquer um dos lados. Tudo vai depender da situação.

Você irá ter que tomar decisões de forma mais unilateral quando o cenário é mais emergencial ou volátil (ainda que talvez possa consultar as outras pessoas) ou optar pelo entendimento e consenso quando for algo que o engajamento de todos num nível mais pessoal seja crítico para o processo ou quando se há tempo.

Como ser um bom líder no dia a dia.

Esses três processos são muito bem aceitos no que tange a rotina de um líder. Não é fácil dominar esses conceitos e minha intenção nesta aula é delineá-los. Vamos nos aprofundar mais nas aulas seguintes. Só estamos começando.

Nesse curso gratuito de Liderança Eficaz, eu vou abordar essas três atividades, mas com um foco maior no que acontece nas suas primeiras duas, três semanas. O que acontece nos seus primeiros meses e uma descrição muito mais aprofundada você encontra dentro do curso Meu Primeiro Cargo de Liderança.

Maravilha? Melhor do que isso só dois disso!

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Vimos as três atividades que compõem 80% da rotina dos primeiros meses de um líder eficaz, baseado no Princípio de Pareto. Para aprender como ser um bom líder envolve organizar as informações dos projetos, instrumentalizar sua equipe para executá-los e tomar decisões para aumentar o desempenho.
  • Organizar as informações é sobre você reunir, organizar e distribuir as informações das e para as pessoas.
  • Instrumentalizar a equipe é orquestrar a máquina, ajudando os seus liderados a executarem suas tarefas.
  • Tomar decisões é a parte de decidir qual caminho seguir e como seguir nesse caminho, dada as perguntas que enfrentamos no dia a dia dos nossos trabalhos.

Na próxima aula, Estágios de formação de uma equipe, vamos abordar o ciclo que as equipes passam, como perceber as etapas e como acelerar o processo de criar uma equipe de alto desempenho. Spoiler: não envolve pular nenhuma das etapas.


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Conceito de liderança: o que é liderança

Conceito de liderança: o que é liderança

Bem-vindos ao curso gratuito Liderança eficaz, onde vemos o conceito de liderança. O que é liderança eficaz? Como ser um líder na prática? Qual é a rotina de um líder e como executá-la da maneira mais eficiente possível? Vamos cobrir neste curso os fundamentos de liderança que ocupam 80% da rotina de todos os gestores.

O conceito de liderança pra mim.

Dando exemplo rápido aqui: eu tenho um longo histórico com liderança. Por 4 anos eu participei da AIESEC, uma ONG que trabalha com desenvolvimento de liderança em jovens. Nessa época, eu vi muita teoria sobre o que é liderança, participei de treinamentos e assumi algumas posições de liderança. Vale ressaltar, claro, que era uma ONG e o trabalho era voluntário. Cheguei a ter uma equipe de 13 pessoas, inclusive com coordenadores.

Naquela época, de 2011 a 2014, se falava muito de trabalhar com o que se gosta; se você gostar do seu trabalho, não precisará trabalhar um só dia na vida, essas coisas. Eram tempos motivacionais, vamos dizer assim. Então o conceito de liderança pregado era muito participativo e servil – e eu acho ótimo falar disso.

Só que nesse meio tempo, trabalhei para pequenas e médias empresas, vendo sobre o que é liderança de maneiras muito diferentes. Vi desde aquele gestor distante, que só aparece pra dar ordem. Até uma líder que se preocupava um monte com seus funcionários e era super firme na cobrança. Também tive aquele líder que só perguntava como eu tava, sem cobrar prazos. E um caso muito especial daquele gestor que tava aprendendo a função, claramente não se sentia confortável nela, mas tava muito aberto a aprender.

No comecinho de 2020, eu criei um curso, chamado Meu Primeiro Cargo de Liderança, que foi muito bom o feedback do pessoal. São quase 10 horas de conteúdo, o curso mais longo que eu criei, só pra falar da rotina. Ele é muito completo e prático.

O que é liderança: ninguém nasce pronto.

É o seguinte: para mim, ninguém nasce sabendo ser líder e o que é liderança. Pelo que observei, aquelas pessoas que você percebe que têm mais naturalidade e sabem executar uma liderança eficaz, ou elas são muito boas mediando pessoas porque já passaram por muitos casos assim, mesmo que não em posições formais. Ou porque são pessoas muito confiantes e, então, conseguem dizer com clareza e firmeza o que precisa ser feito.

Ao longo desses anos, eu já contratei e treinei muita gente em seus primeiros cargos de liderança. Como as empresas nas quais eu trabalhei em posições de gerente não passaram de 50 funcionários, era muito comum a gente abrir posições de liderança para áreas novas e eu tinha que dar a instrução para as pessoas. Nessa última empresa que eu tava, saímos de 12 pessoas para 47 pessoas – a minha área foi quebrada em áreas menores várias vezes.

O que veremos neste curso de Liderança Eficaz:

As maiores dores que eu vi as pessoas enfrentarem é que elas começam a consumir muito conteúdo sobre liderança e gestão – só que existe muito, muito conteúdo mesmo, e não tem como você aplicar tudo na primeira semana, nem no primeiro mês. Por isso, pensei em criar algo que fale o que é liderança, focando no essencial.

Os líderes de primeira viagem geralmente são pessoas excelentes tecnicamente – excelentes atendentes, comerciais ou comunicadores, mas não entendem de gestão e se perdem muito na hora de conduzir reuniões, tomar decisões e participar da parte tática e estratégica da liderança.

Por isso, montei esse curso gratuito de Liderança Eficaz, uma série de 10 aulas, com três objetivos em mente:

  1. Ensinar quais são os 20% de conteúdo dos melhores cursos de liderança que ocupam 80% da sua rotina. Existe uma série de passos que você vai precisar executar, senão todo dia, toda semana.
  2. Conceitos de gestão e administração para que você consiga se sentir mais confiante tomando decisões e abrindo espaço para que sua liderança cause mudanças.
  3. Por último na lista, mas com certeza não o menos importante: como ser um líder que as pessoas gostem de trabalhar.

O que compõe a liderança? Vamos olhar rapidamente no que o mundo tá dizendo sobre o que torna uma liderança eficaz.

Deixa que eu desenho:

Vamos rever mais sobre conceito de liderança no que tange rotina na próxima aula, quero dar uma pincelada breve aqui.

Iniciando com uma pesquisa da Forbes Council, uma comunidade exclusiva da Forbes de homens e mulheres de negócio de sucesso. Para eles, são 16 as competências de um líder, mas eu destaco quatro aqui: Agilidade destemida, Respeito conquistado, Firmeza enquanto flexível e Inteligência cultural. Falo dessas porque são as que mais se destacam, já que as outras você encontra em outras listagens. Não deixe de ler o artigo completo na Forbes.

Uma outra pesquisa conduzida numa das faculdades de elite dos EUA envolvendo 20.000 executivos identificou 6 habilidades. Elas são: habilidade de antecipar, desafiar, interpretar, decidir, alinhar e aprender. Muito parecido com o ciclo PDCA que aprenderemos mais pra frente. Essa pesquisa foi publicada da Harvard Business Review em 2013.

Agora dois programas de especialização que eu fiz para revisitar as teorias sobre liderança para esse curso. O primeiro programa se chama Liderança Estratégica e Gestão, da Universidade de Illinois em Urbana-Champaign. Eles dividem a liderança em três momentos: decisão individual, decisão em grupo e gerenciar motivação. Vamos abordar essas tarefas na próxima aula.

Já o segundo programa, chamado Liderança Inspiracional, da Escola de Altos Estudos Comerciais de Paris ou HEC Paris, muito focado no sentido de liderança de relacionamentos e interação entre pessoas. Esse programa foca muito numa habilidade chamada Inteligência relacional, definida como a habilidade de conectar-se com os outros e estabelecer uma confiança mútua.

Esse curso de Liderança Eficaz vai beber muito dessas fontes. Vamos abordar essas habilidades e tarefas críticas dos líderes. Na última aula desse curso gratuito, vamos abordar as habilidades em maiores detalhes. Essa foi uma breve revisão na literatura. Tá desenhado, vamos para a prática.

Conceito de liderança: não existe essa de liderança ou gestor.

Antes de começarmos, eu gostaria de falar que tenho algumas visões talvez um pouco específicas sobre liderança. Eu não gosto de falar que líderes têm que ser fofos, que eles só existem para inspirar. Ou mesmo que líderes são seres superiores a gestores. Essas coisas. A maioria dos cursos que eu vejo coloca que, ou você é líder, ou você é gestor – como se você tivesse que se afastar de um para se tornar o outro.

Pra mim, liderança tem muito a ver com sua influência, mas não podemos descartar que tem muito a ver com seu cargo, sim. Se você tá numa posição de liderança, você tem sim influência por conta do poder que um título automaticamente emana. Não desconsidere isso.

Aprender sobre o conceito de liderança é saber desempenhar os dois papéis.

O seu papel na organização muda. Se você trabalhava como comercial, atendente ou programador, agora seus colegas deixam de ser seus pares. Será esperado de você outra postura. No curto prazo, você pode ser sim chefe de sua equipe e ser muito amigo deles. Mas isso vai afetar, sim, a sua tomada de decisões lá na frente. É inconsciente – isso se chama viés cognitivo. Você não pesa o futuro de um amigo da mesma maneira que você reflete sobre uma outra pessoa.

A menos que você planeje ficar no cargo por 6 meses, você tem que se tornar um gestor também.

Por isso, eu já bati nessa tecla antes de que não existe essa dicotomia entre líderes versus gestores. Embora eu entenda, sim, a intenção por trás desses posts: de descartar aquela ideia tradicional de líder autoritário e dar uma visão de que líderes podem conseguir resultados muito melhores engajando seus liderados com cultura, atividades sociais, empatia e essas coisas.

Só que eu vejo que isso acaba sendo distorcido que muitas pessoas começam a idealizar uma liderança que não tenha que gerenciar e controlar, no sentido administrativo da palavra, os seus liderados. E tem sim.

Conhecendo a estrutura do nosso curso gratuito Liderança Eficaz:

Maravilha! Agora vamos entender um pouco sobre como esse curso gratuito de Liderança Eficaz está formado.

Nessa primeira aula, quis definir algumas visões gerais sobre o que é liderança, o conceito de liderança e para qual lado estamos remando. Vamos falar sobre as coisas que você fará com mais frequência. Entender sua equipe e tomar decisões. Assim, na segunda aula, Rotina de um líder, vamos abordar as três tarefas mais repetitivas de um líder e dicas de como fazê-las bem, num panorama geral.

Na terceira aula, abordaremos o conceito de Estágios de formação de uma equipe. Essa teoria fala sobre quais são as etapas que toda equipe passa para até chegar à alta performance. Isso servirá como base para nossa quarta aula, onde falaremos sobre os maiores problemas da equipe: o que vai atrapalhar o seu sucesso.

Na quinta aula, vamos passar rapidamente pelo conceito de administração que acredito que seja a base para líderes: o ciclo de planejamento e execução de projetos, o ciclo PDCA. Isso é administração básica. Na sexta aula, abordaremos comunicação eficaz, maiores erros de comunicação entre líder e liderados e o Diagrama da Comunicação. Um modelo visual para você entender como pessoas interagem.

Na reta final desse curso gratuito, vamos abordar delegação de tarefas de maneiras eficiente, como conduzir reuniões e, por últimos, destrincharemos as habilidades dos líderes, finalizando com um modelo de autoavaliação da sua liderança.

Show? Eu estou mega empolgado para tê-los nessa jornada. Curto demais falar sobre pessoas e conceito de liderança. Eu comecei muito cedo, tive visões de diversas pessoas e caminhos diferentes e eu serei o mais honesto. Esse curso está recheado de exemplos e vivências minhas. Vai ser muito legal.

Se está no seu primeiro cargo de liderança, prestes a assumir sua primeira posição, esse curso vai ser uma caixa de ferramentas que você usará, te prometo, no seu primeiro dia. O curso também será ótimo para pessoas orgulhosas de suas trajetórias e que gostariam de dar um processo passo e se candidatar para um cargo de liderança 

Como dizemos em minha terra natal, melhor do que isso, só dois disso.


Agora que entendemos o básico do conceito de liderança, veremos na primeira aula, Rotina de um líder, as três tarefas principais de um líder, essas que ocupam 80% da sua rotina e que, se você dominá-las, vai se sobressair e se sentir mais confiante pro restante da sua jornada.


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Como delegar tarefas de forma eficaz com o modelo 5W2H

Como delegar tarefas de forma eficaz com o modelo 5W2H

Vamos falar sobre como delegar tarefas de forma eficaz logo após nossa aula de comunicação não por coincidência e vamos abordar aqui o modelo 5W2H. Afinal, você repassa tarefas se comunicando com as pessoas. Por isso é que se torna uma tarefa tão difícil. Pela minha experiência, uma grande parte dos erros vem justamente disso: comunicação ineficaz. 

Muitos líderes delegam tarefas que nem estão claras para eles mesmos – então obviamente, entre a codificação dos seus pensamentos e sentimentos e o que o receptor entende existirá muito ruído; ou simplesmente ele acaba fazendo com certa pressa, não tomando cuidado na elaboração da mensagem.

Delegar tarefas é a arte de conseguir declarar e entregar a responsabilidade pelo cumprimento de uma tarefa. Saber como fazer esse repasse, explicando quais são suas expectativas, será vital no seu papel enquanto gestor. 

Eu vejo dois erros muito comuns que líderes cometem depois de ver sobre como como delegar tarefas de forma eficaz. 1) Delegar tudo sem nenhum cuidado, porque acredita que líder não tem que fazer nada. 2) Por medo de perder controle e só delega as tarefas mais simples e que ele ou ela percebe como operacional demais.

Por que aprender como delegar de forma eficiente vai te ajudar?

Delegar tarefas com eficiência não é um exercício simples. A delegação de tarefas com sucesso requer esforço e um certo tempo para entender completamente os mecanismos e especialmente as vantagens que existem em praticar isso, mas também pro seu time como um todo.

Vamos ver aqui alguns benefícios de se delegar tarefas de forma eficaz. Eu vejo dois benefícios gerais: seus liderados se sentirão melhores e mais empoderados e você ganha em produtividade.

Seus liderados se sentirão muito melhores.

Somente ao delegar as tarefas bem é que poderemos focar no real propósito da nossa posição enquanto líderes e sermos o mais benéficos para a empresa. Você também conseguirá dedicar mais tempo de qualidade para seus membros. Eles e elas se sentirão envolvidos nos processos, sentindo-se empoderados e, assim, terão mais iniciativa de fazer sugestões de melhoria.

Uma boa parte do que permite com que pessoas sejam pró-ativas é se elas se sentirem envolvidas com o processo. Assim, você instiga um senso de responsabilidade na sua equipe, resultando num maior comprometimento, participação nas reuniões (e em todo o processo), além de aumentar a motivação. Hoje em dia, é perceptível como as pessoas querem se sentir cada vez mais participantes dos processos.

Aumento de produtividade:

No papel, seu tempo está muito bem alocado, certo? Você planeja sua rotina de uma maneira para ser eficiente e eficaz, tem uma visão dos projetos que estão rodando. Mas sabemos como é na vida real. É muito comum você se ver submerso em problemas e incômodos – que chegam de forma intrusiva. Quando vai ver, já não sabe direito o que está na sua pauta, o que é prioridade e, muito menos, o que sua equipe está fazendo com precisão.

Foque na sua prioridade. Sabia que prioridade é uma palavra que originalmente não tinha plural? Porque ela significava “por primeiro”. Não tem como você ter “prioridades”. O objetivo é que você gaste o menor tempo possível no que não é nem importante, nem urgente para você (veja Matriz de Eisenhower).

Você tem que pensar no conceito de Alavancagem – falo bastante disso no meu curso de Liderança. Você, enquanto líder, tem que focar no que causará maior impacto no seu trabalho. Logicamente, você fazer as vendas pela sua equipe trará resultados. Mas entre isso e você pensar numa estrutura de vendas de automações que economiza 10min por venda da sua equipe, fica claro qual trará mais impacto.

Via de regra trabalhar com sua equipe são as atividades de maior alavancagem. Show?

Quando você deverá delegar as tarefas?

Agora que você entende os dois benefícios de delegar, precisamos entender como saber quando delegar uma tarefa para um liderado. Vou dar algumas perguntas bem simples.

De forma direta, para definir se você pode e deve delegar uma tarefa, pergunte-se:

  • Se eu delegar essa tarefa a essa pessoa específica, isso vai me liberar para focar em tarefas mais essenciais e que trarão impactos mais importantes para a minha área?
  • Algum membro da minha área se sente confortável com esse tarefa que eu desejo repassar? Será que podem dar alguma perspectiva nova?
  • Ao delegar essa tarefa, será que isso ajudará meu liderado ou minha liderada a melhorar suas habilidades? Será que isso pode ajudar a dar mais momentum à minha equipe?
  • Delegando essa tarefa, a pessoa da minha equipe vai se sentir mais realizada ou consigo reforçar a missão da minha equipe?
  • Se eu delegar essa tarefa, será que consigo aproveitar para fazer com que minha equipe se sinta mais envolvida e encontre mais motivação?

Se você responder sim a duas ou mais com honestidade, você pode sim delegar essa tarefa!

Para que você pratique e melhore sua habilidade em delegar tarefas com eficiência, você pode começar com pequenas tarefas e pedidos nos quais você notar que há um entusiasmo por parte de algum membro ou da sua equipe. Pode ser o design de uma apresentação, implementar alguma mudança no sistema ou atender algum cliente específico. Conforme você vai adquirindo mais confiança (e eles também), você irá mover para delegar mais.

É bem comum, no começo de quem tá assumindo um cargo, querer executar muitas tarefas para sentir como é o trabalho. Julgo que isso seja importante – mas cuidado para não cair na falácia de se sentir inútil se não tiver fazendo o operacional. Muitos líderes de primeira viagem ainda carregam essa parâmetro de que só são úteis se estão executando tarefas diretamente ou resolvendo problemas dos seus liderados diretamente ligados às suas tarefas.

Usando o modelo 5W2H para aprender como delegar tarefas de forma eficaz e simples.

Provavelmente o modelo mais simples e mais conhecido de delegação de tarefas é o modelo 5W2H. Ele vem do inglês para as palavras: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) – How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?).

Ao responder essas perguntas quando explicar as tarefas, você pode ter a certeza de cobrir o básico daquele projeto. Você fala desde o que será feito e como você espera que isso seja executado, até o prazo da tarefa, pessoas envolvidas, lugar e orçamento.

Na prática, não tem como fugir muito de falar dessas áreas quando estiver explicando uma tarefa, só que muitas vezes acabando nos preocupando mais em falar sobre o quê, como e quando e nos esquecemos do resto. Bem, eu falo por mim aqui. 

O modelo 5W2H nos certifica e nos lembra de que o restante será coberto com uma checklist bem simples e direta ao ponto. Ele serve e é utilizado tanto por empresas grandes quanto por microempresas – não tem diferença. Inclusive, ele é ótimo quando você estiver com dúvidas sobre alguma tarefas, caso você tenha a impressão de estar esquecendo algo. Corra um 5W2H nela para verificar.

Por que aprender como delegar tarefas de forma eficaz é tão difícil?

O medo de delegar vem muito frequentemente do fato de o líder ter medo que o liderado falhe a tarefa. Lembre-se: como líder, sua responsabilidade que ele ou ela faça sua tarefa é completamente sua, delegando ou não.

Delegar, portanto, não vem sem um risco. Está contigo a mensuração da importância disso e de confiar a tarefa à pessoa certa, de uma maneira adequada e acompanhá-la, para minimizar qualquer risco de incapacidade ou competência suficiente. 

Eu já vi muitos líderes delegando a tarefa a seus liderados e não acompanhando mais, como se a responsabilidade deles tivesse acabado ali. Aí quando você pergunta o que aconteceu com a tarefa, a pessoa tem que ir até seu liderado e perguntar porque ele simplesmente não faz ideia do estágio que aquele projeto está – alegando que “está delegando”, como se isso significasse “não é de minha responsabilidade mais”.

Em adição ao medo da inabilidade de uma pessoa de desempenhar a tarefa tão bem quanto o líder, o gerente pode falar sobre falta de tempo, confiança ou desconforto induzido por um sentimento de que ele será visto como incompetente. Algumas pessoas até pensam que elas têm que fazer e controlar tudo para justificar suas posições. Cuidado com o excesso de responsabilidade, que podem levar à exaustão ou burnout.

Seu papel como líder é garantir que as tarefas sejam feitas e os resultados alcançados, e não fazer tudo. Delegar com eficiência, principalmente para líderes de primeira viagem, pode ser um exercício mais difícil mesmo no começo, mas será essencial para seu crescimento na carreira.

Algumas dicas finais de como delegar tarefas de forma eficaz, mesmo sem o modelo 5W2H:

É o seguinte: quando falamos de delegação de tarefas, comunicação é vital. O modelo 5W2H garante disso, mas você não precisa dele necessariamente. Delegar não é você falar de A a Z tudo que você pensa como a tarefa deva ser feita. Mas sim deixar a pessoa confiante de que ela tem tudo que precisa e é capaz de executar a tarefa, explicando muito bem o porquê da tarefa e o que tem que ser atingido para que você declare a tarefa como cumprida.

Usar frases como “se atingir esse resultado, eu ficarei muito satisfeito” é o ideal. Lembre-se: provavelmente o que importa é o resultado, e não tanto o como se chega lá. Claro, muitas vezes o como será tão importante, porque tem diversas situações que uma coisa específica precisa ser feita.

Então, sempre comece falando da tarefa dando o porquê. Por que essa tarefa está sendo feita? Quem que vai recebê-la, no sentido de quem é o “cliente” da tarefa? Toda tarefa tem um cliente. O que vai acontecer depois que a tarefa for concluída? Tudo isso ajuda a dar um pouco mais de contexto para a pessoa. Se ela entender quem vai utilizar os resultados da tarefa e como, fica mais fácil de ela se atentar aos resultados.

Dando mais contexto ao seu liderado para além do modelo 5W2H.

Explique também sobre prazos e condições. Você precisa que ela seja feita usando uma ferramenta x ou y? Até quando ela precisa ser cumprida? Existem prazos ou entregas intermediárias ou só o prazo final basta?

Obviamente, disponibilize as ferramentas. Conforme você vá explicando o como executar a tarefa, certifique-se que seu liderado tem as ferramentas necessárias para cumrpir seu trabalho – e os recursos necessários de maneira geral. Contato do fornecedor, como lidar com ele, como pagá-lo, a ferramenta de controle de tarefa, ERP, essas coisas. Será muito ruim se a pessoa que recebeu a tarefa chegar perto do prazo e perceber que algo vital está com acesso bloqueado ou que ele não tem uma peça da informação.

Deixe o seu liderado autônomo: se você está delegando, é porque você confia. Então, deixe agora a pessoa verdadeiramente responsável pela tarefa.Isso sim é sobre como delegar tarefas de forma eficaz. Deixar a pessoa à vontade não significa nunca mais perguntá-la sobre a tarefa, pelo contrário, você deverá acompanhá-la. O que não é acompanhado não é valorizado.

Se você não perguntar de vez em quando como a tarefa está, provavelmente ela será vista como uma tarefa que você não queria fazer você mesmo e você só largou ela para uma outra pessoa. Delegar não é largar, lembre-se disso. 

Delegar de maneira eficiente será uma das tarefas mais comuns suas como líder.

Para concluir essa lição, é essencial frisar a importância de se aprender a delegar. Você vai praticando isso ao longo do tempo, mas no final, você vai memorizando e internalizando repassar sempre pelo modelo 5W2H. Eu uso esse modelo o tempo todo porque é o mais básico e cobre tudo. 

Dando exemplo rápido aqui: algumas vezes, quando se tem mais tempo, eu executo a primeira vez a tarefa, para em seguida ver a pessoa fazendo e num terceiro momento, ela faz sozinha e eu vejo o trabalho final, até que ela consiga fazer por conta própria. 

Você não atua aqui como babá ou ditador, não precisa ser um ou outro. Mas sim um gestor e líder. E como líder é muito importante você pensar no que trará mais resultado para a empresa e como conciliar os interesses das pessoas envolvidas.  Melhor do que isso, só dois disso.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Vimos que delegar tarefas é a arte de conseguir declarar e entregar a responsabilidade pelo cumprimento de uma tarefa.
  • Aprendemos que delegar ajuda os liderados a se sentirem mais motivados e que isso vai aumentar a sua produtividade também, porque poderá se dedicar a tarefas de maior alavancagem. Geralmente, para sua equipe.
  • O modelo mais básico de como delegar tarefas de forma eficaz é com o modelo 5W2H: o quê, por quê, onde, quando, por quem, como e quanto custa.

Na próxima aula, Como conduzir reuniões, vamos falar sobre os tipos de reuniões e, claro, como você tem que se portar e se preparar para cada uma delas.


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Sempre olhe pros lados. Até o futuro!