Framework TARGET para eventos – identificando seus pontos fortes e fracos

Framework TARGET para eventos – identificando seus pontos fortes e fracos

Na aula anterior, eu mencionei sobre o framework TARGET e que existem seis áreas que fazem um evento ter sucesso: time, alvo, receitas & custos, gafes, espectadores e tempos & prazos. Esses seis tópicos formam o acrônimo TARGET, que é o assunto de hoje. Veremos quais são as áreas e em que ponto você tem que chegar nela para ter um evento de sucesso – e vamos preencher juntos.

Quando eu tava montando um novo curso de organização de eventos mais avançado, disponível em Inglês porque eu sou polyglotic, eu percebi que existiam vários tópicos que não são abordados pelos cursos tradicionais.

Fui olhar meus próprios treinamentos para minhas equipes e tava tudo lá. Então, o que você vai ver, e o que você encontra no meu curso de Ferramentas Práticas, é um compilado desses treinamentos que eu já passo pras pessoas que trabalham comigo e que funcionam na vida real.

Os pontos do framework TARGET.

Na aula anterior, falamos de Time e Alvo. Vamos falar sobre as outras brevemente agora.

Recapitulando Time. Aqui não é sobre ter um time completo para você organizar seu evento, mas mais importante é que cada pessoa, nem que seja uma ou duas, saiba exatamente as funções que exerce. Lembrando: uma pessoa pode ter um ou mais papéis (daqueles seis que mencionei na aula anterior).

Então, para você ranquear bem nessa posição, você precisa ter um time que saiba suas funções e quais seus objetivos. Você precisa definir o objetivo de cada pessoa no seu time, assim ele sabe se estará desempenhando bem sua função ou não.

O segundo ponto é o Alvo. TARGET, nome do framework, é uma palavra em inglês que significa Alvo, não coincidentemente. O único fator que fará seu evento ter sucesso é… lembre-se: você cumprir seu objetivo. Nada mais. Por isso, é muito importante você ter bem cravado qual é o objetivo do seu evento.

Em seguida, temos a Receita & Custo do seu evento, ou seja, montar o orçamento – a organização das suas receitas e gastos planejados. Se seu evento é bancado inteiramente pela empresa na qual você trabalha, você precisa fazer suas contratações – e o orçamento vem para formatar melhor as suas prioridades. Você não ter um orçamento bem definido pode tirar muito o brilho do sucesso do seu evento quando você extrapola o prejuízo.

Imagina ter que comprar água para 10.000 pessoas do nada? Não quero nem pensar.

Como quarto ponto, temos as Gafes, referindo-se ao plano de contingência e eventualidades para sua equipe de logística. Como não tem como eu definir uma estrutura logística que caiba para todo tipo de evento, mais fácil eu falar do que não deve acontecer em eventos.

Nenhum plano de contingência vai evitar que as coisas deem errado ou fujam do controle. Você precisa montar um plano de contingência e um manual de como funciona a logística do seu evento.

Em Espectadores, vamos falar de como lidar com o público – e para isso, um dispositivo que eu uso muito em meus eventos é ter uma equipe de gestão de público, que são funções para lidar com imprevistos, fazer atendimento, organizar seu público e afins.

Por último, falaremos de Tempo & Prazos, seu cronograma. Tem o cronograma simples, que é ok de se montar, mas muita gente se perde em estimar prazos e, pior ainda, até mesmo já vi com equipes de pessoas experientes, é não visualizar o que é crítico no seu projeto. Vamo entrar bem nesses detalhes.

Estrutura do framework TARGET:

Todo esse framework TARGET é focado em duas coisas: garantir que seu evento tenha sucesso (você atinja seu objetivo) e que você passe por pouco estresse, que é o causa 1 de pessoas não gostarem de trabalhar com eventos. Vamos resolver essas duas coisas.

Se você reparou, ele segue na direção anti-horária. Por quê? Porque eu sou aquariano e sou do contra? Não. Poderia ser, minha mãe diria que sim. Mas é porque não importa. Ele não é uma linha reta que você vai preencher, isso não funciona. Você começa por onde se sentir mais confortável.

Eu prefiro começar pelo Alvo, Tempo, depois Receita, por exemplo. Tem gente que vai optar pelo Time. Isso vai muito do seu contexto. Se você tá começando, segue a ordem mesmo. 

Como preencher o framework TARGET:

Ela funciona como um gráfico de radar, indo de 1 a 3. Para cada um dos pontos, existe uma frase que corresponde à sua situação atual. Não é um teste de conhecimento ou de habilidade, então não precisa se preocupar em ter nota máxima aqui. A ideia é você ter um retrato fiel do seu cenário atual.

Mesmo eu, sendo professor na área, opto em certos eventos por menos pontuações em alguns pontos por conveniência pra mim, ou porque confio na minha habilidade em improvisar. Eu não tô te preparando para prestar vestibular, mas sim para você ser um profissional competente, então não vou dizer pra você estudar pra conseguir nota máxima.

Se você não se encaixa em nenhuma frase, a sua pontuação é 0 para aquele atributo, show?

Acompanhe o vídeo para ver o framework sendo preenchido.

Interpretando o gráfico e os resultados:

Show, agora olhando os resultados do framework TARGET você tem uma perspectiva melhor de onde você deve trabalhar. Cada um desses pontos não diz muita coisa sozinho, mas pelo menos você está consciente onde que é um ponto falho. Mas para te ajudar mais, eu agrupei eles em três categorias:

Time + Alvo revelam se você está na direção certa. Um evento que tem objetivos bem definidos e um time alinhado está, pelo menos, apontado em uma mesma direção, num caminho positivo para seus objetivos. Não quer dizer ainda que vai dar certo ou que vocês tenham capacidade de chegar lá.

Os atributos de Espectadores + Gafes bem pontuados revelam a sua capacidade de execução, ou seja, de lidar com imprevistos, logística, pessoas, eventualidades que todo evento tem.

Conferindo sua pontuação:

Se você está na direção certa e tem uma capacidade de execução boa, as chances são grandes de seu evento dar certo. Agora, se você só tem capacidade de execução, não dá pra dizer que seu evento vai dar certo, porque no final, você conseguiu gerenciar bem seu público e garantiu que eles saiam gostando da experiência, mas não necessariamente você cumpriu com o seu objetivo.

Aqui está também um dos motivos pelos quais seu evento dará errado: desencontro de informações. Lembre-se disso.

Por último, temos a coesão do plano, identificado pelas pontuações em Receita e Tempo. Essa dimensão revela se seu trem tem chances de sair do trilho, mesmo que você esteja indo pra direção certa.

Uma pontuação baixa aqui vai causar muito estresse para seu time, você vai correr atrás de prazos que vão vencer (ou já vencidos), você não vai ter dinheiro para comprar as coisas (que provavelmente você deixou pra última hora), enfim… Aqui é onde causa muito estresse no pré-evento e onde está o segundo motivo pelo qual seu evento dará errado: não cumprir prazos.

Se você pontuar 0 em qualquer uma dessas três dimensões, você deve parar e resolver antes de organizar seu evento. Não tem muita opção.

Considerações finais de como usar o framework.

Esse framework vai te permitir fazer uma autoanálise de como você e sua equipe estão para começar a organizar seu evento. O legal de fazer ele em conjunto é que vocês começam a levantar pontos de atenção do plano de vocês e o que podem fazer para melhorar.

Na pior das hipóteses de pressa e numa situação na qual você não tem muita flexibilidade para implementar nenhum plano de ação, você pode fazer esse exercício em 5 minutos sozinho. Importante é fazê-lo para você estar consciente de quais são seus pontos fracos e onde que vai doer mais durante a produção do seu evento.

Vale lembrar também que é um TARGET por evento, e não é sobre a sua capacidade de organizar eventos, mas sim sobre a situação atual. Mesmo você tendo anos de experiência, você pode sim se deparar com um evento mal estruturado.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Conhecemos o framework TARGET e como ele ajuda você a fazer uma autoanálise de sua capacidade e quão preparado você está para organizar seu evento.
  • A gente preencheu juntos também para você ver como é (no vídeo).
  • Como lição de casa, deixei o material disponível para download e de graça, só você ir pegar o seu e baixar, show?

Acompanhe o curso gratuito no YouTube:

Esse artigo é uma transcrição do conteúdo no YouTube, com algumas modificações para se encaixar no contexto de um artigo para leitura. Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas!

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O que é um evento de sucesso?

O que é um evento de sucesso?

O que é um evento de sucesso?

Existe um motivo para um evento de sucesso acontecer e dois motivos para ele dar errado. Entenda melhor os escompnent de um evento bem-sucedido.

Definir um evento de sucesso tem que começar pela definição do que significa ser bem-sucedido. Sucesso é um termo muito genérico e muda dependendo do contexto, por isso não tem como eu te dar uma receita. Você vai precisar definir o que é sucesso pra você. Para um vendedor ou vendedora, um evento de sucesso pode ser uma palestra que transforma muitos participantes em compradores. Para o RH, quando colaboradores saem mais capacitados ou motivados de um treinamento. Já para o marketing, pode ser aquele live que capta muitos leads. Para um dona ou dono de negócio, é quando o evento divulga muito sua marca. Sucesso, quando eu era estagiário e tava organizando meu primeiro evento no qual a diretoria estaria presente, era simplesmente não fazer cagada. Um evento de sucesso vai ser inteiramente definido pelo objetivo que você tem. Isso eu não me canso de falar e eu bato muito nessa tecla. Por isso, antes de começar a planejar seu evento, comece a pensar sobre o que é sucesso pra você e/ou para sua empresa. Se você não souber onde quer chegar, nunca vai chegar lá.

Quais são os componentes de um evento de sucesso?

Com minha experiência de 10 anos, eu identifiquei seis áreas que aumentam, e muito, a chance de um evento ter sucesso. Elas cobrem muitas das áreas do planejamento de um evento, mas tem algumas coisas extras. Elas são: Time, Alvo, Receitas & Custos, Gafes, Espectadores, Tempos & prazos. Essas seis áreas, se bem planejadas, farão seu evento ter uma chance incrível de ter sucesso. Vamos cobrir mais delas na aula seguinte.

Montando seu time de sucesso para seu evento.

Vou falar hoje sobre Time e Alvo. Na próxima aula, vou falar sobre as outras áreas. Time. Você precisa ter pessoas no barco contigo que saibam para onde remar. Tem muitas pessoas que organizam eventos sozinhas ou mesmo com mais uma pessoa. Tudo bem, estamos juntos. Já passei muitas madrugadas preparando kit de boas-vindas e passando fio em crachá. Acontece que aqui você precisa saber quais funções você está assumindo e em quais momentos. Existem seis papéis dentro da organização de eventos no geral: gestor, logística, agenda, infra-estrutura, comunicação, vendas e financeiro. Esteja você sozinho ou com outras pessoas, é importante saber que esses papéis podem estar presentes. A questão aqui é você saber o objetivo de cada papel no seu evento e se planejar de acordo, saber como cada um deles contribui para o sucesso geral do evento.

Conhecendo cada um dos papéis:

Como gestor, você vai ser o responsável pelo projeto. Ele é quem garante que seu evento vai dar certo e que não vai dar errado. Já falamos disso em breve. Ele é responsável por garantir que as pessoas estejam com todas as informações – por conta disso, frequentemente, acaba sendo o líder, mas não é necessário. Eu mesmo já fui gestor do projeto, mas não tava na liderança. Comunicação, vendas e financeiro são as áreas mais claras. Elas são responsáveis, respectivamente, 1) por garantir que haja participantes e exposição de marca, 2) por garantir que haja receita e 3) por garantir que seu evento atinja a expectativa financeira, que você cumpra o cronograma – sim, seu objetivo financeiro pode ser que seu evento dê prejuízo também, principalmente quando estamos falando de um evento que é um investimento para conseguir alguma outra coisa. Isso me lembra de uma vez que eu esqueci de comprar água para um evento com 10.000 pessoas. Sim, isso aconteceu. Poderia ter usado a desculpa que tava economizando o orçamento para cumprir o objetivo financeiro. Teria sido uma boa saída. O papel do Logística é garantir que os materiais, recursos e pessoas se desloquem da forma mais eficiente possível. O papel do Agenda é trabalhar com a agenda e conteúdo dela, coordenando palestras, workshops, palestrantes, horário, etc. Por último, temos o papel do Infra-estrutura, que tem que garantir que haja lugar e equipamentos para realizar as atividades planejadas. Essa função também é quem coordena o relacionamento com o local do evento.

Definindo e distribuindo os papéis.

Repare que eu menciono tudo como se fossem “funções” ou “papéis”, porque raramente você vai ter uma pessoa com cada papel – frequentemente uma pessoa assume mais de um papel em equipes organizadoras menores. Se você vai organizar um evento sozinho, com certeza terá que fazer tudo isso. O famoso “eurganizador”. Se você é um eurganizador, comenta aqui. #TamoJunto. O importante aqui é que você saiba disso e defina objetivos para cada um dos seus papéis – estejam eles distribuídos em uma ou mais pessoas. Aí vocês saberão o momento certo de trocar de “chapéu”. Deixei nos materiais de referência dessa aula alguns modelos e exemplos de estrutura de times, organogramas, com objetivos de cada um. Baixe lá que é gratuito. Ou seja, tudo isso pra dizer: tenha objetivos para seu evento. Quando eu tava montando essa aula, eu também defini os objetivos dela. Você deve ter ouvido falar já sobre objetivos SMART. Neste momento, não vou entrar em muitos detalhes, você cria um evento que seja específico, mensurável, alcançável, realista e temporal. Coloca no Google que você vai saber o que é, Mário Alberto, sobre como montar objetivos SMART.

Por que seu evento vai dar errado?

Concluindo esse artigo, e uma das lições mais importantes desse curso, é que existem dois motivos pelos quais seu evento vai dar errado e um motivo apenas pelo qual seu evento dará certo. Os dois motivos pelos quais seu evento vai dar errado são: 1) não cumprir cronograma e 2) desencontro de informações. Um evento tem uma característica bem fundamental: ele tem uma data para ocorrer. Você não consegue postergá-lo. Se o fizer, é um novo evento, pois pode até mudar o contexto no qual ele se encaixa. Por isso, você tem que prestar muita, muita atenção em cumprir o cronograma. Na aula 6 falaremos sobre isso mais a fundo. Você precisa garantir que o cronograma seja cumprido – não todo ele, obviamente, porque tem partes que são mais flexíveis, mas existem partes que não são. A elas damos o nome de caminho crítico. Essa é uma série de prazos interdependentes que culminarão na entrega final do seu evento.

Organizando as informações do seu evento.

Já o desencontro de informações acontece porque um evento, apesar de ter planejamento, pode ver as suas circunstâncias mudarem, novas regras entrarem em jogo, tudo isso enquanto se está organizando. São raríssimas as oportunidades nas quais só se começa a organizar um evento quando tem tudo pronto: patrocinadores, palestrantes, materiais de comunicação, etc. Geralmente, você organizará o evento enquanto essas coisas estão se construindo, assim como as regras de logística para que tudo se encaixe. Não é incomum de a informação que uma pessoa detém ser alterada no meio do processo de organização. Quando isso acontecer, tem que ser garantido que todos recebam a nova informação – por meio de avisos informais ou formais, alteração em documentos da equipe e assim por diante. Essa é uma grande causa de perda de eficiência, pessoas trabalhando sob premissas erradas (ou defasadas) e estresse causado. Lembra que eu falei que o papel do gestor é garantir que seu evento não vai dar errado? Pois bem, o gestor controla o cronograma e organiza as informações. É dever do gestor garantir que você não caia nesses dois casos. Existem mecanismos para garantir isso e vamos discutindo eles ao longo do curso.

Por que você terá um evento de sucesso?

Agora, talvez um dos pontos mais importantes: por que seu evento vai dar certo? Existe apenas um motivo pelo qual seu evento vai dar certo e ele é: você atingiu o seu objetivo. É isso. Não será a satisfação do usuário, dinheiro arrecadado, exposição de marca, tudo acontecendo no prazo, água comprada, se nada disso for seu objetivo. O único motivo pelo qual seu evento vai dar certo é porque você cumpriu com o objetivo setado. Se você não definiu um, não tem como dizer que seu evento deu certo – ou pior, você vai dizer que foi um sucesso baseado numa premissa errada, como inclusive já aconteceu comigo. O primeiro passo que você deve dar com seu evento é definir o objetivo dele, show? Escreva uma linha geral o que é seu objetivo – ou podem ser uns três pontos, dependendo da complexidade do seu evento.
  • “Alcançar 5.000 de lucro”
  • “Que meus participantes aprendam sobre comunicação assertiva”
  • “Promover o produto para os participantes” ou mesmo “fazer lançamento do meu produto”
  • “10.000 pessoas visitando meu site e conhecendo minha marca”.
Enfim, são muitas as formas pelas quais um objetivo pode se dar e você só precisa definir o seu (ou da sua empresa). Você precisa definir o que é um evento de sucesso pra ti. Como dizemos em minha cidade natal: melhor do que isso, só dois disso.

Recapitulando o que vimos neste aula:

  • Existem seis áreas que garantem sucesso do seu evento, mas focamos hoje em duas: Time e Alvo.
  • Existem dois motivos pelos quais seu evento vai dar errado: não cumprir o cronograma e desencontro de informações.
  • Existe um motivo pelo qual seu evento vai dar certo e ele é cumprir seu objetivo.

Materiais do artigo:

Eventos de Sucesso: abertura do curso gratuito

Eventos de Sucesso: abertura do curso gratuito

Eventos de Sucesso: abertura do curso gratuito

Conheça o meu curso gratuito Eventos de Sucesso, uma série de aulas aqui e no YouTube sobre como planejar e organizar eventos que dão certo!

Salve, meus queridos, meu nome é Ivan Chagas e sou um organizador de eventos por paixão. Vou ensinar vocês sobre planejamento e organização de eventos: como fazer eventos de sucesso.

Se você tem interesse no tópico, não esqueça de conferir meu curso completo Planejamento e Organização de Eventos.

Quem sou eu?

Organizar eventos é muito massa – eu sou suspeito para falar porque foi assim que eu comecei a minha carreira profissional. Eu já organizava festas do meu colégio e pros meus amigos quando era adolescente – minha mãe que não gostava muito. Entrei na faculdade e fui logo pro Centro Acadêmico trabalhar com organização de eventos. Convidar palestrantes, promover o evento, comprar comida, organizar inscrições, tudo isso.

Amava passar madrugadas montando kits de boas-vindas e passando barbante em crachás.

É sério, eu gostava mesmo!

Passei mais dois anos organizando eventos nesse formato mais tradicional, chegando a organizar para 100, 200, 500, 1000 pessoas. Eventos com 8 workshops simultâneos, fazia captação de patrocínio, montando conceitos, criava o site do zero (eu já sabia programar nessa época).

Aí, em 2013, comecei a dar treinamento para pessoas que estavam entrando na área de organização de eventos. Foi aí que montei um guia (em inglês, que você pode encontrar nessa aula, na descrição, para referência) com dicas básicas de organização. Começou como um guia de 20 páginas, hoje tem 70 páginas de conteúdo. Essa apostila tá à venda na Amazon, mas para vocês é de graça.

Mas se quiser me fazer uma doação, me liga 😉 Eu não sei piscar.

Deixa que eu desenho:

Qual é a definição de eventos? Essa é uma pergunta capciosa, pois tem muitas, muitas definições.

Segundo o dicionário Michaelis, evento é “algo que acontece” e que se pode observar. Um evento pode ser um aparecimento de provável alternativa em determinado fenômeno probabilístico. É também um acontecimento planejado com lugar e hora determinados, que geralmente atrai grande público e cobertura da mídia, como uma festa, competição esportiva, espetáculo.

Tem uma pesquisa pela Universidade de Manchester que propõe que um evento é caracterizado pela sua raridade, o que não é exatamente o nosso foco aqui. Então, para definir se uma coisa é “um evento”, a gente devia se basear em cálculos probabilísticos”, sua frequência.

Ótimo, essas são ótimas definições de dicionários, ou apenas genéricas. O que faz sentido, mas eu quero algo mais específico, porque sabemos de quais eventos estamos falando.

Alguns critérios de eventos:

Uma definição mais completa vem de um estudo publicado no Journal of Management Studies. Eles propõem seis critérios para o que eles chamam, vou fazer uma tradução livre aqui, eventos de campo. Essa categoria é usada para descrever organizações de feiras, cerimônias de negócios, competições e afins. É isso que eu queria.

Os seis critérios são:

  1. Eventos reúnem em um local atores de diversos backgrounds profissionais, organizacionais e geográficos.
  2. A duração de eventos é limitada, normalmente indo de algumas horas a poucos dias.
  3. Eventos promovem oportunidades de interação cara a cara não-estruturada.
  4. Os eventos incluem atividades cerimoniais e dramatúrgicas.
  5. Eventos são ocasiões para troca de informação e criação de senso coletivo.
  6. Os eventos geram recursos sociais e reputacionais que podem ser usados em outro lugar e para outros propósitos.

No meu curso de organização de eventos, eu defino eventos como “um agrupamento especial e dedicado de pessoas ao redor de um tema em comum”. Quero dizer que as pessoas têm que estar juntas, não necessariamente no presencial, mas com um propósito, ou seja, eles querem estar lá. Isso deixa encontros acidentais e flash mobs. Assim, fica um pouco mais amplo que a outra definição, já que não é somente focado em ambientes profissionais ou corporativos.

Essa foi uma ótima revisão na literatura.

O que são eventos de sucesso?

Minha expertise é fazer eventos terem sucesso: gerenciar equipes para que não passem por estresse, eventos que convertam em vendas, planos de contingência, montar agenda e conteúdo, convidar palestrantes e patrocínio comercial.

Em 2016, eu abri minha própria empresa de eventos, que foi comprada depois. Desde então, atuo como gerente de operações, responsável por criar e gerenciar um portfólio de mais de 60 cursos e 5000 alunos/ano, entre online e presenciais, em Curitiba. Fui, até janeiro de 2020, responsável pelas equipes comercial e de atendimento também.

Esse curso é focado para profissionais que vão organizar um evento pela primeira vez e para quem não é da área de eventos, mas que precisa organizar eventos por trabalhar no RH, marketing, vendas ou para promover seu produto ou serviço; e também para pessoas que querem explorar opções de carreira como organizadores de eventos!

No final dessa série de 10 aulas, você aprenderá quais são os componentes de um evento de sucesso, os principais pontos de um planejamento de eventos e as melhores práticas de organização de eventos em algumas áreas. Show?

O que você vai aprender neste curso de eventos?

Um pouco sobre o conteúdo que você vai aprender:

É o seguinte: se você já trabalhou com organização de eventos, já deve ter sentido que, nos dias que antecedem seu grande momento, é quando tudo dá errado e a gente cansa pra caramba. Vamos acabar com isso focando no que realmente importa. Nas primeiras três aulas, você verá sobre os componentes de um evento de sucesso: ou seja, quais áreas você tem que focar para que seus eventos deem certo e você passe por pouco estresse e atinja seus objetivos

Tenho uma confissão: eu não sou uma pessoa muito detalhista, eu me sobressaio mais lidando com pessoas. Por isso, nas aulas 5 a 7, quando falaremos sobre logística, cronograma e orçamento, a parte mais técnica, digamos assim, eu vou dar três ferramentas incríveis que me ajudam e ajudam minhas equipes a se organizar direitinho, alcançar os prazos e cumprir nossos objetivos financeiros. Você já viu um orçamento sendo divertido de preencher? Nem eu, não é pra ser divertido mesmo, é um orçamento. Mas prometo que vai ficar mais fácil de você entender e de utilizar ele. Chega de montar planilha que você não quer ver – ou pior, montar uma planilha pra outra pessoa usar.

Nas aulas finais, vamos entrar na parte mais “experiencial”: o marketing do seu evento, experiência do seu público e, não poderia faltar: sobre você, quais habilidades que eu acredito que todo organizador de eventos deve possuir e como deslanchar sua carreira.

Show? Eu estou muito empolgado pra isso, falar de eventos é algo que eu sou apaixonado e educação é minha vocação. Como dizemos em minha cidade natal: melhor do que isso, só dois disso.

Vamos começar?

Na primeira aula, sobre O que faz um evento ter sucesso, vamos falar sobre as seis áreas de um evento, os 2 motivos que fazem um evento dar errado e o motivo que fará seu evento dar certo.

Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas! Deixe seu curtir nessa aula aqui se você acredita que esse curso poderá te ajudar a alcançar seus objetivos. Compartilhe com seus colegas de trabalho e profissão para que eles possam acompanhar também.

Não esqueça de baixar a minha apostila aqui, assim você pode ter visão geral do que envolve o planejamento de evento. O download é gratuito.

Sempre olhe pros lados. Até o futuro!

Como montar um orçamento de eventos: o melhor modelo

Como montar um orçamento de eventos: o melhor modelo

Como montar um orçamento de eventos: o melhor modelo

Entender o básico de orçamento de eventos é fundamental para o sucesso do seu evento. Veja aqui algumas dicas práticas e o modelo mais útil e prático!

É o seguinte: entender o básico de orçamento de eventos é fundamental para o sucesso do seu evento. Meu conselho é simples: planeje com antecedência, seja realista, se mantenha sempre com uma boa faixa de gordura no budget e implemente mecanismos de controle que funcionem pra você.

Se vocês lembrarem da nossa primeira aula, a de boas-vindas, eu mencionei que vocês veriam um orçamento divertido, certo? Bem, espero cumprir isso hoje com uma nova proposta de orçamento que eu venho ensinando e que tem me ajudado muito na hora de conduzir meus eventos: a chamada Escada do Orçamento.

Conheça o curso completo:

Curso de Organização de Planejamento de Eventos

Curso online com 3,5 horas de duração.

Esteja você começando a carreira de organização de eventos, queira se preparar para organizar um ou esteja a fim de entender mais como funciona, este curso vai te ensinar o básico sobre a conceitualização de eventos e o planejamento, cobrindo todos os aspectos mais importantes de eventos corporativos, como fóruns, palestras, workshops, feiras, congressos e seminários.

Como começar o orçamento do seu evento.

Desde o começo, tenha certeza de ter um orçamento realista com flexibilidade para tomada de decisões e contingências. Se você está fazendo um evento com fundos de terceiros ou patrocínio, não aborde o potencial patrocinador até você ter um orçamento claro em sua cabeça. Saiba: você precisará se convencer primeiro antes de convencer outros que seu evento é financeiramente viável.

O modelo mais tradicional de orçamento é aquele que você define os custos e receitas em três grandes categorias: pessimista, realista e otimista. O pessimismo, ou otimismo, vem da sua expectativa de receita – ou seja, se vai ser um evento mais pobre ou mais rico em termos financeiros.

Você estima os itens que vai precisar, estima os preços, faz a conta de quanto sai no total pelas unidades que vai precisar e, pronto, tem o orçamento.

O problema com o modelo atual de orçamento de eventos.

Só que eu não gosto muito desse modelo porque você tem que tomar uma decisão de a partir de qual orçamento você iniciará seu evento e raramente você inicia um evento com a mentalidade pessimista – se você começar, tem algo de errado, certo?

Por isso, ele não funciona muito. Se você começa seu evento com o orçamento otimista, você começa a contar que vai ter gastos que você só saberá lá na frente se poderá ter, por conta da receita. Além disso, ele não dá um senso de prioridades.

É o seguinte: quem já trabalhou como financeiro de um evento sabe que você, ou conta um pouco do seu conhecimento de negócios para tomar decisões, ou conta com o julgamento de quem tá solicitando aquela compra que a pessoa sabe o que é melhor.

Esse modelo de orçamento não tem prioridades definidas para você trabalhar em cima.

Um novo modelo de orçamento de eventos: Escada do Orçamento.

Pensando nisso, eu comecei a trabalhar com outro modelo de orçamento, que eu chamo de Escada do Orçamento para Eventos. Esse é um modelo que vai te ajudar, principalmente se você for mais iniciante, a definir prioridades e entender por onde você deve começar a pensar no seu orçamento e por onde deve começar a gastar.

Nesse modelo, ele tem a forma de uma escada, com três degraus, cada um representando um novo nível que você desbloqueia, justamente com a intenção de dar prioridade. Os níveis são: Básico, Espero e o Cereja do Bolo.

No nível Básico, você vai pensar na sua infraestrutura básica. Ele garante os 7 primeiros pontos da sua avaliação. O mais básico de infraestrutura, coisas que seu público vai reclamar se não tiver. Estamos falando aqui de cadeira, estandes, água, energia elétrica, etc.

O fato do seu público ter que passar 4 horas sentados no chão duro ou de pé vai levar sua avaliação para nota baixo. Não adianta você ter atração musical no meio do seu evento ou show pirotécnico sem ter isso.

 

 

Subindo na sua escada.

No nível Esperado, estamos falando do que é padrão na sua indústria para o seu público, ou seja, itens que sua audiência vai comentar sobre se não tiver, mas não vai reclamar. É aquilo que eles estão acostumados já sobre o que significa uma experiência de eventos e conforto.

Também se refere ao que eles já esperam dos seus eventos, principalmente se você tá cuidando de um evento que é recorrente. Não vão reclamar que não teve café no seu evento, mas vão colocar no formulário de avaliação “bem que podia ter café”.

Isso garante seus próximos 2 pontos na avaliação. Se você fizer o Básico e Esperado bem feito e a entrega do evento for muito bacana, você chega a um 10.

 

 

Adicionando a cereja do bolo.

Já no Cereja do Bolo, estamos falando de coisas extras, aquilo pelo qual seu evento será lembrado ou aquilo que dá um toque a mais – às vezes pode até ser imperceptível. Ou seja, ninguém vai comentar que você comprou laços de cetim cor de cereja para sua mesa de coffee break, mas vai dar uma sensação de harmonia, unidade e conforto na decoração geral do seu evento. Isso, que é supérfluo, entra aqui no Cereja do Bolo.

O Cereja do Bolo não precisa difícil ou caro, só não é o óbvio e muitas vezes tá no detalhe. Seu evento poderia facilmente ser organizado sem isso, mas a consistente presença desses detalhes é o que diferencia um bom organizador de um comum.

O problema é que muitas pessoas se perdem e pensam nisso por primeiro ou querem gastar seus esforços aqui – e eu entendo, é muito mais gostoso mesmo. Ninguém se diverte contratando cadeiras – mas foque no seu objetivo. Você precisa ter em mente o porquê está organizando um evento em primeiro lugar.

Nos materiais dessa aula, você encontrará um modelo no qual você poderá copiar para usar. Ele utilizar a Escada do Orçamento para você priorizar e possui até umas categorias para você pensar sobre seu evento. Show?

Usando a Escada do Orçamento de Eventos.

Vamos ver agora como trabalhar o modelo do orçamento. Esse vídeo é retirado do meu curso de Planejamento e Organização de Eventos.

Lembrando que o orçamento é basicamente a projeção de todas as entradas e saídas relacionadas ao desenvolvimento e entrega de seu evento. Para ajudar a gerenciar as finanças de seu evento de forma eficiente, é interessante ter um “orçamento ao vivo” do seu evento, ou seja, um lugar que você tenha em tempo real o status real dele.

Algumas dicas práticas de finanças.

Não tenha partes do seu budget espalhadas em arquivos e plataformas diferentes. Tenha um lugar central; se é sua primeira vez organizando um evento, pode ser uma planilha Excel ou Google Drive. E trabalhe com versionamento também. Você nunca vai planejar planos de contingência o suficiente; ainda assim, se esforce. Apresente seu orçamento de forma clara para que seja fácil de ser lido e interpretado. Mantenha marcações claras. Seja realista. Não inclua fontes de receita que sejam improváveis de acontecer. Cada e todo item das receitas e despesas deve estar anotado. Seja conservador com as entradas de vendas de ingressos. Quando entrar nesse mérito, certifique-se que você tem o número de ingressos que você tem que vender para atingir a receita esperada. É importante que você tenha registro do valor de qualquer parceria de permuta/in-kind. Tenha sempre um backup do seu budget, assim como registro de versões mais antigas (marcando elas assim). Show? Melhor do que isso, só dois disso mesmo.
  • Como montar seu orçamento seguindo a Escada da Marca
  • Vimos um guia sobre como usar o template de orçamento
  • Por fim, algumas dicas básicas sobre como preparar seu orçamento e considerações.
Na próxima aula, sobre como garantir a experiência do seu público, veremos o que é uma experiência de sucesso, o papel do seu time em garantir a experiência e como criar uma estrutura de evento para uma experiência marcante.

Materiais da aula:

Escada do Orçamento para Eventos