As 6 habilidades de um organizador de eventos

As 6 habilidades de um organizador de eventos

A lista de habilidades de um organizador de eventos é uma sem fim. Se você buscar na internet, vai encontrar muitas listas e diferentes entre si. Existe uma verdade por trás disso.

É o seguinte: um organizador de eventos é uma pessoa muito versátil, ou um polímata – você tem que entender de muita coisa, tanto para conseguir trabalhar com uma variedade de eventos e situações, tanto porque lida com pessoas e fornecedores de diferentes backgrounds (decoração, audiovisual, palestrantes, café, etc).

São quantas as habilidades de um organizador de eventos?

Não sei.

É por conta da característica de eventos: tudo tem que ser pra hora. Você não tá num evento, algo acontece e você pode entregar até semana que vem. Não, é no dia, na hora. A dificuldade de priorização vem justamente daí

Nesta aula então eu vou apresentar as seis habilidades de um organizador de eventos que eu visualizo que organizadores precisam ter. Vou entrar em muito mais habilidades comportamentais – apenas uma é técnica, porque se você entende mais de finanças, marketing ou logística vai depender do foco da sua carreira.

Deixa que eu desenho:

Houveram algumas tentativas na criação de um corpo de certificações para profissionais de evento. Mas a questão principal aqui é como organizar um grupo tão diversificado de indivíduos e categorias de eventos.

Uma pesquisa com 100 empresas de eventos relatou que a maioria dos profissionais da indústria de eventos tem formação superior, muitos com pós e mestrados e que variam de gestão esportiva a jornalismo, criminologia e antropologia, com uma tendência recente de gestão de negócios, marketing, pessoal e relações públicas.

Existe uma organização chamada Associação Internacional de Festivais e Eventos, ou IFEA, que oferece um programa executivo de eventos com certificado, que exige cinco anos de experiência remunerada na indústria, relacionada a eventos ou festivais, conclusão dos seminários da IFEA, publicações e apresentações e estudos de caso.

Eles desenvolveram uma base de conhecimento categorizada em 5 áreas de domínio, 49 tópicos e 230 áreas de conhecimento. É muita coisa! Essas áreas incluem: Processo estratégico de planejamento de eventos; Gestão de contratos e finanças; Gestão de instalações e serviços; Logística e Programa. Essa base de conhecimento é chamada de Event Management Book of Knowledge.

O EMBOK propõe cinco domínios: Design, Administração, Marketing, Operações e Risco. Esses domínios são divididos em fases, que já discutimos. Isso resulta em 35 habilidades de um organizador de eventos.

Foi realizada uma pesquisa com os 273 membros da Associação de Festivais e Eventos da Flórida, composta por gestores de eventos profissionais. Eles identificaram 91 habilidades de organizador de eventos como sendo, no mínimo, competências importantes de nível básico.

Então, sim, existem muitas habilidades, geralmente relacionadas aos aspectos técnicos da organização do evento. Minha opinião aqui terá um tom pessoal, mas também mais intimamente relacionado às habilidades pessoais. As cinco habilidades sociais são as que eu notei que ajudaram mais as pessoas ao meu redor. Vamos mergulhar nisso.

1. Organização pessoal para eventos.

Você precisa ser organizado e saber lidar com muita informação. Não significa necessariamente que você tem que entender da técnica 5S ou ser um exemplo de ser humano, acordando às 5h todo dia com sua listinha de tarefas prontas desde o domingo anterior. Não.

Você precisa ser capaz de lidar com as mais diferentes informações ao mesmo tempo, saber onde encontrá-las e não confundir documentos e informações. Lembre-se: a desorganização de informação é um dos dois motivos pelos quais seu evento dará errado. Evite isso.

Durante a semana que antecede seu evento e o dia ainda mais, você será demandado a mais diversa quantidade de informações. Você precisa ter todas essas informações em fácil acesso, de maneira organizada e conseguir manter vários arquivos atualizados. Essa será sua virtude.

Você pode desenvolver sua habilidade aprendendo, obviamente, conceitos de produtividade, entendendo como utilizar as ferramentas de forma apropriada e também de gestão pessoal.

2. Inteligência emocional: consciência das suas emoções.

Um evento consiste numa porrada de problemas em um curto período de tempo. Muita coisa vai dar errada no seu evento e geralmente vem junto com coisa boa também – tudo junto. Não bastasse isso, você tem que lidar com outras pessoas incomodadas com isso, colegas de equipe e participantes reclamando. E de repente vem um patrocinador e você tem que fingir que tá tudo bem.

Inteligência emocional é a capacidade de você conhecer o que afeta seu humor e de que maneira, reconhecer qual a sua situação atual e conseguir tomar decisões conscientes para que seu humor te auxilie em alcançar seu objetivos. Com certeza essa é uma habilidades de um organizador de eventos essencial.

Se você for uma pessoa normal, você terá muitos acontecimentos que podem causar variações que no seu humor, ainda mais se seu evento não está garantido faltando pouco tempo para o prazo. Aqui, temos duas preocupações.

A primeira é obviamente a sua sanidade mental. Quando eu morei em São Paulo em 2015 para organizar um festival para 15.000 pessoas foi quando eu tive duas realizações 1) que eu amava trabalhar com eventos e 2) que as pessoas em eventos tendem mesmo a ser meio fora da casinha e que eu não queria me tornar esse tipo de pessoa. 

Lá eu entrei em contato com muita gente que gritava, corria de um lado pro outro. Nunca trabalhei numa UTI, mas é como eu imagino que seja baseado em séries de hospitais como Greys Anatomy. Isso vai te prejudicar no longo prazo, na melhor das hipóteses. Você precisa se preservar. Claro, quando se é novo, é difícil entender isso, mas hoje eu com 23 anos já percebi que não queria viver assim

IE é chave como um das habilidades de um organizador de eventos.

A segunda preocupação em você desenvolver inteligência emocional é que você começa a afetar os outros negativamente. Se você tá se prejudicando e tá consciente com isso, tudo bem, é sua decisão. O problema começa quando você prejudica as pessoas ao seu redor. 

É o seguinte: pessoas impactadas negativamente pela situação com baixa inteligência emocional começam a ser grosseiras com as outras pessoas, irônicas e sarcásticas sem tom humorístico, se tornam passivo-agressivas na melhor das situações, quando não descaradamente ofensivas. Você vai acabar com sua organização, senso de equipes e cultura. Além do prazer de trabalhar, obviamente.

É complicado entrar no mérito de inteligência emocional brevemente, mas você pode iniciar sua jornada de autodescoberta listando quais são os gatilhos que mais prejudicam seu estado de espírito e fazendo uma auto-análise a partir daí dos seus motivos e valores. E então você começa a ficar mais consciente. Por último: faça terapia.

3. Resiliência: aguentando a pressão.

Muito relacionado com inteligência emocional, estamos falando da sua capacidade de lidar com problemas e situações adversas sem se deixar afetar. Quando você apanha muito da vida, em algum momento você “quebra”. Todo mundo tem um limite. Quando você passa dele, cada vez age de uma forma.

Algumas pessoas começam a ser estúpidas com as outras; algumas ficam quietas e se isolam; outras simplesmente travam. A sua reação vai ser diferente. Inteligência emocional te ajuda a perceber quando essa situação está se aproximando.

Uma pessoa resiliente tem esse limite mais longe, mais difícil de se alcançar. É aquela pessoa que, mesmo que muita coisa esteja dando errado, ela tá colocando energia no processo, trabalhando, não perdeu o ritmo.

A resiliência como uma das habilidades de um organizador de eventos.

Em eventos, existe a possibilidade de você passar por períodos difíceis, ainda mais em eventos grandes ou ousados. Pode chegar na semana do seu evento com 50% do público e aí você vai se colocar ao máximo para fazer dar certo, tentando coisas novas, quebrando a cabeça, trabalhando sem parar – dentro de um limite, óbvio, não quero enaltecer aqui o trabalho excessivo. 

Você vai desenvolver resiliência se, juntamente com sua jornada de inteligência emocional, você conseguir identificar quando está próximo do seu limite de quebra. Esse é um exercício que você vai passar com situações de alto estresse. Conforme essas situações forem acontecendo na sua vida, você vai aprendendo quais são seus gatilhos e, mais importante, você precisa identificar por que cada situação te afeta da maneira que te afeta.

Você tem um senso muito forte de justiça? Você preza pela privacidade? Pela propriedade? Pela novidade? Você quer que todos se sintam bem? Se sintam livres? Pertencentes? Você é mais pautado pela eficiência? Você tem um olhar mais aguçado para o cliente? Para a satisfação do participante?

Você precisa encontrar o que você valoriza na vida para identificar o que te afeta.

4. Habilidades interpessoais & negociação.

Não tem como você trabalhar muito tempo com eventos sem lidar com pessoas. Você até consegue numa escala menor trabalha na logística e parte técnica, mas para expandir e crescer na carreira, você precisa desenvolver habilidades interpessoais. E isso tem muito a ver com você não sentir que é perda de tempo lidar com pessoas.

Vou revelar uma coisa. Eu não sou uma pessoa que se abre muito fácil. Eu não consigo me conectar muito com as pessoas num nível, vamos dizer, mais pessoal. Quem trabalhou comigo sabe disso. Contudo, eu amo lidar com pessoas, quem me vê no dia-a-dia e quem me vê em eventos enxerga duas pessoas diferentes.

Por quê? Eu tenho muito foco no objetivo final, então eu sei que meu papel ali é entregar a experiência ideal para meus participantes e para meus clientes; e que eu preciso que minha equipe esteja bem para tudo isso acontecer. Então eu visualizo um propósito em tudo isso. No final do dia, mesmo num evento de 14 horas, como já aconteceu, eu saio muito renovado, cheio de energia (bem, cansado física e mentalmente), mas com meu propósito renovado.

Você não precisa ser uma pessoa gregária, super fofa (eu definitivamente não sou) e aquela que sai abraçando todo mundo. Mas você precisa tratar todos bem, saber lidar com as emoções delas e saber como você impacta a vida delas. Lembra que eu falei que inteligência emocional é sobre você identificar as suas emoções?

Tem uma habilidade que se chama percepção dos outros – que é sua capacidade de notar como o outro está agindo e como as diferentes situações a impactam. É um pouco diferente de empatia. É uma inteligência emocional sobre os outros, se me permitem a licença poética.

5. Referências – e não criatividade.

Em praticamente todos os blogs de organização de eventos você vai encontrar alguma seção de inspiração, artigos falando sobre criatividade e a capacidade de pensar em coisas diferentes. Eu já não acho tanto que todos os organizadores precisam ser necessariamente criativos, ou seja, possuir a capacidade de criar essas coisas legais.

Pra mim, você pode ter isso na equipe. Um organizador de eventos de sucesso precisa, contudo, ter referências, que talvez seja o passo número um para a criatividade. Show?

Você precisa ter fontes de inspiração, saber o que tem de novidade, saber novas maneiras de fazer as coisas, ver sobre tecnologia, participar de eventos, ler blogs sobre o assunto, fazer cursos pagos sobre organização de eventos.

Dessa forma, quando surgir um tema entre sua equipe, você pode dar a referência para as pessoas criativas e elas criarão a partir daí. Criatividade vem das suas referências e com você entrando em contato com áreas diferentes da suas. Não vou nem mencionar que você pode, sim, se tornar criativo, independente do seu background.

Então, comece a consumir mais conteúdo. Se mesmo assim você não tá tendo ideias boas pro seu evento, talvez você não esteja passando suas referências pro seu time ou não tem pessoas criativas nele.

6. Alfabetização técnica: lidando com tecnologia.

Por último, um organizador de eventos precisa ter o mínimo de alfabetização técnica. Você precisa entender sobre audiovisual minimamente, sobre elétrica, sobre softwares de eventos. Excel não vou nem comentar.

Tecnologia em marketing talvez e até entender como sites funcionam. Você precisa ter o mínimo disso para não ficar impotente.

Não significa que você precisa fazer tudo isso, mas somente a partir daí você consegue dar ordens e lidar com as pessoas técnicas nessas áreas. Você precisa saber o que pedir.

Por exemplo, como que a luz fica melhor no palco para iluminar o palestrante. Como o áudio funciona do microfone para caixas de som e para o computador da transmissão ao vivo. Ou mesmo  como que o ppt precisa ser transmitido do PC para o telão para a live. Tem muita coisa acontecendo.

Dessa forma, você vai se tornar mais completo e capaz de subir de carreira.

Carreira como organizador de eventos.

Falando um pouco de carreira, o mercado de eventos não é abundante em todas as cidades. Eu tenho um viés porque eu iniciei em Curitiba e tenho experiência em várias capitais. Nelas, eu já vi muita gente começando com trabalho voluntário, como centros acadêmicos, empresas juniores, AIESEC e outras ONGs. Sempre tem um começo.

Eu já assisti também pessoas começando na área de marketing de agências e assumindo a parte de eventos ou mesmo em empresas que promovem networking, já que eles fazem eventos todas as semanas. Quase sempre, você começa como assistente de eventos, auxiliando no dia da organização ou com trabalho de secretariado, fazendo reservas, cotações, orçamentos e afins.

Também você pode começar com freelas ou bicos, como credenciamento, anfitrião, promoter ou mesmo assistente de logística. Empresas mais tradicionais também podem ter uma área, geralmente pequena, de eventos – para treinamentos internos, eventos para a equipe, participação em feiras e afins.

Dicas para construção do seu currículo

Você tem que construir seu portfólio de eventos. Existem muitas oportunidades, como organizar eventos por conta própria. Existe licenças, como o TEDx ou Duolingo, que permite que você se candidate e organize o evento na sua cidade, não importando o tamanho.

Eu não quero defender a hype de trabalhar em São Paulo ou Rio de Janeiro, mas sabemos que os maiores eventos de vários setores acontecem nessas cidades, mas se você não tem interesse em trabalhar necessariamente nos grandes eventos, não deve ser uma preocupação. 

Além disso, um organizador de eventos não é avaliado pelo tamanho do seu evento, embora seja o que a maioria vai comentar quando se apresenta – inclusive eu mesmo faço isso, porque é uma maneira mais óbvia de demonstrar sua capacidade.

Mas na contratação, a empresa vai querer se você é capaz de organizar os eventos que eles precisam. Não adianta eu ter conhecimento de um festival de jazz para 15.000 e não saber organizar um evento educacional. Eles têm propósitos bem diferentes.

Mas eu sei tá. Me liga 😉

Show? Fez sentido? Eu não consigo dar muitas dicas de onde procurar vagas pensando em todas situações, mas procure por ONGs, trabalhos voluntários ou mesmo digite “vagas eventos”e o nome da sua cidade no Google e veja o que acha. Você também pode procurar pelos eventos que acontecem na sua cidade e ver quem está por trás.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Vimos as seis competências que eu acredito que todo organizador de eventos precisa ter e como desenvolver cada uma. Algumas dicas, pelo menos.
  • Falei também um pouco de carreira de eventos, algumas possibilidades para ti a partir de agora. Como dizemos em minha cidade natal, melhor do que isso, só dois disso.

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Fundamentos de marketing de eventos

Fundamentos de marketing de eventos

A primeira coisa quando entro no assunto de marketing de eventos que eu falo, durante minha aula de organização de eventos, é que existe uma coisa muito especial sobre isso, diferentemente de campanhas e ações promocionais: eventos têm uma data fixa para acontecer.

Um dos grandes gatilhos de evento que você deve considerar é o de urgência. Por mais que campanhas e ações promocionais também tenham, as pessoas têm a sensação de que elas podem mudar, podem acontecer de novo, mas eventos não. Uma marca de evento pode, sim, acontecer de novo, mas naquele formato não, com aquele conteúdo não. 

É o seguinte: faça com que as pessoas tenham vontade de participar seu evento porque ele vai acontecer agora e nunca mais. Esse é um dos princípios. Existem várias técnicas para aguçar o gatilho de urgência das pessoas. Tenha isso em mente.

Eventos geram muito buzz de mídia também. Então, se você fizer assessoria de imprensa, pode dar muito certo. Isso é principalmente verdade nos grandes centros, onde jornais gostam desse tipo de conteúdo. Confesso que eu já tentei fazer em cidades menores, mas não obtive o mesmo resultado sem pagar. 

Nesta aula, não vamos falar das ações de marketing, mas como planejar o seu marketing e o que considerar.

Os princípios de marketing de eventos.

Existe um modelo de planejamento de marketing que se chama os 4Ps do Marketing. Ele está bem descrito na apostila. Nele, você considera quatro dimensões para montar seu produto e o que considerar no seu marketing: produto, preço, praça e promoção.

Produto: que é o que seu evento oferece.

Que conteúdo ou agenda do evento existe que pode ser utilizado na promoção? Tem algum palestrante de renome?

O local do evento é atraente para as pessoas? É central? É algum local exótico ou turístico?

Qual é a experiência final do evento? Existem serviços adicionais que eu posso agregar para fazê-la melhor, como hospedagem em restaurante, desconto com corridas, atrações musicais, etc?

Existem ajustes que podem ser feitos no evento para fazê-lo mais apropriado para atrair o público que eu quero?

Preço: o custo de participação.

O valor do ingresso está equilibrado para o grupo alvo? O valor do evento justifica seu preço? Existe uma gama de valores disponíveis, de acordo com o interesse específico de segmentos do seu público?

É necessário ou faz sentido pacotes para grupos ou famílias? Existem custos adicionais vinculados à participação – hospedagem de hotel, viagens, estacionamento – que vão impactar na decisão final?

Praça: onde eu vou divulgar.

Onde meu público-alvo está? Como posso fazer a comunicação chegar lá? Qual é a faixa etária do meu público? Vou ter pontos de distribuição de ingressos? Onde eles acontecem? Quais são lojas parceiras?

Vou ter afiliados ou parceiros promovendo meu produto? Quem são eles? Eles conversam já com meu público? Eu tenho material para encaminhar para eles?

Promoção: dizendo as coisas certas para as pessoas certas

Comunique seu evento por meio de mensagens chave: para quem ele é, o que é especial sobre ele e por que é uma boa ideia ir; quando vai acontecer, onde vai acontecer. Toda comunicação de evento deve responder: o quê, por quê, quando, onde. Daria para adicionar um “quem”, se seu evento tiver palestrantes.

Quais canais de comunicação que meu público participa e quais eles confiam para ouvir uma mensagem de um evento do meu tipo?

No final, eu gosto de pensar também em conveniência, um evento precisa ser fácil de participar.

Para eventos com ingressos: existe uma rede de distribuição conveniente a quem estiver comprando? Você oferece diversos meios de pagamento? A agenda do evento, tanto duração quanto dia da semana, é apropriada ao seu público? É fácil de chegar ao seu evento?

Esses quatro pontos são os 4Ps do marketing. Eles dão as linhas gerais para você dar os primeiros passos com seu planejamento de marketing. Show?

Deixa que eu desenho:

O marketing de eventos e o marketing tradicional são bem parecidos. Mas a pesquisa concorda com isso? Analisando a literatura sobre marketing, em específico de eventos, pode nos ajudar a entender os possíveis fatores de sucesso ou queda que um evento pode encontrar.

Em seu livro “Viabilidade e desenvolvimento de eventos“, numa tradução livre, William O’Toole reitera o fato de que o marketing, quando planejado corretamente, melhorará a chance de o evento ser bem-sucedido. Ele diz que um plano de marketing bem pensado no início aumenta sua probabilidade de lotação do evento. Além disso, o marketing de eventos tem um forte efeito na percepção do público. Portanto, a segmentação do mercado é crucial.

O livro Marketing Digital: Estratégia, Implementação e Prática, que analisa sobre empresas usando marketing digital, destaca que os eventos devem estar atualizados com as últimas tendências da tecnologia. O que não é novidade, exatamente.

Existem muitas pesquisas relacionadas à experiência, os efeitos positivos na experiência do público-alvo pelo seu marketing e como envolver os participantes com o marketing. Como nosso objetivo é diferenciar o marketing de eventos do tradicional, explorarei mais minha experiência pessoal.

5 dicas práticas de marketing de eventos.

Como estamos falando de eventos, existem umas características extras que podemos pensar. Vamos falar agora especificamente de marketing para eventos.

Primeiro: estruture muito bem seu site. Evento é muito sobre oportunidade. Uma vez que uma pessoa entrou na sua página, viu sobre o que é seu evento, não se interessou e foi embora, as chances são incrivelmente pequenas de ela voltar. Não pense que você estará perdendo tempo fazendo isso. Pelo contrário, invista seu tempo com seriedade e dedicação montando o seu site.

Existem muitos templates na internet sobre o assunto e eu recomendo muito que você leia sobre o assunto. Você não precisa programar nada, tem muita ferramenta para você montar seu site sem entender de códigos e deixá-la bonita.

Só que você precisa entender que seu site precisa estar bem estruturado e funcionando para celular. Hoje em dia, é inaceitável que seu site seja feio. De verdade. Ele pode ser simples, como o meu, mas não feio.

Segundo ponto: aproveite-se dos seus palestrantes e do público envolvido no evento. Você, seus palestrantes, patrocinadores e expositores têm o mesmo objetivo: quem o máximo de pessoas lá para aumentar a visibilidade da sua marca. Mesmo que seu palestrante esteja sendo pago pela hora, não tem a mesma graça dar palestra para 20 pessoas.

Use esse objetivo comum como parte de sua estratégia de marketing.

Um plano de marketing de eventos é sobre canais e mensagem.

Crie conteúdo promovendo quem estará no seu evento. Cartazes, flyers, use o cargo deles, onde eles trabalham, conteúdo que eles já tenham publicado, peça para eles compartilharem em suas redes sociais, grave vídeos. Ao mesmo tempo, peça pro seu público compartilhar também. Para quem já comprou seu evento, agora é só pedir para eles convidarem conhecidos. Crie botões de compartilhar nas redes sociais.

Não esqueça de ajudá-los a compartilhar também. Crie imagens instagramáveis, textos, hashtags e conteúdos legais para isso.

Terceiro: use de diversos meios. Muito do que vejo na verdade é promoção de eventos sendo feita somente por redes sociais. Para você ganhar tração, demora meses, a não ser que você tenha feito algo de excepcionalmente brilhante. Mas eu não contaria com isso.

Tenha estratégia de blog, vídeo, mídia paga, imprensa, push notification, afiliados, email e por aí vai. Claro, quando for a hora de priorizar, você vai cortar algumas coisas. Mas pelo menos considere isso quando estiver montando seu planejamento.

Elabore a mensagem no seu plano de marketing.

Quarto ponto: Preocupe-se muito com a mensagem. Um erro muito comum que eu vejo as pessoas cometendo é montar o plano com cuidado, mas executá-lo sem cuidado. Você precisa construir cada mensagem com preocupação, carinho, entendendo quem vai ler e o que ele já sabe sobre seu evento.

É o seguinte: As pessoas assimilam o que é o seu evento por etapas. Primeiro, elas querem saber o que é seu evento. Depois, qual é o objetivo dele. Em seguida, qual é o conteúdo. Depois, elas relacionam aquele conteúdo com o que elas já possuem – diferencial. Por final, elas criam uma identificação.

Eu resumi brevemente um conceito chamado Escada da Marca.

Mas o que você não pode fazer é mandar uma mensagem “o evento X vai ser incrível, com os melhores palestrantes!”. Se essa mensagem chegar para uma pessoa que tá vendo seu evento pela primeira vez, ele se pergunta: Tá, legal, mas que evento que é, palestrante do quê?

É comparável agora a uma onda de anúncios que tenho visto no Facebook de, acho que devam ser, influenciadores digitais falando que o curso deles tá vendendo muito e que tá na última semana. Mas não falam o que é o curso e nem a área. Presumo que o anúncio deles era direcionado a seus seguidores ou pessoas que já visitaram a sua página.

Mas veja como isso gera uma confusão na cabeça do leitor e é gasto desnecessário para ele. Por isso, quando for fazer um mensagem, pense em entender em qual momento seu alvo está. Vá sempre presumindo que você tem que fazer a passos curtos, alimentando o seu público-alvo progressivamente, para que ele vá evoluindo nessa escada da marca.

Se vocês gostaram desse conceito, comentem aqui se querem que eu elabore melhor em como montar essa escada da marca.  Show?

Eventos é sobre buzz.

Por final, acho que estamos no quinto ponto: eventos têm a característica do buzz. Pense com antecedência sobre a estratégia de lançamento dele e também de últimos dias de inscrição.

Prepare o seu público para o lançamento e vá aquecendo sua lista, você pode até montar listas de pré-inscrições, com condições especiais. Tem um método que é bem famoso fora e dentro do Brasil, chamado fórmula de lançamento de produto, ou Product Launch Formula, criado pelo Jeff Walker, para estratégias de obviamente de lançamento de produtos. 

Isso tudo é para gerar hype pro seu evento antes mesmo de ele ser efetivamente lançado. Funciona muito bem, desde que você não use sempre as mesmas mensagens.

Também, pense em como você vai querer abordar os últimos momentos de inscrição. Se seu evento tá acabando, mudando de lote, já prepare com antecedência. Não faça de última hora ou de improviso uma mensagem “Lote acabando, garanta já o seu”, porque isso é fraco, preguiçoso e não aproveita tudo que encompassa a hype que seu evento gerou. Por isso, como no ponto anterior, foque na construção de mensagens bem elaboradas do ponto anterior.

Leve marketing de eventos a sério para o melhor resultado.

Planos de marketing de sucesso para eventos se dão com preparações bem pensadas e interligadas, de certa forma. Não é feito no improviso e no impulso. Você gastou tanto tempo pensando no que seu evento é, conteúdo, logística, e poucas pessoas estarão lá só porque você não gastou uns dias pensando numa estratégia de marketing bem formatada? Não, né.

Considere muito esses cinco pontos que eu falei e comece agora a montar seu plano de marketing! Como se diz em minha terra natal: melhor do que isso, só dois disso.

Na última aula, sobre as habilidades de um organizador de eventos, aprenderemos o que todo produtor de eventos deve ter, como desenvolver essas habilidades e sobre como construir uma carreira de sucesso.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • O que o marketing de eventos se diferencia do marketing tradicional. 
  • Quais são os 4 Ps do marketing: produto, praça, preço e promoção
  • Também vimos cinco pontos para você considerar quando estiver montando seu plano de marketing.
  • Logo, você perceberá que o marketing em si não muda muito em eventos, ainda assim utilizamos das mesmas ferramentas, mas temos que ter alguns cuidados especiais e tem algumas coisas que ganham mais peso em eventos.

Show?


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Esse artigo é uma transcrição do conteúdo no YouTube, com algumas modificações para se encaixar no contexto de um artigo para leitura. Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas!

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Sempre olhe pros lados. Até o futuro!

Experiência do público no evento e como garanti-la

Experiência do público no evento e como garanti-la

A experiência do público no evento tem 8 pontos baseados no que ele tá vivendo no conjunto com as outras pessoas e os outros 2 com momentos pequenos, seja individual ou com pessoas próximas. Toda vez que você barra ele de viver essas experiências e ele percebe, você perde pontos. Esses 10 pontos formam a avaliação dele sobre você.

Quando eu comecei a organizar eventos, o que eu mais me importava era com o meu objetivo de vender o produto após o evento e que meus eventos tivessem nota alta. Contudo, eu era, a ainda sou, muito mais uma pessoa de interação com o público do que de fato com o planejamento no detalhe. E era aí que eu tava pecando. 

No meu caso, por eu ser muito bom na experiência geral, eu ganhava fácil esses 8 pontos e muitas vezes um 9 na avaliação. Com o passar do tempo, fui entendendo que a experiência tem muito a ver com o que ele tá percebendo, incluindo nos momentos sozinho, não somente no auditório, com conteúdo.

O que é experiência do público no evento?

No meu curso de Atendimento, eu defino atendimento como “Atendimento é a sensação de serviço prestado“, dando a entender que a pessoa tem que sentir que você tá prestando um serviço para ela e que você se importa, para ela no final assimilar que “o atendimento dessa empresa é bom”. A mesma coisa com a experiência.

Quanto mais longa a imersão em um evento, maior será a percepção de qualidade da experiência.

É o seguinte: para um evento ter uma nota alta de qualidade, é importante que as pessoas não tenham sua experiência interrompida por perceberem que estão num evento. Existem situações que as pessoas estão acostumadas, como avisos ou breaks, e momentos de escolha que elas entendem que fazem parte da experiência, como comprar ingressos numa feira. Show?

Eu falo “estão acostumadas” porque, conforme o que é comum vai mudando, as expectativas delas e o que elas aceitam também vai mudando. Por exemplo, em eventos para público mais jovem, as pessoas aceitam muito mais colocar crachá, credenciamento, escrever o nome, encontrar o nome na lista, essas coisas. Já para um público mais refinado, eles querem que esse processo seja muito rápido – com muito menos tolerância.

Não se esqueça de voltar à aula sobre o que é um evento de sucesso para uma definição de sucesso na indústria. Hora de mergulhar a fundo neste tópico.

Deixa que eu desenho:

É incrível a diversidade de pesquisa sobre feedback do público e satisfação. É um campo amplo, especialmente pela diversidade de categorias de eventos.

Essa preocupação com a experiência do público no evento não é exatamente nova, eu mesmo tenho participado desse debate desde que comecei trabalhar profissionalmente com eventos em 2012. Tem até um artigo super grande chamado “Bem-vindo à economia da experiência”, em tradução livre, por Joseph Pine, que vamos cobrir mais tarde. Mas também, a mídia e diversas empresas têm colocado mais peso no assunto. Consumidores estão demandando por novidade e valor agregado, especialmente nesse mercado competitivo que é eventos.

Um artigo publicado no Jornal Internacional do Setor de Marketing Sem fins Lucrativos e Voluntários, tem um ponto quando fala que produtores devem pedir por feedback, porque envolver o público no processo pode ser percebido como parte da própria experiência.

Outro artigo, publicado no Jornal Internacional de Gestão de Evento e Festival, corrobora que captação e análise do feedback do público em tempo real dá insights para produtores e promoters de eventos.

Tem muitas maneiras de abordar esse assunto.

Uma pesquisa conduzida pela Universidade de Tilburg, na Holanda, encontrou quatro características marcantes de eventos: são inerentemente pessoais e subjetivas; responsivos ao propósito claro ao público; também são vinculados ao tempo e espaço; e significantes ao visitante.

Outro artigo, convenientemente intitulado “Empoderando públicos para mensurar qualidade“, uma revisão na literatura, cita diretora de música do ballet australiano “A energia é incrivelmente dependente do que tá vindo do público. Eu não acredito que a plateia está ciente do impacto que eles têm na performance”.

Essa revisão é focada nas performances artísticas, mas eu achei bem interessante. Eles revisaram artigos sobre feedback da plateia e apontaram quatro indicadores específicos da experiência do público. Esses fatores contribuem para a avaliação do público sobre a qualidade de uma performance.

Eles são Conhecimento, Risco, Autenticidade e Engajamento coletivo. Conhecimento é sobre o entendimento do público sobre o tópico que estão assistindo. Risco é a ansiedade vinculada à possibilidade de ganho ou perda ao participar do evento. Engajamento coletivo é como os indivíduos notam a percepção geral da plateia, se está engajada com a performance e com os outros. Autenticidade é mais relacionada à arte em si, sobre uma “forma de verdade dentro do evento”.

Um artigo, da Université Savoie Mont Blanc, da França, lista algumas características do espaço que podem impactar a experiência do seu público, o que é um ponto de vista interessante. 

O local pode ter um impacto direto na experiência devido à sua estrutura funcional, dimensão estética, dimensão escapista ou sua dimensão de interação social.

Houve uma pesquisa realizada na Irlanda em vários eventos para avaliar o que o público valoriza nos eventos para sua avaliação. A relevância pessoal foi classificada como extremamente importante. Tanto o “engajamento” quanto a “surpresa” foram igualmente classificados como um pouco importantes. Por outro lado, aprendizado e novidade resultaram como nada importantes

Os fatores com impacto negativo na experiência do público no evento foram superlotação e ruído, tempo de espera e condições climáticas.

Por fim, talvez um dos artigos mais influentes da minha experiência, “Bem-vindo à economia da experiência“, em tradução livre, publicado na Harvard Business Review, por Joseph Pine. Infelizmente não achei uma versão em português.

Há muito a ser tirado disso, por isso sugiro fortemente a leitura. Show?

No geral, Joseph afirma que as empresas criam uma experiência quando se envolvem com os clientes de maneira pessoal e memorável. Ele distingue a economia da experiência das outras “economias” por oito atributos. E que podemos projetar experiências usando cinco abordagens em nosso plano. Vou extrair muito das observações do Joseph nesta lição.

Essas cinco abordagens são: crie um tema na experiência; Harmonize as impressões com indicações positivas; Eliminar sinais negativos; Misture recordações; e Envolva todos os cinco sentidos.

O que afeta a experiência do seu público negativamente.

O seu papel enquanto organizador de eventos é pensar em como deixar a experiência mais fluída, com o menor número de interrupções, ou que elas sejam mais suaves, e que o seu público passe mais tempo aproveitando do que percebendo “oh, eu estou num evento”.

É como assistir um filme. Toda vez que você percebe que está assistindo um filme, seja porque de repente o filme parou para carregar por causa de internet instável, ou porque alguém te ligou, ou porque você tá pensando “nossa, esse filme é muito longo”, ou porque você precisa pausar e voltar porque não entendeu alguma parte – tudo isso é chamado de quebra de imersão.

No final, não importa muito se as coisas deram errado no seu evento ou saíram como planejado – claro que se muito disso acontecer, você vai ter mais dificuldade em lidar com as situações – o que importa mesmo é o que seu público tem acesso: se eles não perceberem que as coisas tão “erradas” não vai ter nada de errado.

Por isso que me incomoda tanto quando palestrantes falam “ah, eu tô atrasado com o tempo, vou correr aqui” ou “era pra ter um slide aqui sobre X, mas não sei o que aconteceu” ou “não vai dar tempo para falar tudo que eu tenho pra falar no tempo”, porque isso deixa explícito para a plateia o que tem de errado, sendo que eles nem estavam cientes.

Tem muita coisa que os organizadores também fazem de errado, como correr, pedir desculpas pra plateia de algo que eles nem notaram ou fazer aglomeração em torno de algo que está fora do planejado, chamando atenção.

Como evitar que a experiência do público no evento seja interrompida.

Por isso, existem alguns mecanismos que você pode pôr em prática para não promover essa quebra, ou fazê-la de maneira sutil no seu evento.

O primeiro ponto: é normal ter transições no seu evento, avisos e situações de “protocolo”. Na experiência, é melhor agrupar os avisos, apresentar de alguma forma mais lúdica e criar distrações.

Por exemplo, o credenciamento não precisa ser tedioso. Faça um check-in por senha num hall com atividades e as pessoas são chamadas. Tenha interação entre os convidados. Tenha zona instagramáveis pras pessoas passarem tempo. Tenha música, barulho, sociabilidade. 

Para os avisos feitos no palco, tenho duas indicações: ou você trabalha juntando os avisos em um momento conveniente, principalmente próximo do momento que ele é relevante, ou faça de alguma forma lúdica.

Eu já experimentei vários formatos: fazer vários avisos ao longo de uma sessão, juntar um monólogo de instruções, dar uma folhinha pras pessoas, imprimir no verso do crachá, avisar no credenciamento, etc. 

O que mais mostrou resultados na experiência do público no evento é quando eu fazia sessões descontraídas para passar os avisos – ou seja, o próprio aviso no palco se tornava parte do conteúdo. Ajuda na retenção da informação, eles não tem essa quebra de experiência e segue o fluxo de maneira fluída.

Existem muitas dicas de ideias que você pode implementar no seu evento, mas no final você tem sempre que entender sua realidade, o que você se sente confortável fazendo e como seu público vai reagir.

Criando uma equipe de gestão de público:

Outro mecanismo que você pode ter é pessoas na equipe com funções específicas. Eu gosto de ter um dedo-duro, um suporte a pessoas e um corre. Vou explicar essas funções.

O papel do dedo-duro é ser um controle de qualidade. Ele tem um olhar ao detalhe, sabe como tudo deveria estar (de acordo com o planejamento) e tem senso crítico para saber se algo está errado. A função dele é reportar erros. Ele não deve ser identificado porque ele não deve ser buscado pelo público para resolver situações.

Como ele tem uma função só para durante o dia, eu geralmente tenho essa pessoa trabalhando em outras funções antes do evento, assim você não se preocupa em montar uma equipe gigantesca. Tem certas funções que não têm trabalho durante o dia mesmo.

A segunda função é a de atendimento ao público. Essa é uma pessoa relacional, devidamente identificada e que todo o público pode ir conversar para relatar algum problema ou tirar dúvidas. Ela recolhe essas situações e repassa para o dedo-duro. Dessa forma, os dois sabem sempre o que tá acontecendo, até para que o atendimento consiga repassar a situação para o público.

Às vezes uma pessoa do evento pode chegar e comunicar que tá tendo um vazamento de água – se os dois tiverem uma boa comunicação, o Atendimento vai responder “estamos cientes e o pessoal da manutenção do prédio está a caminho”.

A terceira função é o “faz-tudo”, geralmente um líbero – ele age para encaminhar as situações apontadas ou mesmo resolvê-las. Ele também não está identificado para não ter acesso ao público. Se tem um vazamento, usando o exemplo anterior, o dedo-duro vai sugerir o curso de ação para ele, que vai até a administração do prédio para solicitar uma pessoa da manutenção, ou ele vai ligar para um encanador, ou ele mesmo conserta.

Levando sua equipe ao sucesso:

Essa diferenciação é importante porque o dedo-duro tem que estar presente para fazer uma lista de prioridades. Obviamente, o dedo-duro pode tomar certas ações também. Se o lixo está cheio, ele pode muito bem resolver. Agora, a maior diferença entre o corre e o dedo-duro é para situações que demandam um tempo de dedicação ou, como o nome sugere, um deslocamento grande. 

Pode parecer muita gente e, se você pensar no fluxo de informação atendimento para o dedo-duro, dele para o corre, pode soar burocrático. E de fato é, se você tá organizando um evento para 200 pessoas ou menos – a partir disso, eu já recomendo pensar nessa estrutura.

É o seguinte: não precisa ter pessoas dedicadas a isso para eventos menores que 500 pessoas. Você pode ter o anfitrião, credenciamento, os vendedores, todos atuando em tempo parcial, como dedo-duro, por exemplo. Nesses casos, minha recomendação é que o repasse de informação seja feito pelo Atendimento.

Maximizando a experiência do seu público.

Veja, o que eu quero que você saia dessa aula é sabendo que o importante é manter seu público focado no evento, sem perceber que incidentes aconteceram. Se acontecer algo na frente, trate como se não fosse nada (salvo se for algo grave, óbvio) e siga em frente. Com o tempo, você vai adquirindo mais essa capacidade de improvisação. Como falamos em minha cidade natal: melhor do que isso, só dois disso.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • O que é experiência do público no evento
  • Como nós, como organizadores de eventos, podemos influenciá-la para além do planejamento e conteúdo em si
  • Papéis e funções que podemos colocar durante o evento para melhorar a experiência do nosso público

Show?


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Como montar um cronograma para eventos

Como montar um cronograma para eventos

Um cronograma para eventos é o planejamento das suas atividades quando colocadas um prazo que vão chegar no seu planejamento final. Quando você tem um cronograma, você sabe quando cada tarefa tem que ser cumprida, no modelo mais básico.

Montar um cronograma é essencial para qualquer projeto para você ser mais eficiente na sua alocação de trabalho e recursos e você não conta somente com sua memória. Além disso, ter um cronograma vai te ajudar a priorizar, porque durante a organizações de evento, muitas ideias surgem e é importante colocá-las em perspectivas: o que deve ser feito, o que deve ser postergado e o que não será feito de nenhuma forma.

Montar um cronograma é uma maneira mais objetiva de você conseguir tomar essas decisões, porque você vai ter clareza do estado do seu evento e o que está pendente ainda.

Como montar um cronograma para eventos pela primeira vez:

Tem alguns modelos de cronograma para eventos nos quais você coloca também o tempo de duração da tarefa, ou seja, se temos o prazo de término e o tempo de duração, agora temos a data de início. Isso é ótimo para você se orientar sobre quando você deve iniciar a trabalhar.

Tem tarefas que você demora mais, outras que demoram menos. Natural. Quando você faz essa construção básica, você começa a ter ideia de atividades simultâneas também, a sua carga de atividade (workload, em inglês). 

Usualmente, quanto mais próximo do evento, maior será sua carga de trabalho, porque tem várias atividades que você só pode ou só vai querer começar quando seu evento estiver próximo e/ou 100% confirmado que vai acontecer. Isso aumenta a carga de estresse.

Por isso que eu falo que montar um cronograma te ajuda, além de tudo, diminuir o cansaço da sua equipe, porque reduz a ansiedade de estar sempre esquecendo algo. É muito comum durante a organização do evento, você estar com aquela sensação de estar esquecendo algo. Ter tirado um tempo de qualidade para planejar um cronograma para eventos te ajudará a reduzir essa sensação.

Dando o primeiro passo:

Existem diversas formas de se montar um cronograma, se você tem um gestor de projetos que vai te acompanhar, é importante você verificar com ele quais são suas preferências, ainda mais em termos de como ele gosta de acompanhar.

Se você é o gestor, você vai querer definir um método de acompanhamento de tarefas e repassar para sua equipe, assim eles sabem o que esperar.

Tem gente que gosta que o cronograma para eventos seja atualizado em tempo real, outros que não se importam de que seja atualizado somente na reunião; tem gente que gosta de um campo de anotações, outras pessoas que só ouvir de você tá ok; mas também tem gente que gosta de trabalhar com definições de prioridades, outros não se importam. Enfim… isso varia muito de gestor para gestor. O importante é ser acordado.

Como você pode ver, existem várias maneiras de se montar um cronograma para eventos. Vou explicar aqui o que é mais comum de se ver e alguns exemplos. 

Modelos de cronograma para eventos:

O modelo mais básico é a listagem de tarefa após tarefa com a sua data de conclusão. Esse é o modelo mais simples, que a grande maioria das listas to-do fazem. Se você buscar por “lista de tarefas app” no Google vai encontrar uma variedade que faça isso.

Praticamente todas os cronogramas começam como uma lista ou planilha de Excel. Agora, vamos adicionando colunas para aumentar a complexidade, de acordo com o tipo de informações que precisamos. Até o software da Microsoft de gestão de projetos tem a aparência de uma planilha.

Como mencionei, você pode ter a data de início e o tempo de duração, dessa forma, você estará apto a construir um Diagrama de Gantt. Essa é uma representação visual do seu cronograma, na qual você conseguirá visualizar a cadência de atividades. 

Em seguida, podemos adicionar a coluna de responsável e prioridade. Isso é essencial quando se tem uma equipe que passe de duas pessoas. Na real, se tem duas pessoas, você já vai querer deixar claro as responsabilidades, mas entendo que é mais comum utilizar assim quando tem mais pessoas. Dessa forma, as pessoas conseguem facilmente acessar as suas tarefas.

Ferramentas de projetos, como Asana, permitem que você facilmente acessem as suas tarefas e filtrar pelas suas numa lista enorme.

Definindo prioridades:

Prioridade é quando você define o que é importante, urgente ou baixa prioridade. É importante você entrar num critério do que cada grau de importância significa.

Por exemplo, num trabalho que eu tive, urgente significava que tinha que ser feito nas próximas 48hs. Importante significava que tinha que ser feito em uma semana. Se você cumpria todas as suas atividades não-importantes e não fazia as importantes, existia o questionamento.

Num outro trabalho, importante significava o foco da semana. Urgente era que seria a primeira coisa a ser feita após sair da reunião e precisava da resolução naquela semana. Portanto, o que era importante deveria andar naquela semana, mas não se esperava a conclusão.

Obviamente, você pode ter um campo sobre a situação da tarefa: se está em andamento, se está pendente de terceiros, se está concluída, se está inativa – ou não foi iniciada ainda. Enfim, você pode criar sua terminologia para determinar o status da sua atividade. Isso vai ser importante quando você quiser saber o que está em progresso atualmente ou não.

Entendendo tarefas dependentes:

Um conceito que geralmente as pessoas têm dificuldade é com tarefas dependentes, ou seja, atividades que dependem de outra para ser iniciada ou concluída. Imagina que você tem que ter vendas de patrocínio no seu evento. Você só pode começar as vendas se você tiver a listagem de de empresas a serem abordadas, certo? Isso é uma dependência.

Você não consegue começar a vender enquanto não tiver a lista de empresas para ligar. Ao mesmo tempo, você não pode ligar pras empresas se não tiver a proposta terminada, ou ter as cotas de patrocínio definida. Ou seja, a tarefa “Vendas” é dependente de duas tarefas: lista de prospectos e apresentação de patrocínio pronta.

Pensar em todas as atividades dependentes uma das outras é uma excelente maneira de você ter tarefas menores bem elencadas e definidas, assim cria-se um fluxo de trabalho melhor também. Isso é ótimo para a gestão do projeto.

Muitos softwares de gestão de tarefas e projetos, em vez de colocar tarefas dependentes uma das outras, colocam subtarefas. O que dá no mesmo, de certa forma, para fins práticos. Contudo, isso não impede de você ter subtarefas e tarefas interdependentes no mesmo projeto, em seu cronograma para eventos.

Lembrando que as dependências de tarefas podem ser relativas à conclusão ou início da tarefa. Por exemplo, você pode iniciar as vendas sem ter a apresentação de patrocínio pronta, mas você, obviamente, não pode enviar a proposta sem tê-la pronta. Portanto, a tarefa “Vendas” tem sua conclusão dependente da tarefa “confecção da proposta de patrocínio”, mas não seu início. Mas aí eu tô entrando numa complexidade maior.

Conceitos finais para suas tarefas:

Outros dois conceitos que você pode considerar incluir é sobre custo da tarefa e tempo dedicado. Ou seja, quanto a tarefa pode custar para ser concluída e quanto tempo você, de fato, trabalhou nela, em horas, respectivamente.

Show, agora você tem os campos mais comuns. Acredito que isso é o básico que você precisa ter de cronogramas para iniciarmos e montar estruturas de gestão minimamente suficientes para gerenciar sua equipe.

Deixa que eu desenho:

Revisando um pouco da literatura sobre planejamento e gestão de eventos, encontramos diversos modelos que dividem a produção em diferentes etapas e fases num cronograma de eventos.

O Donald Getz, professor na Universidade de Calgary e editor do Event Management and  International Journal, publicou um livro chamado “Estudos em Eventos: teoria, pesquisa e políticas para eventos planejados“, em tradução livre. O livro conta, “eventos por definição têm um começo e um fim. Eles são um fenômeno temporal e, com planejamento, o cronograma é geralmente planejado em detalhe e publicado com antecedência”. 

Para que possamos escolher o melhor modelo de planejamento, você deve definir qual tipo de evento quer organizar. Tem muitas maneiras pelas quais você pode categorizar um evento. Ruth Dowson e David Bassett, em 2015, dividiram de acordo com o tamanho: eventos locais, eventos maiores, eventos culturais ou mega eventos. Não vou entrar em detalhes aqui.

Você também pode organizá-los pela sua frequência, geografia ou setor. Em uma tentativa de criar um índice, talvez, uma pesquisa chamada “Events Design and Experience” criou uma tipologia de eventos: de negócios e corporativas; relacionados a causas e de arrecadação de fundos; exibições, exposições e feiras; entretenimento e de lazer; festivais; governamentais e cívicos; eventos culturais; eventos de marketing; convenções e encontros; eventos sociais; e finalmente eventos esportivos.

Tem um site, chamado Event Management Book of Knowledge, EMBOK, ou Guia do Conjunto de Conhecimentos de Gestão de Eventos, que tenta consolidar a indústria de eventos numa série de procedimentos suportados por pesquisa. Nós vamos discuti-lo mais a fundo na última aula. Eles dividem o cronograma em cinco fases: iniciação, planejamento, implementação, evento e fechamento Durante cada fase, o time desempenha diferentes tarefas. As fases Evento e Fechamento podem ser vistas como parte da Implementação.

Um dos modelos conhecidos, de Ian Yeoman, identifica quatro etapas gerais do desenvolvimento de evento: decisão, planejamento detalhado, implementação e avaliação. Esse modelo de planejamento pode ser adaptados para se encaixar no formato de qualquer evento – esses eventos podem ser sociais, como casamentos e graduaçòes, até funerais e festas de aniversários.

Essa foi uma revisão na literatura. Agora, vamos voltar à aula.

Dividindo seu evento em etapas:

Com a estrutura de tarefas, você pode dividir seu evento em etapas. Por exemplo, os mais comuns são Planejamento, Preparo, Pré-Produção, Organização e Pós-produção. 

Com essas etapas e o que significa cada uma delas para seu evento, seu papel é agrupar as tarefas, “categorizando” de acordo com o momento. Planejamento é a etapa na qual você define os objetivos do seu evento e requisitos para que ele aconteça. Preparo é o momento no qual você cria os materiais e cronograma.

Pré-produção é tudo que acontece antes de você estruturar a logística e entrega do evento. Organização é o dia em si e quando você já está montando seu evento, local e conteúdo. Pós-produção é tudo que acontece após o seu evento. Isso tudo de maneira grosseira e simplificada.

Conhecendo o conceito de Stage-gates:

Um conceito que eu gostaria de repassar para você agora é o de Stage-gates. Essa é uma técnica ou modelo no qual você tem momentos de pausa para avaliação da qualidade ou eficácia das entregáveis do seu projeto, permitindo ou não que ele vá para frente. Ou seja, você só vai de Planejamento para Preparo se atingiu certas expectativas. O Stage-gates cria um checkpoint para você avaliar “ok, eu cumpri o mínimo de qualidade e entrega nessa etapa para eu avançar?”. 

No guia dessa técnica, o autor, Robert Cooper, diz que precisa de um comitê para avaliação e validação. Claro que é o ideal, mas talvez o gestor e o líder desse gestor possam ser os avaliadores.

A ideia central aqui é você definir, de etapa para etapa, quais são os mínimos que você precisa. Ao longo do tempo, você vai refinando esses critérios e adequando ao estilo único da sua empresa (ou seu) de organizar eventos.

Por exemplo, você só pode ir de Preparo para Pré-produção se tiver uma lista de 100 empresas com contatos para abordar para patrocínio comercial, lista de 50 possíveis palestrantes da sua cidade com contatos, cronograma com responsáveis e prazos para todas as tarefas envolvendo todas as áreas, o design do material gráfico feito e aprovado, e por aí vai. 

Refinando seu modelo de stage-gates:

Quando você montar isso, sugiro que comece com uma checklist de no mínimo 3 a 5 pontos, crie um documento chamado Manual de Organização de Eventos da sua empresa e vá melhorando conforme vai adquirindo experiência e provando o que dá certo e o que dá errado.

Depois de umas três edições, você vai ter um modelo incrível para trabalhar em cima e verá que a organização do seu evento se dará de forma muito mais fluída e com menos estresse, e você passará mais tempo melhorando ainda mais a qualidade da sua entrega.

Claro, vale ressaltar que eventos muito diferentes exigirão um manual de organização diferente também. E as etapas que eu usei aqui são só exemplos, eu mesmo utilizo outras – essa é uma espinha-dorsal de todo evento. Mas dependendo do que você usa como compasso de qualidade, pode alterar.

Para maioria dos meus eventos, que são eventos de conteúdo e educação, eu tenho: Preparo, Conteúdo, Comunicação, Cronograma, Pré-produção, Organização e Pós-evento. Repare que eu tenho sete estágios, mas isso é por conta das características dos meus eventos e com o que eu me importo.

Maiores erros na hora de trabalhar com seu cronograma para eventos:

Entrando agora nos principais erros que as pessoas cometem ao trabalhar com cronograma para você ter em mente:

  1. Na etapa de preparo do cronograma, não se preocupar em estimar a duração e esforço da tarefa e não deixar muito claro quando você dá uma tarefa por concluída.
  2. Não pensar na cadeia de tarefas dependentes que culminam com seu evento e não priorizá-las. Se uma tarefa dessa cadeia, seu evento atrasará (ou você vai ter que correr com as outras).
  3. Subestimar tempo de marketing e promoção de um evento que dependa de público e subestimar tempo para conseguir palestrantes e conteúdo. Principalmente para iniciantes, reserve um bom tempo para atrair público. No caso de superestimar, você ganha tempo de respiro.
  4. Não dedicar tempo para confirmações de fornecedores, palestrantes e afins. Não é só convidar e confiar na presença, você precisa checar com eles com alguma frequência.
  5. Ignorar e não visitar o cronograma de forma recorrente junto com a equipe. Todos precisam saber em que pé que estão de forma transparente.

Show? Fez sentido? Espero que sim! Teve bastante coisa, cronograma é uma parte delicada e complexa, mas acredito ter coberto uns pontos interessantes. Tem muito mais que eu possa falar, pode me perguntar nos comentários.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Descobrimos o que é um cronograma no conceito de eventos e as mais diferentes maneiras de montar e complementar um.
  • Passamos pelo conceito de stage-gates e como essa técnica pode te ajudar no médio prazo a elevar a qualidade do seu evento.
  • Por fim, falamos de cinco erros grosseiros que as pessoas cometem na elaboração e acompanhamento de cronograma.

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Logística de eventos: como começar com o pé direito

Logística de eventos: como começar com o pé direito

Este tópico talvez tenha muita emoção, porque dos tópicos de organização de eventos, cuidar da logística de eventos é o que mais gosto. Mas como esse é um curso sobre o que leva um evento para o sucesso durante a etapa do planejamento, vamos focar em um mecanismo que podemos colocar em prática para ajudar você na sua organização: o manual do evento.

Começando do básico: o que é logística de eventos?

Quando falamos de produção e logística de eventos, estamos falando do papel da gestão do evento, garantindo a sua entrega, experiência e cumprimento de todos os requisitos logísticos, legais e de recursos. O produtor de um evento é quem se vira nos 30 para arranjar e coordenar todas essas interfaces. É por meio do produtor que o gestor do projeto garante o cumprimento do objetivo do evento e do cronograma – então o gestor controla o cronograma, mas é o produtor quem cumpre. Por conta desse vínculo muito forte, é muito comum que o produtor e o gestor sejam a mesma pessoa.

Entre os dispositivos que um produtor tem ao seu alcance é uma equipe de logística e de apoio no dia, o chamado Staff do evento – que é uma palavra em inglês para designar equipe de apoio, em essência.

A equipe de produção e logística de eventos.

Quando falamos de equipe da organização ou da gestão, estamos falando da equipe como um todo, incluindo comunicação, infra-estrutura, vendedores, etc.

Já o staff geralmente se refere à equipe intimamente ligada à entrega do evento e a operação do dia, como segurança, garçons, anfitriões, técnicos de áudio e vídeo, credenciamento e afins.

O estereótipo do produtor é uma pessoa de alta energia e andando sempre com uma prancheta, por dois motivos bem simples: essa pessoa se torna especialista, com o tempo, em lidar com imprevistos. (levanta a mão). Tanto que hoje em dia, como a minha função primária não é mais organizar eventos e sim entregar cursos, eu muitas vezes opto por pecar em certos aspectos do planejamento porque eu tenho confiança na minha habilidade de 10 anos de lidar com certas situações.

Mas fica o aviso: isso não é bom e vai te causar estresse, assim como ainda causa em mim. Por isso que eu falei na aula do framework TARGET, que mais importante do que ter pontuação máxima em todos os aspectos, é você saber em quais áreas você está faltando.

Como usar checklists de produção de eventos.

Já a parte do estereótipo da prancheta é porque produtores experientes tendem ter sempre checklists. Nós não contamos com memória, até porque lidamos com muita informação – precisamos entender de audiovisual, saber o que tá acontecendo no credenciamento, se os materiais da sessão X tá certo, que o palestrante A tá atrasado, repassando normas e avisos pros seguranças do evento, enfim, muita coisa. Inclusive se tem água pro evento, pros participantes beberem.

Uma checklist de logística de eventos é uma lista de tarefas que precisam ser realizadas, seja no pré, durante ou pós-evento. Por isso, na prancheta a gente tem checklist pra tudo.

Para saber se os palestrantes chegaram todos e foram apresentados ao time, quantos % dos participantes já chegaram, se o coffee break chegou, se a água chegou, se tá tudo no lugar e coisas assim. Você vai querer viver de checklist, pelo bem do sucesso do seu evento, pelo bem da sua saúde mental e também pela organização das informações. Durante os primeiros eventos, eu contava muito com a minha cabeça pras coisas, mas acho que foi muito rápido para eu começar a usar as checklists.

Existem algumas checklists, vamos dizer, “guias” que você pode montar e várias que dão ideias gerais, mas inevitavelmente você vai ter que adaptá-las à sua realidade. Na apostila, você encontra algumas dessas checklists. 

Poxa, eu deveria vender essa apostila de tanto que eu tô promovendo ela hehe

Mas é isso, um guia de 70 páginas, é melhor mesmo que seja completo. Espero que esteja ajudando as pessoas. Se você tá lendo a apostila, comenta aqui embaixo, pra eu me sentir mais confortável que ela tem sido útil!

Algumas checklists que você vai querer implementar no seu evento:

Quando estiver fazendo pesquisa e visita técnica nos possíveis lugares pro seu evento, baseado nos requisitos e no que vocês estão pensando.

Até mesmo quando o site estiver online, você pode montar uma checklist de coisas que são essenciais comunicarem ao seus participantes previamente, como requisitos, necessidades de credenciamento (documentos ou ingresso impresso para levar, por exemplo).

Contratações que você deve fazer. Garçom, tradutores, anfitriões, credenciamento, segurança, ambulância, etc.

Requisitos legais do seu evento, alvará, ECAD e afins.

Um dia antes do seu evento, como seu local tem que estar. Auditório, número de cadeiras, decoração, arrumação da plenária, do foyer, do hall, se as sinalizações de saída e fluxo estão bem marcadas, testar WiFi, etc.

Horas antes do seu evento: se os equipamentos extras estão nos lugares certos, se você tem pilha ou bateria extra pros equipamentos, se os crachás estão na recepção, água comprada, se os lixos estão vazios, se as logos dos patrocinadores estão bem dispostas.

Durante o evento, você vai querer ter checklists de conferência, se no horário X todos os palestrantes já chegaram, se a cada y horas os lixos foram esvaziados, e às z horas, a banda atração final já chegou, essas coisas assim.

Enfim, tem muita checklist que pode ser feita. E você, enquanto produtor, pode criar checklists pro seu time também. Assim eles vão marcando as caixas de seleção com as coisas que eles fizeram, para garantir que não tenha esquecimento. No meu curso pago, eu falo um pouco mais sobre papéis que você pode ter durante seu evento.

Manual do evento: o que é e como ele pode ajudar seu trabalho de produtor.

Agora vamos falar do manual do evento. Esta é uma ferramenta que guia e serve de referência para todo o staff trabalhando durante o evento. Eu que criei ele, mas não é nada mágico. É um documento mesmo escrito – ou pode ser um ppt, como nas últimas versões que eu tenho criado recentemente.

Ele recolhe todas as decisões finais acerca dos mais diversos assuntos nos níveis operacionais para dar certa liberdade de informação e autonomia aos membros do evento, uma vez que eles não poderão sair correndo atrás de alguém para perguntar toda hora sem que isso afete a experiência do público.

Você precisa de um manual? Minha resposta automática é que “sim”, ainda mais se for seu primeiro evento. Ele vai garantir que todos os aspectos operacionais do dia do evento que já tiveram uma decisão tomada sobre a forma de agir estejam compiladas em um único documento. 

Isso vai evitar um dos motivos pelos quais seu evento dará errado: desencontro de informações.

Portanto, quando falarmos do evento em si, as pessoas que lidam com o público e quaisquer outros agentes estarão trabalhando em cima da mesma informação.

Como usar o manual durante a organização do evento?

O manual é responsabilidade do produtor do evento. Mas se outros lados da operação estiverem planejados e sendo organizado por terceiros, tenha certeza que o manual reflete a decisão tomada. Ou seja, alguém vai ter que coletar essa informação e colocar no manual.

É importante que os organizadores concordem com as recomendações e métodos de explicação do manual antes que ele seja distribuído.

Todo o staff do evento deve receber uma cópia do manual. Para eventos menos tecnológicos e no dia, você pode imprimir o documento, inclusive marcando aquilo que é mais crucial, para ficar fácil de achar. Versões do documento devem estar dispostas em lugares estratégicos, como o QG do seu evento, como eu chamo a salinha que os staff se reúne.

Você também pode criar uma versão do documento online. Uma boa prática é colocar no título do documento a última data que ele foi atualizado. Pra quem é mais tecnológico, você pode adicionar um log para relatar o que foi alterado em cada versão, mas aí é mais técnico. Eu não gosto muito de documentos virtuais locais, ou seja, que ficam nos computadores da PC, mas não estão online, porque duas pessoas podem ter versões diferentes do documento, por isso eu sempre uso o documento online. Mas eu entendo que nem sempre isso é possível para todos as pessoas.

O que deve conter no seu manual de logística de eventos: 

No manual, você deve anotar todos os procedimentos, práticas, regulamentos, perguntas e respostas que conduzirão o staff, assim como as informações gerais do evento. Para te ajudar a começar, adicione e adapte os guias a seguir para criar um manual relevante para o seu evento.

Seu manual pode conter:

  • Índice: aponte e informe sobre todas as seções do manual e onde encontrá-las.
  • Cópias: onde estarão cópias do manual e onde o manual estará disponível.
  • Quem é quem: crie uma lista do staff do evento, contratados, fornecedores, organizadores, os seus papéis, responsabilidades e onde estão na cadeia de atividades.
  • Descrição do evento: inclua a agenda do evento e a palavra de ordem; o mapa do evento; todas as instalações e onde cada serviço pode ser encontrado (banheiro, água, em casos de emergência, coffee break, etc).
  • Procedimentos, práticas e regulamentos: quais são as regras do evento e procedimentos que todo o staff deve seguir em suas rotinas e implementar em caso de tomada de decisão. É importante um brainstorm para gerar esta parte.
  • Guia detalhado da agenda: o que estará acontecendo em cada momento do evento (pode inclusive vir um script de 10 em 10 minutos), quem é responsável pela entrega de cada parte, preparações necessárias e equipamentos e o que mais vocês devem fazer para que a próxima etapa aconteça. 

Como material dessa aula, eu criei um documento que você pode copiar do manual do evento, assim você tem um pontapé inicial para você criar o seu documento, show?

Acho que conseguimos cobrir um bom tanto do que é a logística de eventos e produção. Tem muita coisa, eu não poderia esperar contemplar tudo em uma aula, mas espero que tenha ajudado você a se guiar melhor no seu caminho para ser um profissional de eventos! Como dizemos em minha terra natal: melhor do que isso, só dois disso.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Vimos o que é um produtor de eventos e sua responsabilidade.
  • Também vimos sobre checklists, exemplos, como utilizá-las.
  • Por final, entendemos o conceito de Manual de Eventos e um pouco do que ele deve conter e como montar o seu. Não esqueça de baixar o manual de eventos na descrição do vídeo.

Acompanhe o curso gratuito no YouTube:

Esse artigo é uma transcrição do conteúdo no YouTube, com algumas modificações para se encaixar no contexto de um artigo para leitura. Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas!

Compartilhe com seus colegas de trabalho e profissão para que eles possam acompanhar também.

Sempre olhe pros lados. Até o futuro!

Planejamento de eventos e os componentes básicos

Planejamento de eventos e os componentes básicos

Hoje, vamos passar pelos componentes do planejamento de eventos, breve e superficialmente, pra você saber o que tem que contemplar quando for criar o seu. Entenda essa aula como uma explicação do porquê usar a apostila, show?

Se você já leu a minha apostila de eventos – gente, eu passei muito tempo escrevendo aquilo pra você não ler, não me faça sentir que tô mandando currículo nos portais de vaga. 

Enfim… Se você abriu a apostila, verá que são 70 páginas falando sobre cada parte do planejamento de eventos, ou seja, o constitui cada uma delas e como você pode conduzir. Ela segue bem a cartilha de Administração, pelo menos durante o que eu me lembro da faculdade.

Criando o conceito do seu evento.

A primeira coisa quando se começa a organizar um evento é trabalhar em cima do que ele representa, talvez você não possa ter passado por essa etapa porque o evento foi dado para você como uma tarefa. Quais são seus objetivos, formato e um estudo básico do contexto no qual ele se encaixa: concorrentes, data e, principalmente, público.

Eu gosto de criar conceitos dos eventos pensando em Objetivos Internos e Externos. O interno é aquele meu, ou seja, o único motivo pelo qual seu evento vai dar certo. Por que você tá organizando esse evento?

Já o objetivo externo é “por que o mundo precisa desse evento?”. Pode substituir mundo por público, cliente, meu chefe, etc. A lógica aqui é justificar a existência do seu evento para outras pessoas, agora que você tem a justificativa para você. 

Trabalhando em cima do contexto do seu evento.

A primeira questão aqui é saber quem é seu público. Com certeza, você já sabe quem ele é, mas precisamos elaborar mais. Além da demografia – idade, sexo, classe social, onde ele está -, temos que pensar no seu comportamento.

Quais são suas aspirações, medos, desejos, carreira, valores pessoais, dificuldades. Quando confrontado com uma decisão, quais são as opções que ele escolhe e o que pesa na sua decisão?

Por exemplo, para jantar. O seu público tem como decisão comer em casa, pedir delivery que tenha entrega grátis ou ir numa barraca de cachorro quente na esquina. Para um público mais sofisticado, pode estar no rol de decisão ir para um restaurante. E é improvável que essa pessoa sequer considere ir para um restaurante. Isso vai te ajudar a decidir sobre o próximo ponto. 

Concorrentes: sabendo do rol de decisão do seu público, o que estará acontecendo para ele na mesma data que o seu evento que possa atuar como um substituto? Por exemplo, se seu evento é uma peça de teatro em dezembro, isso concorre com outras peças, estreias de cinema, inauguração de restaurantes ou a abertura da roda-gigante de Natal na praça central da cidade.

Lembre-se: você tem que considerar a data e entre o que o seu público vai escolher. 

Uma pequena historinha:

Isso me lembra uma vez que eu organizei um evento de carreira para jovens universitários. A primeira edição dele foi um sucesso sem tamanho – eu tinha tomado todas as precauções e feito todos os estudos necessários, tanto que deu certo.

Na segunda edição, a expectativa era ainda maior. Mais patrocinadores, mais marketing, mais palestrantes de nome. Só que não vendia. A gente mudou de estratégia e não vendia. Aí que ficamos sabendo, faltando acho que 2 semanas antes do evento, que no mesmo dia ia acontecer o maior churrasco universitário da cidade. Resultado, tivemos presença de 50% do público esperado. Até eu queria ir no churrasco, na verdade. 

É relevante pensarmos também onde meu evento vai acontecer? É ao ar livre? Esse tipo de evento precisa de um cenário mais formal, pode ser num bar, um auditório, um parque? Isso tudo são as considerações iniciais do seu evento.

Planejando a equipe organizadora.

Como segundo ponto, temos o Time. A configuração da sua equipe: quantas pessoas são, quais são seus papéis, como é a relação de hierarquia delas, se tem uma. Para eventos menores, essa parte consiste mais em dividir os papéis e estabelecer objetivos; quando você tem equipes maiores, você organiza subgrupos.

Eu já organizei eventos sozinho para 500 pessoas; eventos para 10.000 pessoas com 5 ou 6 pessoas full time; eventos para 300 pessoas com 40 voluntários. Então, muda muito mesmo. Não existe um modelo de organograma de eventos que serve para todos. Você vai provavelmente desenvolver na base do erro e acerto e, principalmente, acordos que devem ser feitos no início da construção da equipe.

A apostila comenta um pouco mais sobre organograma, recrutamento, comunicação interna, essas coisas.

Estruturando seu orçamento.

O próximo ponto de um planejamento de eventos é o Orçamento: receitas e custos. Essa parte é a que muitos dos meus alunos têm dificuldade em sequer começar ou fazer de qualquer forma, o que faz eles pontuar muito mal no quesito Coesão do Plano no framework TARGET.

A maneira tradicional de pensar em orçamento é colocando as visões pessimista, realista e otimista, na qual você começa num cenário desfavorável de receita do seu evento e vai “subindo” conforme vai melhorando a receita. 

O meu problema com essa abordagem é que ninguém começa o evento pensando no cenário Pessimista. Quando não iniciam pelo Otimista, elas vão pro Realista; e só pensam em frear os gastos quando percebem que não tá entrando tanto dinheiro assim, o que é péssimo, porque agora você já gastou com coisas que você não gastaria se soubesse de início quanto iria arrecadar.

Por isso, eu gosto de pensar numa cadeia e priorização. Vamos falar disso numa aula futura. Aguenta as pontas aí.

Definindo o conteúdo e agenda do seu evento.

Como próximo ponto no nosso planejamento de eventos, temos a Agenda. Nessa atividade, você vai descrever tudo que acontece no evento, em relação a conteúdo, deslocamento de pessoas e materiais. Ela é uma atividade que é gerenciada pela função de Agenda do seu evento, mas também coordenada em conjunto com o papel de Logística.

Se seu evento tem etapas, por exemplo, abertura, palestra 1, workshop, coffee break, palestra magna, encerramento, esse planejamento é muito mais de caráter de absorção de conteúdo. 

Agora, em um evento envolve atividades com deslocamento, você tem que planejar tempo de deslocamento, preparação das salas ou espaços, atrasos.

Se o seu evento é uma grande sessão, como uma feira, o papel do Logística ganha domínio sobre a agenda do evento para coordenar as atividades, reposição de materiais, solução de problemas, como eletricidade, comida ou mesmo falta de água no evento. Vai que, né….

A agenda tem tanto papel de fornecer a experiência incrível para o seu público quanto não acabar com a experiência dele; ao ser mal formatada ou com pouco preparo, seu time vai sofrer com imprevistos. Por isso, logística e agenda estão inclusos no item Gafes dentro do framework TARGET.

Produção e logística – essenciais em todo planejamento de eventos.

Dentro do tópico Produção, vou falar de logística, quanto de cronograma.

O produtor do evento é o organizador do evento em si. Não surpreendente, ele também costuma ser o gestor do projeto.

O papel do produtor é garantir que o evento aconteça nos termos definidos, o que consideramos como o evento em si, o dia. Portanto, todos os tópicos do planejamento são artifícios administrativos para que o evento dê certo, enquanto objeto e produto. E o papel do produtor é entregar esse produto.

A produção do evento varia muito, muito de acordo com o tipo de evento que você está organizando e o formato da sua equipe, por isso, na apostila eu dou alguns temas gerais que você vai querer investigar e também sobre checklists. É super importante a gente trabalhar com checklists o tempo todo.

Desde que eu comecei a trabalhar com essas listas, meu mundo melhorou muito. Essencialmente, você elabora uma lista de tudo que encompassa aquele tópico e vai marcando conforme as tarefas vão sendo feitas, como checkboxes.

Conforme os eventos vão passando, você vai melhorando as suas checklists e isso vai criando uma autogestão, quando sua equipe consegue conduzir o próprio evento e, você, além de dar mais papéis mais claros para eles do que é esperado, consegue gerenciar melhor seu evento.

A checklist te traz clareza, previsibilidade e reprodutibilidade da sua operação. Vamos falar mais disso no futuro.

Estipulando prazos e tarefas: o cronograma.

Outra coisa dentro das responsabilidade do produtor do evento é a gestão do cronograma. Teremos uma aula somente dedicada a isso, não percam. A responsabilidade do produtor é montar o cronograma e seguí-lo, principalmente para que o evento seja entregue na data acordada.

Você deve, se for o produtor ou a produtora do evento, entender minimamente de gestão de projetos, para garantir um fluxo bacana de informações e coordenação entre sua equipe.

O modelo mais tradicional de cronograma é o gráfico de Gantt, mas existem vários outros. Você pode ter a visualização por kanban, macros e diagrama de rede, por exemplo. 

Dando linhas gerais, o produtor será responsável também por trabalhar com o layout do espaço e garantindo que o evento se adeque, do ponto de vista de experiência dos participantes, entrega do serviço proposta, segurança e demandas legais envolvidas, como saída de emergência, fluxo de pessoas e sinalizações.

Promovendo e divulgando o evento com o marketing.

Como penúltimo tópico, temos Marketing. Aqui talvez seja um exercício meio simples, pois seu objetivo é conseguir os participantes para seu evento. Eu gosto, quando estou contratando um profissional de marketing para meu evento, é falar que ele ou ela é responsável por garantir a presença das pessoas, porque isso envolveria também o convencimento a ir.

O papel principal é conseguir entender seu público, onde ele está, como ele consome conteúdo e tentar direcionar conteúdo, propagandas e publicidade para esse público, com a intenção de convencê-lo a pagar e/ou comparecer ao seu evento.

O pós-evento: o que acontece depois.

Como último tópico, mas não menos importante, mas muitas vezes deixado de lado, temos o Pós-evento, ou seja, o que acontece depois do seu evento. Isso varia muito de acordo com seu objetivo, pois podemos ter arranjos completamente diferentes de ações. 

Para um evento cujo objetivo é a venda de um produto ou serviço, você vai querer instigar seu público a comprar. Em um treinamento interno, pode ser garantir que a qualidade do trabalho da equipe melhore. Já num evento de atualização de clientes, você vai querer que eles usem certos recursos do seu produto.

O seu papel no pós-evento é garantir o atingimento dos objetivos do seu evento, se eles tiverem que ser mensurados pós-evento, e também organizar sua vida depois do acontecimento do evento, seja com debriefing, pagamento de fornecedores, relatórios internos e externos, etc.
O importante é não esquecer do evento depois que ele acabou. Na maioria dos casos, você pode ampliar ou refinar o atingimento dos seus objetivos com ações simples – pense, o “pior” já passou, ou o mais pesado já aconteceu, que é o evento. Agora, você tem que garantir que a colheita dos louros dele sejam ainda maiores. Melhor do que isso, só dois disso.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Vimos sobre cada aspecto do planejamento de eventos, desde seu conceito, passando por time, cronograma, produção, marketing, finanças, até o pós-evento. Tudo o que vimos aqui tá na apostila, não deixe de baixá-la.
  • Minha intenção foi recapitular o que compõe um planejamento de eventos. Lembrando que o grosso do evento está na produção, todo o resto são aparatos administrativos para fazer seu evento dar certo e também para não dar errado.

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Sempre olhe pros lados. Até o futuro!