em Eventos

É o seguinte: entender o básico de orçamento de eventos é fundamental para o sucesso do seu evento. Meu conselho é simples: planeje com antecedência, seja realista, se mantenha sempre com uma boa faixa de gordura no budget e implemente mecanismos de controle que funcionem pra você.

Se vocês lembrarem da nossa primeira aula, a de boas-vindas, eu mencionei que vocês veriam um orçamento divertido, certo? Bem, espero cumprir isso hoje com uma nova proposta de orçamento que eu venho ensinando e que tem me ajudado muito na hora de conduzir meus eventos: a chamada Escada do Orçamento.

Como começar o orçamento do seu evento.

Desde o começo, tenha certeza de ter um orçamento realista com flexibilidade para tomada de decisões e contingências. Se você está fazendo um evento com fundos de terceiros ou patrocínio, não aborde o potencial patrocinador até você ter um orçamento claro em sua cabeça. Saiba: você precisará se convencer primeiro antes de convencer outros que seu evento é financeiramente viável.

O modelo mais tradicional de orçamento é aquele que você define os custos e receitas em três grandes categorias: pessimista, realista e otimista. O pessimismo, ou otimismo, vem da sua expectativa de receita – ou seja, se vai ser um evento mais pobre ou mais rico em termos financeiros.

Você estima os itens que vai precisar, estima os preços, faz a conta de quanto sai no total pelas unidades que vai precisar e, pronto, tem o orçamento.

O problema com o modelo atual de orçamento de eventos.

Só que eu não gosto muito desse modelo porque você tem que tomar uma decisão de a partir de qual orçamento você iniciará seu evento e raramente você inicia um evento com a mentalidade pessimista – se você começar, tem algo de errado, certo?

Por isso, ele não funciona muito. Se você começa seu evento com o orçamento otimista, você começa a contar que vai ter gastos que você só saberá lá na frente se poderá ter, por conta da receita. Além disso, ele não dá um senso de prioridades.

É o seguinte: quem já trabalhou como financeiro de um evento sabe que você, ou conta um pouco do seu conhecimento de negócios para tomar decisões, ou conta com o julgamento de quem tá solicitando aquela compra que a pessoa sabe o que é melhor.

Esse modelo de orçamento não tem prioridades definidas para você trabalhar em cima.

Um novo modelo de orçamento de eventos: Escada do Orçamento.

Pensando nisso, eu comecei a trabalhar com outro modelo de orçamento, que eu chamo de Escada do Orçamento para Eventos. Esse é um modelo que vai te ajudar, principalmente se você for mais iniciante, a definir prioridades e entender por onde você deve começar a pensar no seu orçamento e por onde deve começar a gastar.

Nesse modelo, ele tem a forma de uma escada, com três degraus, cada um representando um novo nível que você desbloqueia, justamente com a intenção de dar prioridade. Os níveis são: Básico, Espero e o Cereja do Bolo.

No nível Básico, você vai pensar na sua infraestrutura básica. Ele garante os 7 primeiros pontos da sua avaliação. O mais básico de infraestrutura, coisas que seu público vai reclamar se não tiver. Estamos falando aqui de cadeira, estandes, água, energia elétrica, etc. 

O fato do seu público ter que passar 4 horas sentados no chão duro ou de pé vai levar sua avaliação para nota baixo. Não adianta você ter atração musical no meio do seu evento ou show pirotécnico sem ter isso.

Subindo na sua escada.

No nível Esperado, estamos falando do que é padrão na sua indústria para o seu público, ou seja, itens que sua audiência vai comentar sobre se não tiver, mas não vai reclamar. É aquilo que eles estão acostumados já sobre o que significa uma experiência de eventos e conforto.

Também se refere ao que eles já esperam dos seus eventos, principalmente se você tá cuidando de um evento que é recorrente. Não vão reclamar que não teve café no seu evento, mas vão colocar no formulário de avaliação “bem que podia ter café”.

Isso garante seus próximos 2 pontos na avaliação. Se você fizer o Básico e Esperado bem feito e a entrega do evento for muito bacana, você chega a um 10.

Adicionando a cereja do bolo.

Já no Cereja do Bolo, estamos falando de coisas extras, aquilo pelo qual seu evento será lembrado ou aquilo que dá um toque a mais – às vezes pode até ser imperceptível. Ou seja, ninguém vai comentar que você comprou laços de cetim cor de cereja para sua mesa de coffee break, mas vai dar uma sensação de harmonia, unidade e conforto na decoração geral do seu evento. Isso, que é supérfluo, entra aqui no Cereja do Bolo.

O Cereja do Bolo não precisa difícil ou caro, só não é o óbvio e muitas vezes tá no detalhe. Seu evento poderia facilmente ser organizado sem isso, mas a consistente presença desses detalhes é o que diferencia um bom organizador de um comum.

O problema é que muitas pessoas se perdem e pensam nisso por primeiro ou querem gastar seus esforços aqui – e eu entendo, é muito mais gostoso mesmo. Ninguém se diverte contratando cadeiras – mas foque no seu objetivo. Você precisa ter em mente o porquê está organizando um evento em primeiro lugar.

Nos materiais dessa aula, você encontrará um modelo no qual você poderá copiar para usar. Ele utilizar a Escada do Orçamento para você priorizar e possui até umas categorias para você pensar sobre seu evento. Show?

Usando a Escada do Orçamento de Eventos.

Vamos ver agora como trabalhar o modelo do orçamento. Esse vídeo é retirado do meu curso de Planejamento e Organização de Eventos.

https://youtu.be/JgnaIjq6Yi0

Lembrando que o orçamento é basicamente a projeção de todas as entradas e saídas relacionadas ao desenvolvimento e entrega de seu evento. Para ajudar a gerenciar as finanças de seu evento de forma eficiente, é interessante ter um “orçamento ao vivo” do seu evento, ou seja, um lugar que você tenha em tempo real o status real dele.

Algumas dicas práticas de finanças.

Não tenha partes do seu budget espalhadas em arquivos e plataformas diferentes. Tenha um lugar central; se é sua primeira vez organizando um evento, pode ser uma planilha Excel ou Google Drive. E trabalhe com versionamento também.

Você nunca vai planejar planos de contingência o suficiente; ainda assim, se esforce. Apresente seu orçamento de forma clara para que seja fácil de ser lido e interpretado. Mantenha marcações claras. Seja realista. Não inclua fontes de receita que sejam improváveis de acontecer.

Cada e todo item das receitas e despesas deve estar anotado. Seja conservador com as entradas de vendas de ingressos. Quando entrar nesse mérito, certifique-se que você tem o número de ingressos que você tem que vender para atingir a receita esperada. É importante que você tenha registro do valor de qualquer parceria de permuta/in-kind. Tenha sempre um backup do seu budget, assim como registro de versões mais antigas (marcando elas assim).

Show? Melhor do que isso, só dois disso mesmo.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Como montar seu orçamento seguindo a Escada da Marca
  • Vimos um guia sobre como usar o template de orçamento
  • Por fim, algumas dicas básicas sobre como preparar seu orçamento e considerações.

Na próxima aula, sobre como garantir a experiência do seu público, veremos o que é uma experiência de sucesso, o papel do seu time em garantir a experiência e como criar uma estrutura de evento para uma experiência marcante.


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Esse artigo é uma transcrição do curso gratuito no YouTube, com algumas modificações para se encaixar no contexto de um artigo para leitura. Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas!

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Sempre olhe pros lados. Até o futuro!

Materiais da aula:

Escada do Orçamento para Eventos