em Eventos

Este tópico talvez tenha muita emoção, porque dos tópicos de organização de eventos, cuidar da logística de eventos é o que mais gosto. Mas como esse é um curso sobre o que leva um evento para o sucesso durante a etapa do planejamento, vamos focar em um mecanismo que podemos colocar em prática para ajudar você na sua organização: o manual do evento.

Começando do básico: o que é logística de eventos?

Quando falamos de produção e logística de eventos, estamos falando do papel da gestão do evento, garantindo a sua entrega, experiência e cumprimento de todos os requisitos logísticos, legais e de recursos. O produtor de um evento é quem se vira nos 30 para arranjar e coordenar todas essas interfaces. É por meio do produtor que o gestor do projeto garante o cumprimento do objetivo do evento e do cronograma – então o gestor controla o cronograma, mas é o produtor quem cumpre. Por conta desse vínculo muito forte, é muito comum que o produtor e o gestor sejam a mesma pessoa.

Entre os dispositivos que um produtor tem ao seu alcance é uma equipe de logística e de apoio no dia, o chamado Staff do evento – que é uma palavra em inglês para designar equipe de apoio, em essência.

A equipe de produção e logística de eventos.

Quando falamos de equipe da organização ou da gestão, estamos falando da equipe como um todo, incluindo comunicação, infra-estrutura, vendedores, etc.

Já o staff geralmente se refere à equipe intimamente ligada à entrega do evento e a operação do dia, como segurança, garçons, anfitriões, técnicos de áudio e vídeo, credenciamento e afins.

O estereótipo do produtor é uma pessoa de alta energia e andando sempre com uma prancheta, por dois motivos bem simples: essa pessoa se torna especialista, com o tempo, em lidar com imprevistos. (levanta a mão). Tanto que hoje em dia, como a minha função primária não é mais organizar eventos e sim entregar cursos, eu muitas vezes opto por pecar em certos aspectos do planejamento porque eu tenho confiança na minha habilidade de 10 anos de lidar com certas situações.

Mas fica o aviso: isso não é bom e vai te causar estresse, assim como ainda causa em mim. Por isso que eu falei na aula do framework TARGET, que mais importante do que ter pontuação máxima em todos os aspectos, é você saber em quais áreas você está faltando.

Como usar checklists de produção de eventos.

Já a parte do estereótipo da prancheta é porque produtores experientes tendem ter sempre checklists. Nós não contamos com memória, até porque lidamos com muita informação – precisamos entender de audiovisual, saber o que tá acontecendo no credenciamento, se os materiais da sessão X tá certo, que o palestrante A tá atrasado, repassando normas e avisos pros seguranças do evento, enfim, muita coisa. Inclusive se tem água pro evento, pros participantes beberem.

Uma checklist de logística de eventos é uma lista de tarefas que precisam ser realizadas, seja no pré, durante ou pós-evento. Por isso, na prancheta a gente tem checklist pra tudo.

Para saber se os palestrantes chegaram todos e foram apresentados ao time, quantos % dos participantes já chegaram, se o coffee break chegou, se a água chegou, se tá tudo no lugar e coisas assim. Você vai querer viver de checklist, pelo bem do sucesso do seu evento, pelo bem da sua saúde mental e também pela organização das informações. Durante os primeiros eventos, eu contava muito com a minha cabeça pras coisas, mas acho que foi muito rápido para eu começar a usar as checklists.

Existem algumas checklists, vamos dizer, “guias” que você pode montar e várias que dão ideias gerais, mas inevitavelmente você vai ter que adaptá-las à sua realidade. Na apostila, você encontra algumas dessas checklists. 

Poxa, eu deveria vender essa apostila de tanto que eu tô promovendo ela hehe

Mas é isso, um guia de 70 páginas, é melhor mesmo que seja completo. Espero que esteja ajudando as pessoas. Se você tá lendo a apostila, comenta aqui embaixo, pra eu me sentir mais confortável que ela tem sido útil!

Algumas checklists que você vai querer implementar no seu evento:

Quando estiver fazendo pesquisa e visita técnica nos possíveis lugares pro seu evento, baseado nos requisitos e no que vocês estão pensando.

Até mesmo quando o site estiver online, você pode montar uma checklist de coisas que são essenciais comunicarem ao seus participantes previamente, como requisitos, necessidades de credenciamento (documentos ou ingresso impresso para levar, por exemplo).

Contratações que você deve fazer. Garçom, tradutores, anfitriões, credenciamento, segurança, ambulância, etc.

Requisitos legais do seu evento, alvará, ECAD e afins.

Um dia antes do seu evento, como seu local tem que estar. Auditório, número de cadeiras, decoração, arrumação da plenária, do foyer, do hall, se as sinalizações de saída e fluxo estão bem marcadas, testar WiFi, etc.

Horas antes do seu evento: se os equipamentos extras estão nos lugares certos, se você tem pilha ou bateria extra pros equipamentos, se os crachás estão na recepção, água comprada, se os lixos estão vazios, se as logos dos patrocinadores estão bem dispostas.

Durante o evento, você vai querer ter checklists de conferência, se no horário X todos os palestrantes já chegaram, se a cada y horas os lixos foram esvaziados, e às z horas, a banda atração final já chegou, essas coisas assim.

Enfim, tem muita checklist que pode ser feita. E você, enquanto produtor, pode criar checklists pro seu time também. Assim eles vão marcando as caixas de seleção com as coisas que eles fizeram, para garantir que não tenha esquecimento. No meu curso pago, eu falo um pouco mais sobre papéis que você pode ter durante seu evento.

Manual do evento: o que é e como ele pode ajudar seu trabalho de produtor.

Agora vamos falar do manual do evento. Esta é uma ferramenta que guia e serve de referência para todo o staff trabalhando durante o evento. Eu que criei ele, mas não é nada mágico. É um documento mesmo escrito – ou pode ser um ppt, como nas últimas versões que eu tenho criado recentemente.

Ele recolhe todas as decisões finais acerca dos mais diversos assuntos nos níveis operacionais para dar certa liberdade de informação e autonomia aos membros do evento, uma vez que eles não poderão sair correndo atrás de alguém para perguntar toda hora sem que isso afete a experiência do público.

Você precisa de um manual? Minha resposta automática é que “sim”, ainda mais se for seu primeiro evento. Ele vai garantir que todos os aspectos operacionais do dia do evento que já tiveram uma decisão tomada sobre a forma de agir estejam compiladas em um único documento. 

Isso vai evitar um dos motivos pelos quais seu evento dará errado: desencontro de informações.

Portanto, quando falarmos do evento em si, as pessoas que lidam com o público e quaisquer outros agentes estarão trabalhando em cima da mesma informação.

Como usar o manual durante a organização do evento?

O manual é responsabilidade do produtor do evento. Mas se outros lados da operação estiverem planejados e sendo organizado por terceiros, tenha certeza que o manual reflete a decisão tomada. Ou seja, alguém vai ter que coletar essa informação e colocar no manual.

É importante que os organizadores concordem com as recomendações e métodos de explicação do manual antes que ele seja distribuído.

Todo o staff do evento deve receber uma cópia do manual. Para eventos menos tecnológicos e no dia, você pode imprimir o documento, inclusive marcando aquilo que é mais crucial, para ficar fácil de achar. Versões do documento devem estar dispostas em lugares estratégicos, como o QG do seu evento, como eu chamo a salinha que os staff se reúne.

Você também pode criar uma versão do documento online. Uma boa prática é colocar no título do documento a última data que ele foi atualizado. Pra quem é mais tecnológico, você pode adicionar um log para relatar o que foi alterado em cada versão, mas aí é mais técnico. Eu não gosto muito de documentos virtuais locais, ou seja, que ficam nos computadores da PC, mas não estão online, porque duas pessoas podem ter versões diferentes do documento, por isso eu sempre uso o documento online. Mas eu entendo que nem sempre isso é possível para todos as pessoas.

O que deve conter no seu manual de logística de eventos: 

No manual, você deve anotar todos os procedimentos, práticas, regulamentos, perguntas e respostas que conduzirão o staff, assim como as informações gerais do evento. Para te ajudar a começar, adicione e adapte os guias a seguir para criar um manual relevante para o seu evento.

Seu manual pode conter:

  • Índice: aponte e informe sobre todas as seções do manual e onde encontrá-las.
  • Cópias: onde estarão cópias do manual e onde o manual estará disponível.
  • Quem é quem: crie uma lista do staff do evento, contratados, fornecedores, organizadores, os seus papéis, responsabilidades e onde estão na cadeia de atividades.
  • Descrição do evento: inclua a agenda do evento e a palavra de ordem; o mapa do evento; todas as instalações e onde cada serviço pode ser encontrado (banheiro, água, em casos de emergência, coffee break, etc).
  • Procedimentos, práticas e regulamentos: quais são as regras do evento e procedimentos que todo o staff deve seguir em suas rotinas e implementar em caso de tomada de decisão. É importante um brainstorm para gerar esta parte.
  • Guia detalhado da agenda: o que estará acontecendo em cada momento do evento (pode inclusive vir um script de 10 em 10 minutos), quem é responsável pela entrega de cada parte, preparações necessárias e equipamentos e o que mais vocês devem fazer para que a próxima etapa aconteça. 

Como material dessa aula, eu criei um documento que você pode copiar do manual do evento, assim você tem um pontapé inicial para você criar o seu documento, show?

Acho que conseguimos cobrir um bom tanto do que é a logística de eventos e produção. Tem muita coisa, eu não poderia esperar contemplar tudo em uma aula, mas espero que tenha ajudado você a se guiar melhor no seu caminho para ser um profissional de eventos! Como dizemos em minha terra natal: melhor do que isso, só dois disso.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Vimos o que é um produtor de eventos e sua responsabilidade.
  • Também vimos sobre checklists, exemplos, como utilizá-las.
  • Por final, entendemos o conceito de Manual de Eventos e um pouco do que ele deve conter e como montar o seu. Não esqueça de baixar o manual de eventos na descrição do vídeo.

Acompanhe o curso gratuito no YouTube:

Esse artigo é uma transcrição do curso gratuito no YouTube, com algumas modificações para se encaixar no contexto de um artigo para leitura. Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas!

Compartilhe com seus colegas de trabalho e profissão para que eles possam acompanhar também.

Sempre olhe pros lados. Até o futuro!

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