em Eventos

A lista de habilidades de um organizador de eventos é uma sem fim. Se você buscar na internet, vai encontrar muitas listas e diferentes entre si. Existe uma verdade por trás disso.

É o seguinte: um organizador de eventos é uma pessoa muito versátil, ou um polímata – você tem que entender de muita coisa, tanto para conseguir trabalhar com uma variedade de eventos e situações, tanto porque lida com pessoas e fornecedores de diferentes backgrounds (decoração, audiovisual, palestrantes, café, etc).

São quantas as habilidades de um organizador de eventos?

Não sei.

É por conta da característica de eventos: tudo tem que ser pra hora. Você não tá num evento, algo acontece e você pode entregar até semana que vem. Não, é no dia, na hora. A dificuldade de priorização vem justamente daí

Nesta aula então eu vou apresentar as seis habilidades de um organizador de eventos que eu visualizo que organizadores precisam ter. Vou entrar em muito mais habilidades comportamentais – apenas uma é técnica, porque se você entende mais de finanças, marketing ou logística vai depender do foco da sua carreira.

Deixa que eu desenho:

Houveram algumas tentativas na criação de um corpo de certificações para profissionais de evento. Mas a questão principal aqui é como organizar um grupo tão diversificado de indivíduos e categorias de eventos.

Uma pesquisa com 100 empresas de eventos relatou que a maioria dos profissionais da indústria de eventos tem formação superior, muitos com pós e mestrados e que variam de gestão esportiva a jornalismo, criminologia e antropologia, com uma tendência recente de gestão de negócios, marketing, pessoal e relações públicas.

Existe uma organização chamada Associação Internacional de Festivais e Eventos, ou IFEA, que oferece um programa executivo de eventos com certificado, que exige cinco anos de experiência remunerada na indústria, relacionada a eventos ou festivais, conclusão dos seminários da IFEA, publicações e apresentações e estudos de caso.

Eles desenvolveram uma base de conhecimento categorizada em 5 áreas de domínio, 49 tópicos e 230 áreas de conhecimento. É muita coisa! Essas áreas incluem: Processo estratégico de planejamento de eventos; Gestão de contratos e finanças; Gestão de instalações e serviços; Logística e Programa. Essa base de conhecimento é chamada de Event Management Book of Knowledge.

O EMBOK propõe cinco domínios: Design, Administração, Marketing, Operações e Risco. Esses domínios são divididos em fases, que já discutimos. Isso resulta em 35 habilidades de um organizador de eventos.

Foi realizada uma pesquisa com os 273 membros da Associação de Festivais e Eventos da Flórida, composta por gestores de eventos profissionais. Eles identificaram 91 habilidades de organizador de eventos como sendo, no mínimo, competências importantes de nível básico.

Então, sim, existem muitas habilidades, geralmente relacionadas aos aspectos técnicos da organização do evento. Minha opinião aqui terá um tom pessoal, mas também mais intimamente relacionado às habilidades pessoais. As cinco habilidades sociais são as que eu notei que ajudaram mais as pessoas ao meu redor. Vamos mergulhar nisso.

1. Organização pessoal para eventos.

Você precisa ser organizado e saber lidar com muita informação. Não significa necessariamente que você tem que entender da técnica 5S ou ser um exemplo de ser humano, acordando às 5h todo dia com sua listinha de tarefas prontas desde o domingo anterior. Não.

Você precisa ser capaz de lidar com as mais diferentes informações ao mesmo tempo, saber onde encontrá-las e não confundir documentos e informações. Lembre-se: a desorganização de informação é um dos dois motivos pelos quais seu evento dará errado. Evite isso.

Durante a semana que antecede seu evento e o dia ainda mais, você será demandado a mais diversa quantidade de informações. Você precisa ter todas essas informações em fácil acesso, de maneira organizada e conseguir manter vários arquivos atualizados. Essa será sua virtude.

Você pode desenvolver sua habilidade aprendendo, obviamente, conceitos de produtividade, entendendo como utilizar as ferramentas de forma apropriada e também de gestão pessoal.

2. Inteligência emocional: consciência das suas emoções.

Um evento consiste numa porrada de problemas em um curto período de tempo. Muita coisa vai dar errada no seu evento e geralmente vem junto com coisa boa também – tudo junto. Não bastasse isso, você tem que lidar com outras pessoas incomodadas com isso, colegas de equipe e participantes reclamando. E de repente vem um patrocinador e você tem que fingir que tá tudo bem.

Inteligência emocional é a capacidade de você conhecer o que afeta seu humor e de que maneira, reconhecer qual a sua situação atual e conseguir tomar decisões conscientes para que seu humor te auxilie em alcançar seu objetivos. Com certeza essa é uma habilidades de um organizador de eventos essencial.

Se você for uma pessoa normal, você terá muitos acontecimentos que podem causar variações que no seu humor, ainda mais se seu evento não está garantido faltando pouco tempo para o prazo. Aqui, temos duas preocupações.

A primeira é obviamente a sua sanidade mental. Quando eu morei em São Paulo em 2015 para organizar um festival para 15.000 pessoas foi quando eu tive duas realizações 1) que eu amava trabalhar com eventos e 2) que as pessoas em eventos tendem mesmo a ser meio fora da casinha e que eu não queria me tornar esse tipo de pessoa. 

Lá eu entrei em contato com muita gente que gritava, corria de um lado pro outro. Nunca trabalhei numa UTI, mas é como eu imagino que seja baseado em séries de hospitais como Greys Anatomy. Isso vai te prejudicar no longo prazo, na melhor das hipóteses. Você precisa se preservar. Claro, quando se é novo, é difícil entender isso, mas hoje eu com 23 anos já percebi que não queria viver assim

IE é chave como um das habilidades de um organizador de eventos.

A segunda preocupação em você desenvolver inteligência emocional é que você começa a afetar os outros negativamente. Se você tá se prejudicando e tá consciente com isso, tudo bem, é sua decisão. O problema começa quando você prejudica as pessoas ao seu redor. 

É o seguinte: pessoas impactadas negativamente pela situação com baixa inteligência emocional começam a ser grosseiras com as outras pessoas, irônicas e sarcásticas sem tom humorístico, se tornam passivo-agressivas na melhor das situações, quando não descaradamente ofensivas. Você vai acabar com sua organização, senso de equipes e cultura. Além do prazer de trabalhar, obviamente.

É complicado entrar no mérito de inteligência emocional brevemente, mas você pode iniciar sua jornada de autodescoberta listando quais são os gatilhos que mais prejudicam seu estado de espírito e fazendo uma auto-análise a partir daí dos seus motivos e valores. E então você começa a ficar mais consciente. Por último: faça terapia.

3. Resiliência: aguentando a pressão.

Muito relacionado com inteligência emocional, estamos falando da sua capacidade de lidar com problemas e situações adversas sem se deixar afetar. Quando você apanha muito da vida, em algum momento você “quebra”. Todo mundo tem um limite. Quando você passa dele, cada vez age de uma forma.

Algumas pessoas começam a ser estúpidas com as outras; algumas ficam quietas e se isolam; outras simplesmente travam. A sua reação vai ser diferente. Inteligência emocional te ajuda a perceber quando essa situação está se aproximando.

Uma pessoa resiliente tem esse limite mais longe, mais difícil de se alcançar. É aquela pessoa que, mesmo que muita coisa esteja dando errado, ela tá colocando energia no processo, trabalhando, não perdeu o ritmo.

A resiliência como uma das habilidades de um organizador de eventos.

Em eventos, existe a possibilidade de você passar por períodos difíceis, ainda mais em eventos grandes ou ousados. Pode chegar na semana do seu evento com 50% do público e aí você vai se colocar ao máximo para fazer dar certo, tentando coisas novas, quebrando a cabeça, trabalhando sem parar – dentro de um limite, óbvio, não quero enaltecer aqui o trabalho excessivo. 

Você vai desenvolver resiliência se, juntamente com sua jornada de inteligência emocional, você conseguir identificar quando está próximo do seu limite de quebra. Esse é um exercício que você vai passar com situações de alto estresse. Conforme essas situações forem acontecendo na sua vida, você vai aprendendo quais são seus gatilhos e, mais importante, você precisa identificar por que cada situação te afeta da maneira que te afeta.

Você tem um senso muito forte de justiça? Você preza pela privacidade? Pela propriedade? Pela novidade? Você quer que todos se sintam bem? Se sintam livres? Pertencentes? Você é mais pautado pela eficiência? Você tem um olhar mais aguçado para o cliente? Para a satisfação do participante?

Você precisa encontrar o que você valoriza na vida para identificar o que te afeta.

4. Habilidades interpessoais & negociação.

Não tem como você trabalhar muito tempo com eventos sem lidar com pessoas. Você até consegue numa escala menor trabalha na logística e parte técnica, mas para expandir e crescer na carreira, você precisa desenvolver habilidades interpessoais. E isso tem muito a ver com você não sentir que é perda de tempo lidar com pessoas.

Vou revelar uma coisa. Eu não sou uma pessoa que se abre muito fácil. Eu não consigo me conectar muito com as pessoas num nível, vamos dizer, mais pessoal. Quem trabalhou comigo sabe disso. Contudo, eu amo lidar com pessoas, quem me vê no dia-a-dia e quem me vê em eventos enxerga duas pessoas diferentes.

Por quê? Eu tenho muito foco no objetivo final, então eu sei que meu papel ali é entregar a experiência ideal para meus participantes e para meus clientes; e que eu preciso que minha equipe esteja bem para tudo isso acontecer. Então eu visualizo um propósito em tudo isso. No final do dia, mesmo num evento de 14 horas, como já aconteceu, eu saio muito renovado, cheio de energia (bem, cansado física e mentalmente), mas com meu propósito renovado.

Você não precisa ser uma pessoa gregária, super fofa (eu definitivamente não sou) e aquela que sai abraçando todo mundo. Mas você precisa tratar todos bem, saber lidar com as emoções delas e saber como você impacta a vida delas. Lembra que eu falei que inteligência emocional é sobre você identificar as suas emoções?

Tem uma habilidade que se chama percepção dos outros – que é sua capacidade de notar como o outro está agindo e como as diferentes situações a impactam. É um pouco diferente de empatia. É uma inteligência emocional sobre os outros, se me permitem a licença poética.

5. Referências – e não criatividade.

Em praticamente todos os blogs de organização de eventos você vai encontrar alguma seção de inspiração, artigos falando sobre criatividade e a capacidade de pensar em coisas diferentes. Eu já não acho tanto que todos os organizadores precisam ser necessariamente criativos, ou seja, possuir a capacidade de criar essas coisas legais.

Pra mim, você pode ter isso na equipe. Um organizador de eventos de sucesso precisa, contudo, ter referências, que talvez seja o passo número um para a criatividade. Show?

Você precisa ter fontes de inspiração, saber o que tem de novidade, saber novas maneiras de fazer as coisas, ver sobre tecnologia, participar de eventos, ler blogs sobre o assunto, fazer cursos pagos sobre organização de eventos.

Dessa forma, quando surgir um tema entre sua equipe, você pode dar a referência para as pessoas criativas e elas criarão a partir daí. Criatividade vem das suas referências e com você entrando em contato com áreas diferentes da suas. Não vou nem mencionar que você pode, sim, se tornar criativo, independente do seu background.

Então, comece a consumir mais conteúdo. Se mesmo assim você não tá tendo ideias boas pro seu evento, talvez você não esteja passando suas referências pro seu time ou não tem pessoas criativas nele.

6. Alfabetização técnica: lidando com tecnologia.

Por último, um organizador de eventos precisa ter o mínimo de alfabetização técnica. Você precisa entender sobre audiovisual minimamente, sobre elétrica, sobre softwares de eventos. Excel não vou nem comentar.

Tecnologia em marketing talvez e até entender como sites funcionam. Você precisa ter o mínimo disso para não ficar impotente.

Não significa que você precisa fazer tudo isso, mas somente a partir daí você consegue dar ordens e lidar com as pessoas técnicas nessas áreas. Você precisa saber o que pedir.

Por exemplo, como que a luz fica melhor no palco para iluminar o palestrante. Como o áudio funciona do microfone para caixas de som e para o computador da transmissão ao vivo. Ou mesmo  como que o ppt precisa ser transmitido do PC para o telão para a live. Tem muita coisa acontecendo.

Dessa forma, você vai se tornar mais completo e capaz de subir de carreira.

Carreira como organizador de eventos.

Falando um pouco de carreira, o mercado de eventos não é abundante em todas as cidades. Eu tenho um viés porque eu iniciei em Curitiba e tenho experiência em várias capitais. Nelas, eu já vi muita gente começando com trabalho voluntário, como centros acadêmicos, empresas juniores, AIESEC e outras ONGs. Sempre tem um começo.

Eu já assisti também pessoas começando na área de marketing de agências e assumindo a parte de eventos ou mesmo em empresas que promovem networking, já que eles fazem eventos todas as semanas. Quase sempre, você começa como assistente de eventos, auxiliando no dia da organização ou com trabalho de secretariado, fazendo reservas, cotações, orçamentos e afins.

Também você pode começar com freelas ou bicos, como credenciamento, anfitrião, promoter ou mesmo assistente de logística. Empresas mais tradicionais também podem ter uma área, geralmente pequena, de eventos – para treinamentos internos, eventos para a equipe, participação em feiras e afins.

Dicas para construção do seu currículo

Você tem que construir seu portfólio de eventos. Existem muitas oportunidades, como organizar eventos por conta própria. Existe licenças, como o TEDx ou Duolingo, que permite que você se candidate e organize o evento na sua cidade, não importando o tamanho.

Eu não quero defender a hype de trabalhar em São Paulo ou Rio de Janeiro, mas sabemos que os maiores eventos de vários setores acontecem nessas cidades, mas se você não tem interesse em trabalhar necessariamente nos grandes eventos, não deve ser uma preocupação. 

Além disso, um organizador de eventos não é avaliado pelo tamanho do seu evento, embora seja o que a maioria vai comentar quando se apresenta – inclusive eu mesmo faço isso, porque é uma maneira mais óbvia de demonstrar sua capacidade.

Mas na contratação, a empresa vai querer se você é capaz de organizar os eventos que eles precisam. Não adianta eu ter conhecimento de um festival de jazz para 15.000 e não saber organizar um evento educacional. Eles têm propósitos bem diferentes.

Mas eu sei tá. Me liga 😉

Show? Fez sentido? Eu não consigo dar muitas dicas de onde procurar vagas pensando em todas situações, mas procure por ONGs, trabalhos voluntários ou mesmo digite “vagas eventos”e o nome da sua cidade no Google e veja o que acha. Você também pode procurar pelos eventos que acontecem na sua cidade e ver quem está por trás.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Vimos as seis competências que eu acredito que todo organizador de eventos precisa ter e como desenvolver cada uma. Algumas dicas, pelo menos.
  • Falei também um pouco de carreira de eventos, algumas possibilidades para ti a partir de agora. Como dizemos em minha cidade natal, melhor do que isso, só dois disso.

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Esse artigo é uma transcrição do conteúdo no YouTube, com algumas modificações para se encaixar no contexto de um artigo para leitura. Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas!

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Sempre olhe pros lados. Até o futuro!