em Eventos

Definir um evento de sucesso tem que começar pela definição do que significa ser bem-sucedido. Sucesso é um termo muito genérico e muda dependendo do contexto, por isso não tem como eu te dar uma receita. Você vai precisar definir o que é sucesso pra você.

Para um vendedor ou vendedora, um evento de sucesso pode ser uma palestra que transforma muitos participantes em compradores. Para o RH, quando colaboradores saem mais capacitados ou motivados de um treinamento. Já para o marketing, pode ser aquele live que capta muitos leads. Para um dona ou dono de negócio, é quando o evento divulga muito sua marca.

Sucesso, quando eu era estagiário e tava organizando meu primeiro evento no qual a diretoria estaria presente, era simplesmente não fazer cagada. 

Um evento de sucesso vai ser inteiramente definido pelo objetivo que você tem. Isso eu não me canso de falar e eu bato muito nessa tecla.

Por isso, antes de começar a planejar seu evento, comece a pensar sobre o que é sucesso pra você e/ou para sua empresa. Se você não souber onde quer chegar, nunca vai chegar lá.

Quais são os componentes de um evento de sucesso?

Com minha experiência de 10 anos, eu identifiquei seis áreas que aumentam, e muito, a chance de um evento ter sucesso. Elas cobrem muitas das áreas do planejamento de um evento, mas tem algumas coisas extras.

Elas são: Time, Alvo, Receitas & Custos, Gafes, Espectadores, Tempos & prazos. Essas seis áreas, se bem planejadas, farão seu evento ter uma chance incrível de ter sucesso. Vamos cobrir mais delas na aula seguinte.

Montando seu time de sucesso para seu evento.

Vou falar hoje sobre Time e Alvo. Na próxima aula, vou falar sobre as outras áreas.

Time. Você precisa ter pessoas no barco contigo que saibam para onde remar. Tem muitas pessoas que organizam eventos sozinhas ou mesmo com mais uma pessoa. Tudo bem, estamos juntos. Já passei muitas madrugadas preparando kit de boas-vindas e passando fio em crachá.

Acontece que aqui você precisa saber quais funções você está assumindo e em quais momentos. Existem seis papéis dentro da organização de eventos no geral: gestor, logística, agenda, infra-estrutura, comunicação, vendas e financeiro. Esteja você sozinho ou com outras pessoas, é importante saber que esses papéis podem estar presentes. 

A questão aqui é você saber o objetivo de cada papel no seu evento e se planejar de acordo, saber como cada um deles contribui para o sucesso geral do evento.

Conhecendo cada um dos papéis:

Como gestor, você vai ser o responsável pelo projeto. Ele é quem garante que seu evento vai dar certo e que não vai dar errado. Já falamos disso em breve. Ele é responsável por garantir que as pessoas estejam com todas as informações – por conta disso, frequentemente, acaba sendo o líder, mas não é necessário. Eu mesmo já fui gestor do projeto, mas não tava na liderança.

Comunicação, vendas e financeiro são as áreas mais claras. Elas são responsáveis, respectivamente, 1) por garantir que haja participantes e exposição de marca, 2) por garantir que haja receita e 3) por garantir que seu evento atinja a expectativa financeira, que você cumpra o cronograma – sim, seu objetivo financeiro pode ser que seu evento dê prejuízo também, principalmente quando estamos falando de um evento que é um investimento para conseguir alguma outra coisa.

Isso me lembra de uma vez que eu esqueci de comprar água para um evento com 10.000 pessoas. Sim, isso aconteceu. Poderia ter usado a desculpa que tava economizando o orçamento para cumprir o objetivo financeiro. Teria sido uma boa saída.

O papel do Logística é garantir que os materiais, recursos e pessoas se desloquem da forma mais eficiente possível. O papel do Agenda é trabalhar com a agenda e conteúdo dela, coordenando palestras, workshops, palestrantes, horário, etc. 

Por último, temos o papel do Infra-estrutura, que tem que garantir que haja lugar e equipamentos para realizar as atividades planejadas. Essa função também é quem coordena o relacionamento com o local do evento.

Definindo e distribuindo os papéis.

Repare que eu menciono tudo como se fossem “funções” ou “papéis”, porque raramente você vai ter uma pessoa com cada papel – frequentemente uma pessoa assume mais de um papel em equipes organizadoras menores. Se você vai organizar um evento sozinho, com certeza terá que fazer tudo isso. O famoso “eurganizador”. Se você é um eurganizador, comenta aqui. #TamoJunto.

O importante aqui é que você saiba disso e defina objetivos para cada um dos seus papéis – estejam eles distribuídos em uma ou mais pessoas. Aí vocês saberão o momento certo de trocar de “chapéu”.

Deixei nos materiais de referência dessa aula alguns modelos e exemplos de estrutura de times, organogramas, com objetivos de cada um. Baixe lá que é gratuito.

Ou seja, tudo isso pra dizer: tenha objetivos para seu evento. Quando eu tava montando essa aula, eu também defini os objetivos dela.

Você deve ter ouvido falar já sobre objetivos SMART. Neste momento, não vou entrar em muitos detalhes, você cria um evento que seja específico, mensurável, alcançável, realista e temporal. Coloca no Google que você vai saber o que é, Mário Alberto, sobre como montar objetivos SMART.

Por que seu evento vai dar errado?

Concluindo esse artigo, e uma das lições mais importantes desse curso, é que existem dois motivos pelos quais seu evento vai dar errado e um motivo apenas pelo qual seu evento dará certo.

Os dois motivos pelos quais seu evento vai dar errado são: 1) não cumprir cronograma e 2) desencontro de informações.

Um evento tem uma característica bem fundamental: ele tem uma data para ocorrer. Você não consegue postergá-lo. Se o fizer, é um novo evento, pois pode até mudar o contexto no qual ele se encaixa. Por isso, você tem que prestar muita, muita atenção em cumprir o cronograma. Na aula 6 falaremos sobre isso mais a fundo.

Você precisa garantir que o cronograma seja cumprido – não todo ele, obviamente, porque tem partes que são mais flexíveis, mas existem partes que não são. A elas damos o nome de caminho crítico. Essa é uma série de prazos interdependentes que culminarão na entrega final do seu evento.

Organizando as informações do seu evento.

Já o desencontro de informações acontece porque um evento, apesar de ter planejamento, pode ver as suas circunstâncias mudarem, novas regras entrarem em jogo, tudo isso enquanto se está organizando. São raríssimas as oportunidades nas quais só se começa a organizar um evento quando tem tudo pronto: patrocinadores, palestrantes, materiais de comunicação, etc. Geralmente, você organizará o evento enquanto essas coisas estão se construindo, assim como as regras de logística para que tudo se encaixe.

Não é incomum de a informação que uma pessoa detém ser alterada no meio do processo de organização. Quando isso acontecer, tem que ser garantido que todos recebam a nova informação – por meio de avisos informais ou formais, alteração em documentos da equipe e assim por diante. Essa é uma grande causa de perda de eficiência, pessoas trabalhando sob premissas erradas (ou defasadas) e estresse causado.

Lembra que eu falei que o papel do gestor é garantir que seu evento não vai dar errado? Pois bem, o gestor controla o cronograma e organiza as informações. É dever do gestor garantir que você não caia nesses dois casos.

Existem mecanismos para garantir isso e vamos discutindo eles ao longo do curso.

Por que você terá um evento de sucesso?

Agora, talvez um dos pontos mais importantes: por que seu evento vai dar certo? Existe apenas um motivo pelo qual seu evento vai dar certo e ele é: você atingiu o seu objetivo. É isso. Não será a satisfação do usuário, dinheiro arrecadado, exposição de marca, tudo acontecendo no prazo, água comprada, se nada disso for seu objetivo.

O único motivo pelo qual seu evento vai dar certo é porque você cumpriu com o objetivo setado. Se você não definiu um, não tem como dizer que seu evento deu certo – ou pior, você vai dizer que foi um sucesso baseado numa premissa errada, como inclusive já aconteceu comigo. 

O primeiro passo que você deve dar com seu evento é definir o objetivo dele, show? Escreva uma linha geral o que é seu objetivo – ou podem ser uns três pontos, dependendo da complexidade do seu evento.

  • “Alcançar 5.000 de lucro”
  • “Que meus participantes aprendam sobre comunicação assertiva”
  • “Promover o produto para os participantes” ou mesmo “fazer lançamento do meu produto”
  • “10.000 pessoas visitando meu site e conhecendo minha marca”.

Enfim, são muitas as formas pelas quais um objetivo pode se dar e você só precisa definir o seu (ou da sua empresa). Você precisa definir o que é um evento de sucesso pra ti. Como dizemos em minha cidade natal: melhor do que isso, só dois disso.

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Existem seis áreas que garantem sucesso do seu evento, mas focamos hoje em duas: Time e Alvo.
  • Existem dois motivos pelos quais seu evento vai dar errado: não cumprir o cronograma e desencontro de informações.
  • Existe um motivo pelo qual seu evento vai dar certo e ele é cumprir seu objetivo.

Materiais do artigo:


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Esse artigo é uma transcrição do curso gratuito no YouTube, com algumas modificações para se encaixar no contexto de um artigo para leitura. Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas!

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Sempre olhe pros lados. Até o futuro!

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