Vamos falar sobre como ser um bom líder eficaz, a liderança no dia a dia, qual a rotina de um líder: as três tarefas que você tem que fazer de forma repetida.

A rotina de um líder eficaz.

Eu acho que já perdi a conta de quantas vezes eu li artigos sobre hábitos matutinos dos líderes. Como eles acordam, arrumam a cama, o que comem no café da manhã ou mesmo aquele clube das 5 da manhã (5 am club, termo mais comum). Confesso que lá por 2015, do auge dos meus 23 anos, eu testei muita coisa porque eu queria realmente melhorar como pessoa. Quem não quer um caminho mais curto?

Só que uma coisa que eu percebi desses artigos: os que não eram escrito por pessoas novas como eu, eram escritos por pessoas tentando me vender produtos e links de afiliado. O que tá tudo bem, mas comecei a me perguntar: o que as pessoas mais experientes dizem sobre o que é a rotina de um líder eficaz, a liderança no dia a dia.

O foco desta aula será explorar como ser um bom líder, principalmente para líderes de primeira viagem, no que eles devem se focar em aprender agora que passarão mais tempo trabalhando. Ou seja, quais são as coisas mais comuns na rotina de um líder.

Entrando no tópico sobre como ser um bom líder.

Eu vou usar muito de um programa de especialização que eu fiz, ilustrando com histórias minhas. Então, não me tome como o professor que passou décadas estudando sobre liderança, porque definitivamente não é o meu caso. Eu ainda estou aprendendo. 

Quando eu estava desenhando o curso Meu Primeiro Cargo de Liderança, meu foco era muito grande em ensinar os conceitos de liderança cruciais que eu percebi que líderes precisavam, principalmente quando eles não vinham da escola da administração. Eu pesquisei bastante e cheguei a uma série de habilidades e tarefas – sério, a lista original continha mais de 50 atividades principais, sem contar as “sub-tarefas”.

Vamos mergulhar nesses conceitos.

Deixa que eu desenho:

Para conseguir condensar todas essas habilidades que compõem como ser um bom líder, eu usei o Princípio de Pareto. “Essencialmente, Pareto mostrou que aproximadamente 80% da terra na Itália pertencia a 20% da população. Pareto desenvolveu o princípio ao observar que, em seu jardim, 20% das vagens continham 80% das ervilhas”. Desde então, isso tem sido usado no mundo dos negócios para falar que 80% da sua receita vêm de 20% dos seus produtos. Ou que 20% das suas atividades causam 80% dos seus resultados.

Eu apliquei isso, de modo empírico, mas vendo o quanto as atividades se repetiam nessas listas, e coloquei: quais são 20% das atividades que ocupam 80% da rotina de um líder? Muito focado em ensinar novos líderes e terem mais confiança para suas semanas.

Em um artigo provavelmente anedótico no Linkedin, o autor menciona a regra de Pareto para várias atividades da liderança, que eu que bate muito com a minha percepção. Ele pega várias atividades de um líder e comenta como aplicar a regra de Pareto.

Para o autor, no processo de tomada de decisão, você pode reunir 80% das informações e tomar sua decisão em 20% do tempo alocado. Para novas ideias, 80% delas devem vir do seu time e 20% de você. Em comunicação, você deve gastar 80% ouvindo seu time e 20% falando com ele. Já em gestão de pessoas, evitar gastar 80% do seu tempo com os 20% que estão em baixa performance. Sobre produtividade, você deve gastar 80% do seu tempo com 20% do seu trabalho mais importante.

As duas tarefas críticas da rotina de um líder.

Agora, voltando a falar do programa de especialização da Universidade de Illinois, nos Estados Unidos, Liderança e Gestão Estratégica. Eles mencionam que existem duas tarefas críticas que tomam a rotina de um líder.

“Uma das tarefas críticas é tomar decisões. Líderes têm que decidir sobre para onde ir e têm que decidir como sobre como chegar lá. A outra tarefa crítica para líderes é implementar essas decisões”. Isso é dito numa das aulas do curso. Eles ainda mencionam que todo o processo de criar visão, metas e afins são processos de tomada de decisão. Portanto, líderes tomam decisões e implementam elas.

Ainda é mencionado que uma das maiores alavancas que um líder possui para facilitar seu trabalho é inclusão: incluir outros nos processos. Se você toma as decisões e as implementa, você não é um líder, é um operador. E pode ser que existam casos nos quais você tenha que fazer algumas coisas por conta própria.

“Nós podemos pensar nisso como participação, abrindo os canais de comunicação, pedindo que outras pessoas se envolvam nas decisões que os líderes têm que fazer. Isso imediatamente oferece dois tipos de benefícios: informação e motivação. Os benefícios de informação são o que pensamos como a cabeça da liderança eficaz. Motivação seria o coração da liderança eficaz. 

Os benefícios da inclusão é que os gestores frequentemente superestimam sua habilidade em tomar decisões sem o input de outros. Em alguns casos eles até temem que seja seu trabalho tomar decisões sem ajuda. Em outras palavras, pedir ajuda é visto como sinal de fraqueza. Mas inclusão fornece mais informação e mais informação significa melhores decisões”.

Vamos basear nossa aula de hoje nesses pontos para definir quais são as três tarefas de um líder que ocupam 80% da sua rotina. Ótima revisão. Tá desenhado, vamos para a prática.

A rotina de um líder eficaz é sobre trabalhar com pessoas.

É o seguinte: uma coisa que eu falo muito para meus liderados que são líderes, ou colegas, é que você não precisa tomar a decisão você mesmo. A sua responsabilidade é garantir que as coisas andem. Por isso, você pode delegar a responsabilidade de tomar a decisão a outros. Vamos falar sobre delegar tarefas na aula 7.

Um exercício para você rapidamente perceber sobre a necessidade de se trabalhar em equipe é ler a seguinte frase e procurar quantos S ela têm.

Se a Suíça cortasse queijos parmesão para distribuir entre seus iguais, quantos pedassos cada um teria?

Eu fiz esse teste em algumas turmas e as pessoas me responderam algo entre 9 e 14. E tem um ponto interessante, que sempre leva ao debate: os erros de português. A palavra “pedaço” é com c cedilha, mas está escrito com ss. Só que a tarefa era contar quantos S existe na frase, não corrigi-la. Se fosse pra corrigir, você corrigiria “queijos parmesão” para “queijos parmesões”? É isso que acontece num processo de decisão, quando você envolve mais de uma pessoa. Você entra num processo de discutir sobre os diferentes pontos de vista.

Claro, aqui estamos falando de erros de Português, o qual tem um manual. Mas e para coisas que não possuem um manual? 

As três atividades que compõem 80% da rotina de um líder eficaz.

Expandindo no conceito das duas tarefas do curso de liderança e usando o princípio de Pareto, existem três atividades que compõem a rotina de um líder. 

  1. Organizar as informações para um projeto claro.
  2. Instrumentalizar sua equipe para que ela possa trabalhar.
  3. Tomar decisões para melhorar performance.

Um líder eficaz deve garantir que as informações sobre o projeto, atividade ou meta estejam claras. Muitas partes da liderança no dia a dia é sobre comunicar às pessoas o que deve ser feito. Falaremos sobre comunicação eficaz mais pra frente.

Você também deverá garantir que sua equipe esteja preparada e capacitada para trabalhar nesses projetos e atividades. Se você tem uma pessoa trabalhando contigo e você sabe que ela não tem as ferramentas ou conhecimentos necessários, você será visto como líder relapso. Sempre que você delegar uma tarefa, uma das partes cruciais de saber se ela foi delegada de forma eficaz é coletar a informação se seu liderado se sente capaz de executá-la. 

Por fim, mas não menos importante, claro, o líder toma decisões para melhorar o desempenho da organização, do time ou das pessoas. Todas as decisões têm como objetivo melhorar o desempenho, nem que seja dando um passo pra trás, evitar de cair em buracos e afins.

Repare que, se confrontarmos essas três atividades com as duas tarefas críticas propostas anteriormente, vocês verão que não existe a parte da implementação. Pelo menos de maneira explícita. Você implementa os projetos ao organizar as informações, comunicá-las e ajudar sua equipe a fazer seu trabalho. Eu diluí nas atividades para conseguirmos tratá-las.

Vamos abordá-las uma por uma.

Organizar informações para um projeto claro.

No dia a dia da liderança, está implícita a necessidade de que o líder terá que reunir, organizar e distribuir as informações das e para as pessoas. Um líder eficaz faz isso com perguntas bem formuladas, se preocupando com a realização do objetivo para além do cumprimento da tarefa em si.

A gente vai falar em aulas seguintes sobre o processo de delegar tarefas, mas o seu papel aqui, na reunião de informações, é reunir todas as informações e organizá-las para passar para sua equipe  Você tem que entender muito da pauta do seu time, o que eles estão fazendo atualmente, e conciliar isso com as ambições para o futuro para entender o que existe hoje no prato.

Para a elaboração de um projeto eficiente, você terá que entender o cronograma, requisitos e gargalos do projeto. No dia a dia, o líder filtra essas informações e repassa da maneira mais otimizada possível, tudo aquilo que seus liderados precisam para fazerem seu trabalho. Será seu papel também captar o que eles já sabem, o que não sabem e do que precisam para executar o seu trabalho. 

Instrumentalizar sua equipe para que possa trabalhar.

Após entender os gargalos, como o líder consegue orquestrar a máquina para que dê certo? Um bom líder passa uma boa parte do seu tempo ajudando os seus liderados a executarem suas tarefas. Softwares, ferramentas, conhecimento e informações sobre o projeto, entre outros. 

Embora a instrumentalização não seja uma coisa em si que aconteça todos os dias, entra sim na rotina de um líder eficaz planejar e garantir a execução para que a ação aconteça no futuro. Um dos maiores erros que eu percebo na gestão de projetos é subestimar gargalos da execução das tarefas.

Dando exemplo rápido aqui: eu trabalhei com muitos lançamentos de novos produtos. Frequentemente, algum ajuste precisava ser feito ou uma nova ferramenta ser implementada. Era absurdamente comum as pessoas acharem que a nova ferramenta é fácil ou que eles vão pegá-la muito rápido. Só que chega na semana do projeto e descobríamos que precisamos entrar em contato com o suporte do software para resolver aquela questão. E isso matava qualquer otimismo de que iríamos cumprir os prazos.

Tomar decisões para melhorar performance.

Por fim, para entender como ser um bom líder tem que saber definir o caminho. Se você está no seu primeiro cargo de liderança, é provável que você terá muita assistência dos seus superiores, ou do seu líder, para tomar decisões. Conforme você adquire mais experiência e tempo de cargo, você vai tomar decisões mais complexas e difíceis, e será esperado isso.

Eu vejo dois erros muito comuns nos líderes de primeira viagem – erros que estão em lados opostos de um espectro. Ou a pessoa tem medo de tomar a decisão para não parecer autoritário e quer depender do consenso ou unanimidade. Ou a pessoa nem sequer ouve os outros porque acha que liderança é sobre tomar decisões por conta.

A solução, como você pode adivinhar, está no meio termo na maioria das vezes, mas você pode ir para qualquer um dos lados. Tudo vai depender da situação.

Você irá ter que tomar decisões de forma mais unilateral quando o cenário é mais emergencial ou volátil (ainda que talvez possa consultar as outras pessoas) ou optar pelo entendimento e consenso quando for algo que o engajamento de todos num nível mais pessoal seja crítico para o processo ou quando se há tempo.

Como ser um bom líder no dia a dia.

Esses três processos são muito bem aceitos no que tange a rotina de um líder. Não é fácil dominar esses conceitos e minha intenção nesta aula é delineá-los. Vamos nos aprofundar mais nas aulas seguintes. Só estamos começando.

Nesse curso gratuito de Liderança Eficaz, eu vou abordar essas três atividades, mas com um foco maior no que acontece nas suas primeiras duas, três semanas. O que acontece nos seus primeiros meses e uma descrição muito mais aprofundada você encontra dentro do curso Meu Primeiro Cargo de Liderança.

Maravilha? Melhor do que isso só dois disso!

O tesouro do artigo:

No final de cada artigo, apresentamos um resumo para refrescar sua memória e consolidar os aprendizados.

Recapitulando o que vimos nessa aula:

  • Vimos as três atividades que compõem 80% da rotina dos primeiros meses de um líder eficaz, baseado no Princípio de Pareto. Para aprender como ser um bom líder envolve organizar as informações dos projetos, instrumentalizar sua equipe para executá-los e tomar decisões para aumentar o desempenho.
  • Organizar as informações é sobre você reunir, organizar e distribuir as informações das e para as pessoas.
  • Instrumentalizar a equipe é orquestrar a máquina, ajudando os seus liderados a executarem suas tarefas.
  • Tomar decisões é a parte de decidir qual caminho seguir e como seguir nesse caminho, dada as perguntas que enfrentamos no dia a dia dos nossos trabalhos.

Na próxima aula, Estágios de formação de uma equipe, vamos abordar o ciclo que as equipes passam, como perceber as etapas e como acelerar o processo de criar uma equipe de alto desempenho. Spoiler: não envolve pular nenhuma das etapas.


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Esse artigo é uma transcrição do conteúdo no YouTube, com algumas modificações para se encaixar no contexto de um artigo para leitura. Garanta que você se inscreveu no canal para acompanhar as aulas!

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Sempre olhe pros lados. Até o futuro!